OFFICEGUY
לפי תקנות הנהלת חשבונות, מסמך חשבונאי שהונפק חייב להיות מתועד בספרי הארגון.
התקנות הללו תקפות הן עבור ארגונים שעובדים עם פנקס פיזי (מבית דפוס) והן עבור ארגונים שעובדים עם מערכת אלקטרונית כמו OfficeGuy.
גם מסמך שנוצר עם טעות בתוכו, גם מסמך על תשלום שלא נגבה בסופו של דבר, צריך להיות מתועד בספרים, גם אם הוא "לא רלוונטי" יותר.

אז מה עושים?

כאשר ישנה טעות כלשהי במסמך חשבונאי, בין אם זה משום שנפלה טעות הקלדה, העסקה בוטלה, או שרק רציתם לבדוק את המערכת, יש צורך להוציא מסמך זיכוי או מסמך ביטול.
בקצרה, מסמך ביטול מוציאים כאשר לא הוצאתם את המסמך מהמערכת ללקוח/ה או לכל גורם אחר, ועוד לא התחלף התאריך של הוצאת המסמך. מסמך זיכוי מוציאים בכל מקרה אחר.

איך עושים את זה?

על מנת לבטל או לזכות מסמך, יש לאתר את המסמך (החשבונית או הקבלה) שהינכם מעוניינים לבטל או לזכות. ניתן לאתר בקלות את המסמך באמצעות מסך "פירוט הכנסות".
בדף המסמך, יש ללחוץ על כפתור "יצירת מסמך מקושר", ובתוכו על "יצירת זיכוי", או על "יצירת ביטול", בהתאם לצורך.
לתשומת הלב! במידה והמסמך נוצר כחלק מסליקת אשראי וברצונכם לבטל את העסקת האשראי (להחזיר ללקוח/ה את הכסף שנגבה), מומלץ לבצע זיכוי באשראי.

מסמך ביטול

מתי מוציאים מסמך ביטול?
מסמך ביטול יונפק בדרך כלל לאחר טעות כלשהי בהקלדת המסמך. קבלה שיצאה על סך 600 ₪ במקום 6,000 ₪, או על שם לקוח אחד במקום על שם לקוחה אחרת.
מסמך ביטול ניתן להוציא רק במידה והמסמך המקורי או עותק שלו עוד לא הועבר ללקוח/ה ולא יועבר גם בהמשך. אין צורך לשלוח ללקוח/ה את מסמך הביטול.
יצירת מסמך ביטול ב-OfficeGuy מקבילה לסימון איקס על המסמך המקורי והעותקים שלו בפנקס מבית דפוס.
במידה והונפק מסמך ביטול, אין צורך לדווח לרשויות על המסמך המקורי ועל מסמך הביטול והם מקזזים זה את זה. תחת דו"חות ודיווחים במערכת OfficeGuy, הסכומים מתעלמים אוטומטית ממסמכים מבוטלים.
על מנת למנוע בעיות בדיווחים ועל מנת לעמוד בתקנות, ניתן להוציא ביטול במערכת OfficeGuy רק באותו היום שבו הונפק מסמך המקור.
במידה ולא ניתן להוציא ביטול בשל כך שהועבר המסמך ללקוח/ה, או שיום הוצאת מסמך המקור עבר, ניתן להוציא מסמך זיכוי.

מסמך זיכוי

מתי מוציאים מסמך זיכוי?
בדרך כלל, הוצאת מסמך זיכוי מתבצעת כאשר התבצעה גבייה חלקית מלקוח/ה ביחס למסמך מסוים או במקרה שמוחזר ללקוח/ה סכום כסף מסוים מסיבה כלשהי.
מסמך זיכוי ניתן להוציא במקרים שבהם ניתן להוציא מסמך ביטול, ובנוסף, גם במידה והלקוח קיבל את המסמך המקורי או העותק שלו.
במקרה של זיכוי, הן המסמך המקורי והן מסמך הזיכוי שניהם חייבים בדיווח לרשויות וכמו כן, יש גם צורך להעביר ללקוח את מסמך הזיכוי. בפנקס מבית דפוס, זהה הדבר להוצאת מסמך נוסף בסכום שלילי, עם רישום "זיכוי" על גבי המסמך.
יצירת מסמך הזיכוי הינה פשוטה ביותר ודומה להוצאת מסמך רגיל. הסכומים במסמך זיכוי צריכים להיות חיוביים. ניתן ליצור מסמך זיכוי מתוך המסמך המקורי, וכך לשמור על קשר בין המסמכים (כך ניתן לראות מתוך המסמך שיש לו זיכוי, ומתוך הזיכוי מה מסמך המקור שלו). כמו כן, ניתן גם ליצור מסמך זיכוי "עצמאי" דרך תפריט ניהול חשבונות.
מערכת OfficeGuy תומכת בזיכויים חכמים במקרה של קבלות על מספר שיקים.
במקרה ותנסו לזכות קבלה או חשבונית-קבלה עם מספר שיקים, המערכת לא תאפשר לזכות את השיקים שהופקדו כבר.
בנוסף, במקרה וקיבלתם מספר שיקים, וחלקם הוחזרו ללקוח/ה, תוכלו לבחור ליצור זיכוי חלקי על ידי הוצאת זיכוי, ואז הסרת השיקים שנשארו אצלכם, על ידי לחיצה על "X" ליד כל אחד מהשיקים הללו.