OFFICEGUY

ניהול אישור קבלת מסמכים מלקוחות - תוכנת ניהול חשבונות - OfficeGuy

בירוקרטיה, מכירים?
בקצרה, כאשר אתם שולחים מסמך ללקוח/ה, מערכת OfficeGuy שולחת ללקוח/ה קודם לכן בקשה לאישור קבלת מסמכים בדוא"ל (על פי תקנות רשות המסים). הקשה על אישור שליחת המסמכים גורמת להורדת המסמך למכשיר הלקוח/ה. אי אישור או סירוב גורמים לכך שתקבלו התראה על מנת שתעבירו ללקוחות את המסמכים בדרך אחרת, או תבקשו מהם אישור מחדש.

רוצים להבין יותר לעומק?

על פי "כללים למשלוח מסמכים ממוחשבים" (מתוך הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973):
"המסמך הממוחשב יישלח רק למי שהביע את הסכמתו, בכתב או באופן ממוחשב לקבל מסמכים ממוחשבים מאותו שולח, לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון וכל עוד לא ביטל את הסכמתו לקבלת מסמכים ממוחשבים בכתב או באופן ממוחשב; הנישום ישמור את ההסכמה או את ביטולה, לפי הענין, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות שלו."

לאור תקנה זו, בכל פעם שאתם שולחים מסמך ממוחשב ללקוח/ה, הדוא"ל הראשון שנשלח הינו דוא"ל שמבקש אישור לשליחת מסמכים ללקוח/ה.
במידה והלקוח/ה מאשר/ת, המסמך יישלח בצורה אוטומטית.
במידה והלקוח/ה לא מאשר/ת, תקבלו התראה שיש לכם לקוחות שלא אישרו קבלת מסמכים, ותצטרכו להעביר אליהם את המסמכים בצורה אחרת, או לבקש מהם שיאשרו.

לתשומת הלב!

ניתן לנהל את סטטוס האישורים דרך כרטיס הלקוח/ה.
בכרטיס של כל לקוח/ה ישנו כפתור "ניהול אישורי שליחה בדוא"ל". לחיצה עליו תוביל למסך המצורף כתמונה לעמוד זה.
אם קיבלתם סירוב מלקוח/ה, מומלץ ליצור איתו/ה קשר ולשלוח את הבקשה מחדש.