OFFICEGUY

אספנו לכם כמה מהטיעונים שעולים כל פעם בשאלה הקבועה: הדפסת קבלות בבית דפוס או מערכת הנהלת חשבונות?

הדפסת קבלות בבית דפוס

למה כן? למה לא?
פתרון ברירת המחדל. ככה נהגו אנשים כבר שנים רבות. פתרון מיושן. ככה נהגו אנשים כבר שנים רבות, אבל היום, המגמה כבר משתנה.
הוצאה חד פעמית.
  1. בדרך כלל מוציאים רק סוג אחד של מסמך ולא מוציאים מסמכים אחרים כמו למשל דרישת תשלום, ואז נזכרים ומוציאים את הנוספים בעלות נוספת.
  2. העלות של ההוצאה החד פעמית הינה גבוהה יחסית.
קלסרים. 7 שנים של קלסרים. חובה לשמור עותקים של כל המסמכים למשך 7 שנים! מערכת דיגיטלית מאפשרת לשמור את הכל בענן, בגישה נוחה מכל מחשב בעולם.
הפסקתם לעבוד עם המערכת? על פי חוק ניתן לייצא את כל החומר ולהפסיק לשלם עליה, תמיד.
אבל אני רק עסק קטן... גם עסק קטן מחוייב לשמור את הקבלות שלו.
עסקים קטנים שממשיכים להתקיים, מצטערים על כך שלא התחילו בצורה מסודרת ואז, כשהעבודה מתחילה לזרום, הם עסוקים מדי בלעשות שינויים.
תדאגו לעצמכם
זה פשוט ונוח. נכון, פשוט ונוח לכתוב קבלה על נייר. אבל חוץ מהחלק של הרישום? הכל קשה יותר. להעביר אותה ללקוח, ללקוח לשמור אותה, להעביר אותה לרואה החשבון, לשמור אותה 7 שנים. מרוויחים 10 שניות על חשבון 7 שנים.

קבלות דיגיטליות ממערכת הנהלת חשבונות

יתרונות חסרונות
כל סוגי המסמכים הנדרשים זמינים ללא רכישה שלהם. נדרש להשקיע כ-10 דקות להבין את ההבדל בין המסמכים בפעם הראשונה.
לא צריך לקחת איתכם כלום. הכל זמין במכשיר הנייד שלכם, כל הזמן.
ישנן מערכות (למשל, OfficeGuy) הזמינות בצורה מלאה ממכשירים ניידים ומאפשרות להוציא קבלה בכל מקום.
המכשיר הנייד התקלקל? בעיה. אבל אפשר להשתמש במכשיר של מישהו אחר עד שתיפתר הבעיה.
עובדים עם רואה חשבון? אפשר לשלוח אליו עדכון אוטומטי בדואר אלקטרוני של כל ההכנסות וההוצאות שלכם.
לא צריך להגיע אליו למשרד ולא צריך להתעסק בדואר.
עובדים עם לקוחות? במיוחד אם אתם עובדים איתם מרחוק, אפשר לשלוח להם את המסמך בדואר אלקטרוני ולא להסתבך עם דואר וסריקות לא חוקיות. צריך לבקש את הדואר האלקטרוני מהלקוחות. אבל ככה גם יש לכם אפשרות לדבר איתם, וגם, אי אפשר כרגע להדפיס במקום ולתת ללקוח/ה. אכן בעיה.
לא צריך לשמור קלסרים. הכל מתועד, תמיד. אם אתם מבצעים את השירות או העברת המוצר בעת קבלת התשלום, אתם גם פטורים מניהול ספר הזמנות.