OFFICEGUY

הנחיות ליצירת מסמכים מרובים

המערכת מאפשרת לכם ליצור מסמכים מתוך קובץ אקסל (Excel / CSV).
על מנת לעשות כן, יש להיכנס לתיקיית המסמכים הרלוונטית (חשבוניות מס, דרישות תשלום וכן הלאה), ללחוץ על "פעולות נוספות" ושם על "יבוא ויצוא נתונים".
במסך "יבוא ויצוא נתונים" ניתן להוריד תבנית לטעינת הנתונים ולטעון אותה חזרה על מנת לייצר את המסמכים. 
נכון להיום, ניתן ליצור מסמך רק עם שורת מוצר/שירות אחת ורק עם שורת תקבול אחת.

הטעינה צריכה להתבצע עם הכותרות שהגיעו עם התבנית במדויק (ניתן למחוק עמודות, אבל אין לשנות שמות עמודות קיימות ואין להוסיף עמודות). את העמודות יש למלא על פי ההוראות הבאות.

זיהוי לקוח/ה

יש למלא אחד משלושת השדות, לא יותר ולא פחות. באפשרויות ניתן לבחור לקוח/ה או ליצור חדש/ה. בחירת הלקוח/ה מתבצעת על ידי מזהה הכרטיס של הלקוח/ה, שם הלקוח/ה או תעודת הזהות. באם הנתון שנשלח לא נמצא, יווצר לקוח/ה עם המידע שהוגדר.
  • מזהה לקוח/ה - מספר מזהה כרטיס הלקוח/ה במערכת. מזהה ריק יגרום ליצירת כרטיס חדש.
  • שם לקוח/ה - שם הלקוח/ה כפי שמופיע במערכת. אם לא מופיע השם, יווצר לקוח/ה חדש/ה. אם השם מופיע פעמיים, ייבחר הראשון שנוצר מביניהם.
  • תעודת זהות לקוח/ה - מספר תעודת הזהות כפי שמופיע במערכת. אם לא מופיע כלל, יווצר לקוח/ה חדש/ה. אם מופיע פעמיים, ייבחר הלקוח/ה שנוצר/ה קודם.

סכומים

  • סכום אחרי מע"מ - מספר עשרוני. הסכום הסופי של המסמך, אחרי מע"מ (באם יש מע"מ בארגון).

זיהוי מוצר/שירות

יש למלא אחד משני השדות, לא יותר ולא פחות, על בסיס אותה הלוגיקה של זיהוי הלקוח/ה.
  • מזהה מוצר/שירות - מספר מזהה כרטיס המוצר/שירות במערכת. מזהה ריק יגרום ליצירת כרטיס חדש.
  • שם מוצר/שירות - שם המוצר/שירות כפי שמופיע במערכת. אם לא מופיע השם, יווצר מוצר/שירות חדש. אם השם מופיע פעמיים, ייבחר הראשון שנוצר מביניהם.

פרטי אמצעי תשלום

  • אמצעי תשלום - יש להזין אחת מהאפשרויות הבאות במדויק: "מזומן" / "העברה בנקאית" / "שיק" / "אשראי" / "אחר". האופציה צריכה להיות תואמת לנתונים שיוזנו בהמשך. עבור מזומן, אין צורך בנתונים נוספים.
  • מספר בנק - מספר בן שתי ספרות. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "העברה בנקאית" / "שיק".
  • מספר סניף - מספר בן עד שלוש ספרות. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "העברה בנקאית" / "שיק".
  • מספר חשבון - מספר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "העברה בנקאית" / "שיק".
  • מספר שיק - מספר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "שיק".
  • סוג תשלום אחר - טקסט חופשי קצר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "אחר".
  • תיאור תשלום אחר - טקסט חופשי קצר. רלוונטי עבור אמצעי תשלום מסוג "אחר".

תאריכים

  • תאריך - שדה זה אינו חובה. אם תשאירו אותו ריק, תאריך המסמך יהיה תאריך הטעינה (DD/MM/YYYY).
  • תאריך פרעון - שדה זה אינו חובה והינו רלוונטי לחשבוניות מס ודרישות תשלום (חשבונות עסקה). עוזר במיוחד בבילינג על מסמכים (DD/MM/YYYY).

מידע נוסף

  • טיוטה - שדה זה אינו חובה ומאפשר ליצור מסמך בטיוטה. ברירת המחדל הינה ליצור מסמך סופי. ניתן להשתמש ב-"כן", "לא".
  • אחוז מע"מ - אם התאריך של המסמך ריק או שהוא זהה ליום הטעינה, מע"מ ברירת המחדל יהיה המע"מ של הארגון.
    אם הוזן תאריך אחר, המע"מ יחושב לפי המע"מ שהיה נהוג בישראל באותו היום.
    שדה מסוג מספר (לדוגמה: 17).
  • מטבע - ברירת המחדל היא ש"ח.
    ניתן להזין מטבע לפי קודי ISO למטבעות: ILS (שקלים חדשים), USD (דולר אמריקאי), EUR (יורו), GBP (לירה שטרלינג), CAD (דולר קנדי), CHF (פרנק שוויצרי), AUD (דולר אוסטרלי).
  • טקסט חופשי - טקסט חופשי שיופיע על המסמכים. ניתן להזין כאן פירוט נוסף.
המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.