OFFICEGUY
שדה הוא המרכיב הבסיסי ביותר במערכת.
שדה יכול להיות שם של לקוח, מחיר של מוצר/שירות, מספר חשבונית ועוד.
על מנת להבין יותר לעומק, ניתן לקרוא את הלוגיקה של ה-CRM ועל הגדרות תיקייה/כרטיס.
כל שדה בתיקייה מכיל נתונים על פי הגדרות מסוימות שהמרכזיות בהן הן שם השדה וסוג הנתונים המוזנים אליו (טקסט, מספר שלם, תאריך וכד').

סוגי שדות במערכת

אנחנו מחלקים את השדות במערכת לשני סוגים:
  • שדות המכילים ערכים פשוטים (מידע סטטי).
  • שדות אלה הינם השדות הנפוצים במערכות מידע והינם גם הרכיבים הקטנים ביותר של מערכת OfficeGuy.
  • שדות מקושרים לכרטיסים (מידע דינמי)
  • שדות אלה הינם שדות המכילים קישור לכרטיס אחר במערכת. יכולת זו מאפשרת לחבר בין כרטיסים במערכת, חיבור המאפשר הצלבת מידע ועדכון אינטראקטיבי של מידע מורכב.

שדות המכילים ערכים פשוטים

פירוט סוגי השדות המכילים ערכים פשוטים:
  • טקסט (קצר מוגבל ל-500 תווים / ארוך / מעוצב)
  • מספר (שלם / עשרוני)
  • תיבת בחירה של כן/לא (Checkbox)
  • שדות זמן (תאריך ושעה / תאריך / חודש ושנה / שעה)
  • קובץ

שדות מקושרים

קישור שדה לכרטיסים מאפשר יכולות מגוונות מאוד.
בצורה הפשוטה, ניתן להשתמש ביכולת הזו על מנת ליצור בחירה מרשימה (זכר/נקבה; סטטוס לקוח; סטטוס פרויקט; עיר מגורים וכיוצא בזאת) או על מנת לקשר כרטיסים מורכבים יותר (הסוכן האחראי על הלקוח; העובד האחראי על הפרויקט; איש הקשר בארגון איתו אני משתף פעולה וכיוצא בזאת).

על מנת ליצור שדה מקושר, ראשית יש לדאוג שקיימת תיקייה אליה אנחנו רוצים לקשר את השדה (לדוגמא, תיקיית "מין" או תיקי "סטטוסים של לקוחות"). יצירת תיקייה חדשה מתבצעת מתוך אפליקציית CRM.
יש להוסיף שדה חדש להגדרות תיקייה/כרטיס, ותחת "סוג נתונים" לבחור את התיקייה אליה רוצים לקשר.
לדוגמא, אם ניצור בתיקיית "לקוחות" שדה בשם "עובד/ת אחראי/ת", ובאמצעות בחירת תיקיית "עובדים" ב-"סוג הנתונים", נקשר אותו לכרטיסים מתיקיית "עובדים" נראה כמה דברים:
  • בתיקיית לקוחות יופיע שדה חדש בשם "עובד/ת אחראי/ת".
  • כאשר ניצור/נערוך כרטיסים בתיקיית לקוחות, נוכל לבחור בשדה "עובד/ת אחראי/ת" את אחד העובדים.
  • כאשר ניצור/נערוך כרטיסים בתיקיית לקוחות, נוכל ליצור עובד/ת חדשה ולקשר אותו/אותה ללקוח/ה באמצעות לחיצה על כפתור ה-"+" בשדה "עובד/ת אחראי/ת".
  • בתצוגת כרטיס של לקוח מסוים או בתצוגת תיקייה של לקוחות, נוכל בלחיצה לפתוח את הכרטיס של העובד/ת האחראי/ת על הלקוח.

הגבלות הזנת נתונים (ואלידציה)

הגבלת הזנת נתונים היא היכולת להגדיר תנאים אשר חייבים להתקיים עבור שדה מסוים בעת שמירת הכרטיס. אי-קיום התנאים, ימנע את שמירת הכרטיס.
הדוגמא הבסיסית ביותר הינה הגדרת "שדה חובה", המחייבת הזנת ערך בשדה בעת יצירת/עריכת כרטיס.

קיימים מס' סוגי הגבלות הזנת נתונים:

  • שדה חובה
  • אורך טקסט
  • פורמט טקסט
    לדוגמה, פורמט טקסט - מאפשר הגדרת שדה כמס' טלפון, באמצעות אכיפת מבנה ערכים התואם לטלפונים הנייחים והניידים בישראל.
  • מספר ערכים
  • מניעת ערכים כפולים בתיקייה

הגדרות נוספות