OFFICEGUY
רשימת המסמכים הנתמכים במערכת:
  • קבלה
  • חשבונית מס/קבלה (או חשבון/קבלה במקרה של ארגון שאינו חייב במע"מ)
  • חשבונית מס (או חשבון)
  • דרישת תשלום / חשבונית עסקה 
  • הזמנה (רלוונטי למי שחייב בניהול ספר הזמנות)
  • זיכויים (חשבונית/קבלה זיכוי,חשבונית זיכוי, קבלת זיכוי)
  • הצעת מחיר 
  • תעודת משלוח, תעודת החזרה
  • הזמנת רכש 
  • מסמכי הוצאות
חסר לכם מסמך במערכת? כנסו להגדרות ניהול חשבונות, ותוסיפו אותו תחת "סוגי המסמכים הנתמכים".

חשבונית מס קבלה או חשבון/קבלה

חשבונית מס קבלה הינה מסמך חשבונאי שמהווה חיבור חוקי של חשבונית מס וקבלה.
אם אתם לא מבינים הרבה בתחום המסמכים, רוב הסיכויים הם שזה המסמך שאתם צריכים להוציא. אם אתם לא בטוחים, אנא התייעצו עם רואה חשבון.
את המסמך הזה יש להנפיק מיד בעת קבלת התשלום.

קבלה

קבלה הינה מסמך חשבונאי שחובה להנפיק אותו מיד בעת קבלת תשלום כלשהו.
הוצאת הקבלה חייבת לקרות בין אם התשלום התקבל במזומן, בשיק בתאריך עתידי, בעסקת אשראי בתשלומים, בהעברה בנקאית, בעסקת חליפין של מוצר תמורת מוצר ("ברטר" / "שווה כסף"), PayPal וכל אפשרות אחרת.
בארגונים שחייבים במע"מ הקבלה אינה משמשת להתחשבנות של מע"מ ומס הכנסה. בארגונים אלה החשבונית הינה בסיס החישוב.

חשבונית מס

חשבונית מס הינה מסמך חשבונאי אותו חייב להנפיק כל מי שחייב במע"מ (עוסק מורשה, חברה ועוד).
החשבונית משמשת לחישוב מיסוי הן של הצד שמקבל את התשלום והן של הצד המשלם.
לתשומת הלב: ארגונים שאינם חייבים במע"מ (עוסק פטור, עמותה וכדומה) אינם יכולים להוציא חשבונית מס במערכת ואסור להם להוציא חשבונית מס על פי חוק.

דרישת תשלום / חשבונית עסקה / הצעת מחיר

שלושת המסמכים הללו אינם מסמכים חשבונאיים ומשמשים להתנהלות עסקית בין ארגונים.
לפעמים הלקוחות שלכם יעדיפו אחד משמות המסמכים הללו על פני האחר, אבל אין זה משנה בכלל, לא מבחינה משפטית ולא מבחינה חשבונאית. רק מבחינת ההרגלים של הלקוחות שלכם.
לפעמים הלקוחות שלכם ידרשו מכם חשבונית מס לפני שהם שילמו לכם. אם אתם לא ארגון בינוני/גדול, רוב הסיכויים שהם אינם זכאים מבחינה חוקית לדרוש חשבונית לפני התשלום, והם צריכים להסתפק בדרישת תשלום (או חשבונית עסקה או הצעת מחיר).

מסמך זיכוי

מסמך זיכוי הינו מסמך חשבונאי המבצע פעולה נגדית למסמך המקורי.
בין אם הוצאתם חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס קבלה, יש באפשרותכם תמיד לבצע פעולת יצירת מסמך זיכוי על מנת לתקן טעות שנעשתה.
מסמך הזיכוי נראה בדיוק כמו המסמך המקורי, רק שעצם המילה זיכוי גורמת לך שמבחינה חשבונאית הוא יבצע פעולה הפוכה.

הוצאה

הוצאה הינה מסמך בתוך מערכת OfficeGuy המכיל סריקת חשבונית* הוצאה ופירוט המידע מתוך חשבונית ההוצאה.
חשבונית ההוצאה צריכה להכיל את המידע הבא על מנת שתוכר על ידי רשות המסים:
  • שם הארגון לו שילמתם.
  • המספר המזהה של הארגון (מספר עוסק, מספר עמותה, ח"פ וכו')
  • צירוף המילים "חשבונית מס"
  • מספר רץ של החשבונית.
  • המילה "מקור" או "נאמן למקור" עם חתימת הארגון לידו.
  • תאריך הוצאת החשבונית 
  • סכום התשלום
*במקרים בהם קיבלת שירות או מוצר מארגון שאינו חייב במע"מ, ניתן להכיר בקבלת הוצאה במקום חשבונית הוצאה.