OFFICEGUY

יצוא לחשבשבת

אפליקציית יצוא לחשבשבת מאפשרת יצוא של כל נתוני ניהול החשבונות לתוך תוכנת החשבשבת של רואה החשבון (חשבוניות, קבלות, זיכויים וכיוצ"ב).
האפליקציה מאפשרת חיסכון של שעות רבות בהעברת נתונים ובהזנתם באופן ידני ע"י הנהלת החשבונות, וגם מונעת טעויות הקלדה בצד הנהלת החשבונות.

רקע

הבסיס של פעולת הייצוא לחשבשבת פועל באמצעות "מפתח חשבון". מפתח החשבון הוא מספר מזהה ייחודי של כל רכיב חשבונאי העובר בין המערכת לבין רואה החשבון (מסמך חשבונאי, מוצר/שירות, פריט הוצאה, לקוח/ה, קופה)
מפתח החשבון מאפשר לחשבשבת לשמור על סדר ולשייך כל תנועה חשבונאית לרכיב המתאים בצורה עקבית.
לדוגמא, מפתח חשבון ללקוח/ה, מאפשר שיוך שתי קבלות לאותו לקוח/ה, באם הן יצאו לאותו לקוח/ה במערכת OfficeGuy.

בחירת שיטת מפתחות חשבון

בגדול, יש שלוש אפשרויות לניהול מפתחות החשבון. מומלץ להתייעץ על השיטה עם גורם מוסמך.
  1. מפתחות אחידים. בשיטה זו, בהנהלת החשבונות שלכם לא ינהלו כרטיס נפרד לכל לקוח/ה, אלא ינהלו כרטסת לקוחות כללית, לא ינהלו כרטיס נפרד לכל פריט הכנסות או הוצאות, אלא תהיה כרטסת כללית להכנסות וכרטסת כללית להוצאות. על מנת להשתמש בשיטה זו, יש להזין מפתחות ברירת מחדל בהגדרות האפליקציה.
  2. מפתחות אוטומטיים. בשיטה זו, מגדירים את המספור הראשוני שיינתן לכל אחד מהרכיבים שדורשים מפתח בהגדרות האפליקציה. כאשר האפליקציה תתבקש לייצר קובץ ייצוא, היא תמספר את כל הרכיבים בייצוא שעדיין לא קיבלו מפתח.
  3. מפתחות ספציפיים. בשיטה זו משתמשים כאשר כבר מוגדרים מפתחות לרכיבים השונים. במקרה זה יש להזין את המפתחות בכרטיסים הרלוונטיים. ניתן לעשות זאת כרטיס, כרטיס, או באמצעות עדכון נתונים באמצעות גיליון נתונים (הרחבה בהמשך).
בכל מקרה, יש צורך לתת מפתח לכרטיס מע"מ (רלוונטי רק עבור ארגונים החייבים במע"מ).
עבור "סוגי תנועות" ניתן לתת מפתח ברירת מחדל או לתת מפתחות ספציפיים.

איפה מגדירים את המפתחות הספציפיים?

בעת התקנת האפליקציה, יתווספו שני שדות חשובים המחברים בין OfficeGuy לבין חשבשבת. את המספרים להזנה בשני השדות ניתן לקבל מרואה החשבון שלכם.
  • שדה "מפתח חשבון בחשבשבת", עבור כל אחד מהרכיבים (לקוחות/ספקים, מוצרים שירותים, פריטי הוצאה וקופות). לתשומת הלב, מומלץ לבדוק בהגדרות ניהול חשבונות שהגדרות ברירת המחדל של הבנקים מתאימות להגדרות אצל רואה החשבון.
    בשדה זה יש להזין את המפתח שהוגדר אצל מנהל החשבונות בחשבשבת עבור הרכיב על מנת שחשבשבת תזהה את הרכיב בטעינה.
  • שדה "סוג תנועה", עבור כל "סוג מסמך" (השתמשו בסרגל החיפוש למציאת תיקיית "סוגי מסמכים").
    בשדה זה יש להזין את קוד מזהה המסמך בחשבשבת, שאליו הנתונים יטענו (לדוגמה: 'הכ1').
הגדרת המזהה של כרטיס מע"מ נמצא תחת הגדרות האפליקציה.

איך מייצרים את הקובץ?

בהפעלת האפליקציה, ניתן לבחור טווח תאריכים של הנתונים שיש לייצא. בסיום התהליך מתקבל קובץ ZIP, המכיל שני קבצים בפורמט ייעודי המתאים לחשבשבת, אותם ניתן לטעון לתוך חשבשבת, באמצעות טעינה ב-"שיטה הגמישה".
על מנת לטעון את קבצי היצוא לתוכנת ריווחית, לחצו כאן.