OFFICEGUY
לפי תקנות הנהלת חשבונות, מסמך חשבונאי שהונפק חייב להיות מתועד בספרי הארגון.
התקנות הללו תקפות הן עבור ארגונים שעובדים עם פנקס פיזי (מבית דפוס) והן עבור ארגונים שעובדים עם מערכת אלקטרונית כמו OfficeGuy.
גם מסמך שנוצר עם טעות בתוכו, גם מסמך על תשלום שלא נגבה בסופו של דבר, צריך להיות מתועד בספרים, גם אם הוא "לא רלוונטי" יותר.

אז מה עושים?

כאשר ישנה טעות כלשהי במסמך חשבונאי, בין אם זה משום שנפלה טעות הקלדה, העסקה בוטלה, או שרק רציתם לבדוק את המערכת, יש צורך להוציא מסמך זיכוי שבעצם "מבטל" את המסמך. מבחינה חשבונאית ומבחינת מיסוי, הזיכוי מייצר פעולה הפוכה למסמך המקורי ובכך בעצם מאפס אותו.

איך עושים את זה?

על מנת לזכות מסמך, יש לאתר את המסמך (החשבונית או הקבלה) אותו אתם מעוניינים לזכות.
כאשר תפתחו את המסמך, יש ללחוץ על "זיכוי (ביטול/תיקון) המסמך".
לתשומת הלב! במידה והמסמך נוצר כחלק מסליקת אשראי וברצונכם לבטל את העסקת האשראי (להחזיר ללקוח/ה את הכסף שנגבה), מומלץ לבצע זיכוי באשראי.

איך "מבטלים" מסמך זיכוי?

כמו שמסמך זיכוי הינו מסמך "הופכי" או "נגדי" למסמך המקורי, ניתן להוציא גם מסמך "הופכי" או "נגדי" למסמך הזיכוי.
אם יצרנו קבלה, ואז קבלת זיכוי, על מנת "לבטל" את קבלת הזיכוי ניצור קבלה. 
אם יצרנו "חשבונית מס קבלה" ואז "חשבונית מס קבלה זיכוי", על מנת "לבטל" את "חשבונית מס קבלה זיכוי" ניצור "חשבונית מס קבלה".
כאשר תפתחו את מסמך הזיכוי, יש ללחוץ על "ביטול מסמך זיכוי" על מנת לבטל את המסמך.

על מסמך זיכוי ועל זיכויים בכלל

מתי מוציאים חשבונית זיכוי או קבלת זיכוי?
בדרך כלל, הוצאת מסמך זיכוי מתבצעת כאשר התבצעה גבייה חלקית מלקוח/ה ביחס למסמך מסוים או במקרה שמוחזר ללקוח/ה סכום כסף מסוים מסיבה כלשהי.
מסמך זיכוי ניתן להוציא במקרים שבהם ניתן להוציא מסמך ביטול, ובנוסף, גם במידה והלקוח קיבל את המסמך המקורי או העותק שלו.
במקרה של זיכוי, הן המסמך המקורי והן מסמך הזיכוי שניהם חייבים בדיווח לרשויות וכמו כן, יש גם צורך להעביר ללקוח את מסמך הזיכוי. בפנקס מבית דפוס, זהה הדבר להוצאת מסמך נוסף בסכום שלילי, עם רישום "זיכוי" על גבי המסמך.
יצירת מסמך הזיכוי הינה פשוטה ביותר ודומה להוצאת מסמך רגיל. הסכומים במסמך זיכוי צריכים להיות חיוביים. ניתן ליצור מסמך זיכוי מתוך המסמך המקורי, וכך לשמור על קשר בין המסמכים (כך ניתן לראות מתוך המסמך שיש לו זיכוי, ומתוך הזיכוי מה מסמך המקור שלו). כמו כן, ניתן גם ליצור מסמך זיכוי "עצמאי" דרך תפריט ניהול חשבונות.
מערכת OfficeGuy תומכת בזיכויים חכמים במקרה של קבלות על מספר שיקים.
במקרה ותנסו לזכות קבלה או חשבונית/קבלה עם מספר שיקים, המערכת לא תאפשר לזכות את השיקים שהופקדו כבר.
בנוסף, במקרה וקיבלתם מספר שיקים, וחלקם הוחזרו ללקוח/ה, תוכלו לבחור ליצור זיכוי חלקי על ידי הוצאת זיכוי, ואז הסרת השיקים שנשארו אצלכם, על ידי לחיצה על "X" ליד כל אחד מהשיקים הללו.

המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.