OFFICEGUY
ייבוא נתונים הוא כלי שימושי גם לאחר הרשמה למערכת וגם כשאתם רוצים לעדכן כמויות גדולות של מידע.
להדגמת הייבוא הפשוט בכניסה למערכת נדבר על ייבוא לקוחות.

ייבוא לקוחות

תנאי מקדים לייבוא מוצלח הוא נתונים מסודרים. נתונים מסודרים הם נתונים שנמצאים בגיליון נתונים (למשל אקסל), כאשר יש רצף בין השורות ובין העמודות, יש כותרת לכל הטבלה, והנתונים מתחת לכל כותרת תואמים את הכותרת הן מבחינת המידע עצמו והן מבחינת הסוג שלו (להבדיל ממצב שבו מופיע תאריך מתחת לסכום, ושם הלקוח מתחת לכותרת דוא"ל).

לאחר שוידאתם כי יש לכם נתונים מסודרים, אפשר להתחיל לעבוד.
  1. נכנסים לתיקייה הרלוונטית, במקרה שלנו - תיקיית הלקוחות.
  2. דואגים שלכל עמודה בגיליון הנתונים המסודרים שלנו יש עמודה במערכת (יוצרים תצוגה מתאימה). אם חסרות עמודות, צריך להוסיף אותן.
    1. אם הנתונים קיימים בתיקיית הלקוחות, אבל מוסתרים מהתצוגה, צריך להוסיף אותם לתצוגה.
    2. אם הנתונים לא קיימים בתיקיית הלקוחות, צריך להוסיף אותם לתיקייה.
  3. אחרי שיש לנו תצוגה שמורה עם כל העמודות שאנחנו צריכים, אפשר להתקדם.
  4. נכנסים למסך יבוא ויצוא נתונים (דרך כפתור פעולות נוספות)
  5. מורידים תבנית לייבוא. התבנית בנויה מכותרות הטבלה מהתצוגה השמורה, יחד עם מזהה של OfficeGuy. חשוב לא לגעת בתוכן הכותרות, אבל אפשר למחוק עמודות מיותרות אם אין לכם צורך בהן.
  6. ממלאים את התבנית. עכשיו אפשר למלא את התבנית בנתונים! שימו לב לשמור על סוג הנתונים המתאים לכל עמודה (מספר שלם -> מספר שלם, תאריך -> תאריך, וכן הלאה).
  7. אחרי שמילאתם את התבנית ושמרתם אותה, מומלץ לבדוק את הנתונים. בדיקת הנתונים מתבצעת על ידי העלאת הקובץ למסך יבוא ויצוא נתונים ולחיצה על "תצוגה מקדימה".
  8. מרוצים מהתצוגה המקדימה? העלו את הקובץ בשנית ולחצו על טעינה!
  9. בסוף תהליך הטעינה יתקבל מסר לדוא"ל הארגון עם סטטוס טעינת הנתונים! 
מקווים שהכל נטען בהצלחה :)

עדכון נתונים בכרטיסים קיימים

אזהרה! בשיטת עדכון הנתונים יש סכנה לדריסת מסה גדולה של נתונים. אל תשמשו בה אם אתם לא בטוחים מה אתם עושים! לפעמים יש צורך בעדכון נתונים למסה גדולה של כרטיסים. במקרים כאלה, עדכון ידני הינו מסורבל ואיטי לעומת עדכון הנתונים עליו נכתוב פה.
שיטת עדכון הנתונים ב-OfficeGuy הינה פשוטה ואפקטיבית (וזכרו - גם מסוכנת לאובדן נתונים שהיו שמורים עד העדכון). בסיס השיטה עובד בצורה דומה לייבוא, רק שבמקום לטעון כרטיסים חדשים למערכת באמצעות התבנית, מעדכנים נתונים בכרטיסים קיימים במערכת.

איך עושים את זה?
  1. בצורה דומה לייבוא עליו קראנו קודם, מכינים את התצוגה עם הנתונים שאותם נרצה לעדכן.
  2. מורידים ממסך יבוא ויצוא נתונים את הנתונים בפורמט OfficeGuy (תחת "יצוא נתונים").
  3. עורכים את הקובץ כך שיכיל את הנתונים כפי שאנחנו רוצים שיהיו (מוסיפים נתונים או גורעים על פי הצורך).
    במידה ויש רשומות שאינכם מעוניינים לעדכן, מומלץ למחוק את הרשומות מהקובץ, על מנת למנוע עדכון מיותר.
    לתשומת הלב! השדה "מזהה" הינו מפתח השורה, יש לוודא כי שדה המזהה לא משתנה, שכן איתור הרשומה לעדכון מבוסס עליו.
  4. טוענים את הקובץ למערכת!

ייבוא מורכב

צריכים משהו יותר מורכב? לייבא קשרים בין כרטיסים או תת-כרטיסים? נסו לקרוא עוד בייבוא מורכב.