כל האוספים
העברת חומרים להנה"ח
יצוא נתונים
הסבר על יצוא נתונים בפורמט חשבשבת
הסבר על יצוא נתונים בפורמט חשבשבת

הסבר על יצוא נתוני הכנסות בפורמט חשבשבת אל תוכנת חשבשבת ותוכנות תומכות אחרות.

עודכן לפני יותר משבוע

מודול יצוא לחשבשבת מאפשר יצוא של נתונים חשבונאיים (תנועות יומן ואינדקס חשבונות המכילים חשבוניות, לקוחות ומוצרים/שירותים) בפורמט חשבונאי (movein.dat ו-heshin).

את נתוני היצוא המייצג/ת טוענ/ת לתוך תוכנת הנהלת החשבונות על מנת לבצע את הנהלת החשבונות.

באמצעות המודול ניתן לייצא נתונים לחשבשבת וכמעט כל תוכנת הנה"ח אחרת, שכן רוב התוכנות תומכות בפורמטים השונים של חשבשבת - השיטה הגמישה, השיטה המפורטת או השיטה המקוצרת.

למה אני צריכ/ה את יצוא לחשבשבת?

יצוא לחשבשבת המודול חוסך כמות זמן אדירה בהתקשורת בין העסק לבין הנהלת החשבונות וחוסך טעויות הקלדה. מנהלי חשבונות אוהבים להשתמש ביכולת הזו, במיוחד בעסקים עם נפח פעילות גבוה.

מנהלי חשבונות יכולים גם להתחבר ישירות אל העסק שלכם על מנת לייצא את הנתונים בצורה שנוחה להם. קריאה נוספת על חיבור מנהלי החשבונות למערכת »

איך משתמשים ביצוא לחשבשבת?

מתוך מודול היצוא לחשבשבת, ניתן לבצע את היצוא, ולהגדיר את ההגדרות הראשוניות הנדרשות.

  1. לחיצה על "הנהלת חשבונות > יצוא לחשבשבת".

  2. הגדרת סוגי התנועות ומפתח חשבון מע"מ.
    לחיצה על "הגדרות > המודולים שלי > יצוא לחשבשבת > הגדרות".

  3. הגדרת שיטת בחירת מפתחות החשבונות.
    לחיצה על "הנהלת חשבונות > אפשרויות נוספות > שיטת מספור כרטיסי חשבון".

  4. במידת הצורך, הגדרת מפתחות חשבונות ספציפיים, באמצעות לחיצה על "הנהלת חשבונות > אפשרויות נוספות > אינדקס כרטיסי חשבון".

בחירת תקופה ומסמכים ליצוא

ישנה אפשרות לייצא לפי תאריכים פשוט. כך נהוג בעולם החשבונאי, אבל אנחנו ממליצים אחרת.

מומלץ להכיר שלוש פונקציות משמעותיות שעוזרות לכם לייצא רק את מה שאתם צריכים. כל הנתונים ליצוא מסומנים כ-"חדשים" או "ישנים".

  1. יצוא מסמכים חדשים בלבד: פשוטו כמשמעו, רק נתונים שלא סומנו בעבר כ"ישנים" יתקבלו ביצוא.

  2. סימון המסמכים כמסמכים ישנים: אם אפשרות זו מסומנת, כל הנתונים שעוברים יצוא יסומנו כ"ישנים" על מנת שלא תייצאו אותם שוב בפעם הבאה.

  3. פתיחת תקופה ליצוא מחדש: כפתור בסרגל הפעולות שמאפשר למחוק סימון מסמכים כ"ישנים".

סימון האפשרות של "יצוא מסמכים חדשים בלבד" + "סימון המסמכים כמסמכים ישנים" מאפשר לכם לייצא תמיד נתונים שנתיים, ולקבל רק את הנתונים הרלוונטיים בקלות.

שליחת היצוא אוטומטית במייל

השיטה המומלצת לעבודה עם היצוא היא באמצעות שליחת מייל אוטומטי.
ניתן להפעיל אפשרות זו באמצעות הקלדת כתובת מייל בהגדרות המודול.

הגדרות נוספות ליצוא

  • מיזוג תנועות זהות
    ניתן לסמן את התיבה, על מנת ששורות הכנסות זהות ימוזגו לשורה אחת. המקרה הנפוץ ביותר לשימוש בשורה, הוא כאשר מייצאים חשבונית הכוללת מספר מוצרים/שירותים, אשר לא הוגדר בהם מספר חשבון ספציפי. במקרה הזה - במקום שתועבר שורה בקובץ עבור כל מוצר, תועבר שורה בודדת עבור כל המוצרים שמופיעים בחשבונית.

  • יצוא תקבולים
    ניתן לסמן את התיבה, על מנת שקובץ היצוא יכלול גם תקבולים. בהנה"ח חד צידית, לרוב הנהלת החשבונות תעדיף שלא לקבל את התקבולים, על מנת לצמצם תנועות יומן שאינם נדרשות

דוגמאות לשימוש ביצוא לחשבשבת

הגדרת מפתחות

הבסיס של פעולת היצוא לחשבשבת פועל באמצעות "מפתח חשבון". מפתח החשבון הוא מספר מזהה ייחודי של כל רכיב חשבונאי העובר בין המערכת לבין רואה החשבון (מסמך חשבונאי, מוצר/שירות, לקוח/ה, קופה).
מפתח החשבון מאפשר לתוכנת הנהלת החשבונות לשמור על סדר ולשייך כל תנועה חשבונאית לרכיב המתאים בצורה עקבית.
לדוגמא, מפתח חשבון ללקוח/ה, מאפשר שיוך שתי קבלות לאותו לקוח/ה, באם הן יצאו לאותו לקוח/ה במערכת SUMIT.

בחירת שיטת מפתחות חשבון

בגדול, יש ארבע אפשרויות לניהול מפתחות החשבון. מומלץ להתייעץ על השיטה עם גורם מוסמך.

  1. מפתחות אחידים. בשיטה זו, בהנהלת החשבונות שלכם לא ינהלו כרטיס נפרד לכל לקוח/ה, אלא ינהלו כרטסת לקוחות כללית, לא ינהלו כרטיס נפרד לכל פריט הכנסות או הוצאות, אלא תהיה כרטסת כללית להכנסות וכרטסת כללית להוצאות.

  2. מפתחות אוטומטיים. בשיטה זו, מגדירים את המספור הראשוני שיינתן לכל אחד מהרכיבים שדורשים מפתח.
    כאשר המודול יתבקש לייצר קובץ יצוא, הוא ימספר את כל הרכיבים ביצוא שעדיין לא קיבלו מפתח.

  3. מפתחות ספציפיים. בשיטה זו משתמשים כאשר כבר מוגדרים מפתחות לרכיבים השונים. במקרה זה יש להזין את המפתחות בכרטיסים הרלוונטיים.

  4. שילוב בין שיטת המפתחות האחידים והספציפיים. בשיטה זו, בהנהלת החשבונות שלכם ינהלו כרטיס נפרד ללקוחות מסוימים (לדוגמה - לקוחות עם תנועות חשבונאיות בסכומים גבוהים), ולשאר הלקוחות - ינוהל חשבון אחיד.

בכל מקרה, יש צורך לתת מפתח לכרטיס מע"מ (רלוונטי רק עבור ארגונים החייבים במע"מ).

האם קיבלת תשובה לשאלתך?