OFFICEGUY

שיקים ומזומנים

ניהול שיקים ומזומנים הינה תוספת של אפליקציית ניהול חשבונות.
ההרחבה מאפשרת לכם לנהל את כל השיקים שהזנתם למערכת (בזמן הנפקת קבלות או תיעוד הוצאות) ולתעד במערכת את המזומנים שהפקדתם לבנק, על מנת לדעת מתי הפקדתם מה.

ניהול שיקים

איך זה עובד?

  • כאשר אתם יוצרים קבלה או מתעדים הוצאה במערכת שבהם התשלום התבצע באמצעות שיק, אתם בעצם יוצרים כרטיס שיק במערכת.
  • ניתן לעקוב אחר השיקים שמחכים להפקדה בחשבונכם בתוך עמוד הבית של ניהול חשבונות, תחת פעולות נוספות: "שיקים להפקדה מלקוחות".
  • ניתן לעקוב אחר השיקים שמחכים למשיכה מחשבונכם (הפקדה אצל הספקים) באותו המקום: "שיקים להפקדה אצל ספקים".
  • כאשר הפקדתם את השיקים בחשבונכם או כאשר הפקיד ספק כלשהו את השיק שלכם אצלו, ניתן לסמן את השיקים וללחוץ על כפתור "יצירת מסמך הפקדה".
  • יצירת מסמך ההפקדה משנה את הסטטוס של השיקים כך שלא יופיעו עוד כמחכים להפקדה.

יתרונות בניהול שיקים במערכת

  • ניהול שיקים מאפשרת לכם לדעת מה השיקים הבאים שצריכים להיות מופקדים על ידכם או על ידי הספקים שלכם
  • ניהול שיקים מאפשרת לכם לדעת מה מצב קופת השיקים שלכם. כמה שיקים נמצאים בידכם ועוד לא הופקדו? כמה שיקים הוצאתם ועדיין לא הופקדו?
  • ניהול שיקים מאפשרת לכם ליצור "מסמך הפקדה". במסמך זה בוחרים את כל השיקים שהופקדו בהפקדה מסוימת, וכך מתעדים את ההפקדה במערכת ומסמנים את כל השיקים כשיקים שהופקדו בקלות.
  • ניהול שיקים גם מאפשרת סימון שיקים כשיקים שזוכו ו/או הוחזרו ללקוח/ה. ביצירת זיכוי לקבלה מתוך אותה קבלה, המערכת אוטומטית מסמנת את כל השיקים כשיקים שזוכו.
  • הפקדות שיקים עוזרות לנהל את קופת השיקים שלכם גם בשביל הדו"ח השנתי של רואה החשבון, גם בשביל התאמות הבנק, וגם כדי לעקוב אחרי ההפקדות של הספקים שלכם.

ניהול מזומנים

איך עושים את זה?

  • כאשר אתם מנפיקים קבלות (או חשבוניות-קבלות) ניתן לומר למערכת שקיבלתם את התשלום במזומן. 
  • המערכת מנהלת את כל המזומנים שהגיעו אליכם (בתוך אפליקציית "ניהול חשבונות", תחת "פעולות נוספות" ותחת כותרת "הפקדות מזומן" ניתן למצוא את כפתור "מזומנים להפקדה מלקוחות" המוביל לרשימה הזו). 
  • ניתן לבחור מספר "מזומנים", ולסמן כי אתם רוצים ליצור להם מסמך ההפקדה. 
  • במסמך ההפקדה מרוכז המידע על כמה הופקד, מתי הופקד והכי חשוב - למה בכלל היה משוייך הכסף הזה! 
  • ניתן לראות את כל מסמכי ההפקדה ואת כל המזומנים שהופקדו בצורה דומה. 
ניהול הפקדות המזומן עוזר מאוד בהתאמות הבנק מול רואה החשבון ובשבילכם. פעמים רבות, שנה וחצי אחרי שביצעתם הפקדה הכוללת כספים מלקוחות שונים ישאל אתכם רואה החשבון: איזה מזומן היה בהפקדה הזו? בזכות שיטת הפקדות המזומן של OfficeGuy, התשובה תהיה נגישה ונוחה.