OFFICEGUY

מה אפשר לעשות עם המערכת, ואיך?

רקע

המערכת נותנת כלים דיגיטליים העוזרים לעסקים ועמותות בארץ לפעול בצורה יעילה ואפקטיבית.

רוב משתמשי המערכת משתמשים ביכולות ניהול החשבונות או סליקת האשראי של המערכת. 
לאחר מכן, החנות הוירטואלית, מס"ב והוראות הקבע הן השימושים הנפוצים הבאים.
מבחינתם, לרוב המערכת כמו שהיא - היא מעולה.

אם אתם ארגונים גדולים, ארגונים מרובי עובדים, משתמשים מתקדמים במיוחד או טכנולוגיים במיוחד, 
אתם לרוב תרצו להבין את המערכת יותר לעומק ואולי אפילו לשנות ולהזיז דברים טיפה כדי שיהיו יותר נוחים לכם או לצוות שלכם. 
הדף הזה נועד להסביר לכם לעומק איך הדברים עובדים על מנת שתוכלו לעשות את זה בעצמכם.
בכל שלב, אם תעדיפו שאיש מקצוע מטעמנו יעשה עבורכם את ההתאמה האישית, אתם מוזמנים לרכוש את שעת ההטמעה הראשונה כאן, וליצור איתנו קשר להתחלת הטיפול. בנוסף, יש כאן מילון מונחים לנוחיותכם.

תוכן עניינים 
על מה נעבור בדף הזה?
  1. הלוגיקה של המערכת. איך היא בנויה.
  2. ניהול תצוגות. איך עובדים עם תיקיות, איך משנים את התוכן שרואים בהן?
  3. הגדרת תיקייה/כרטיס. איך משנים את התיקיות עצמן? את ההגדרות שלהן ושל הכרטיסים שלהן?

הלוגיקה של המערכת

בשביל להבין את המערכת, כדאי להתחיל מהלוגיקה שסביבה היא בנויה.
שימו לב, זה קצת מסובך, אבל לאט לאט נפרק את הכל ליחידות קטנות וברורות.

הכל מתחיל במערכת מאפליקציות (יש שקוראים לזה "מודול", יש שקוראים לזה "תוסף", אצלנו: "אפליקציה").
האפליקציות הנפוצות ביותר הינן: ניהול חשבונות, ניהול הוצאות, סליקת אשראי, בילינג (חיובים מחזוריים), חנות וירטואלית, חיוב מס"ב, הפצת מסרים (ניוזלטר), הפצת מסרונים (סמס).

כל אפליקציה, בנויה מתיקיות. כל תיקייה, בנוייה מכרטיסים. כל כרטיס, בנוי משדות.

להמחשה, הנה כמה פירוקים של אפליקציה/תיקייה/כרטיס/שדה:
  1. אפליקציה: "ניהול חשבונות"; תיקייה: "חשבוניות מס"; כרטיס חשבונית מס: "חשבונית מס 1234"; שדה תאריך: "01/01/2020".
  2. אפליקציה: "ניהול חשבונות"; תיקייה: "קבלות"; כרטיס קבלה: "קבלה 4321"; שדה לקוח/ה: "ישראל ישראלי".
  3. אפליקציה: " ניהול לקוחות"; תיקייה: "לקוחות/ספקים"; כרטיס לקוח/ספק: "ישראל ישראלי"; שדה טלפון: "050-7654321".

מעבר לכך, לכל תיקייה, יש גם תצוגות. התצוגות הן דרכים שונות לראות את הנתונים בתיקייה, הן מבחינת מיון, סינון (פילטר), השדות המוצגים בתצוגה, ושדות החיפוש המוצגים בתצוגה.

בלי תצוגות, התיקיות יהיו בליל מידע שלא נוח להסתכל עליו בעין. תצוגות יכולות להיות תצוגות ברירת מחדל של המערכת המציגות את כל הכרטיסים בתיקייה, ממויינים בסדר שהגיוני לרוב האנשים, או תצוגות לצרכים מסוימים כמו: "חשבוניות מס פתוחות" או "לקוחות עם יום הולדת בקרוב".
הדוחות של המערכת, הם ברובם פשוט תצוגות שונות על תיקיות מוכרות.

ניהול תצוגות

דף הבית של רוב האפליקציות, הוא התיקייה הראשית בה מרוכזים הנתונים של האפליקציה.
למשל, באפליקציית ניהול חשבונות, דף הבית הוא תיקיית המסמכים.
באפליקציית סליקת אשראי, תיקיית סליקות אשראי.
בתיקיית בילינג, חיובים מחזוריים וכן הלאה.

כשנכנסים אל התיקיות הללו, כמו אל כל התיקיות במערכת, התיקייה מציגה: "תצוגת ברירת מחדל".
תצוגת ברירת מחדל היא תצוגה אחת מתוך שלל התצוגות המשויכות לתיקייה, תצוגה שנבחרה להיות מוצגת כל פעם כשנכנסים לתיקייה. 

ממה מורכבת כל תצוגה?
  1. איזה שדות מהתיקייה יוצגו בתצוגה? מה יהיה הסדר שלהם בטבלה?
  2. האם יופעל מיון כלשהו על הנתונים? על איזה מהם? בסדר עולה או יורד?
  3. האם יופעל סינון כלשהו על הנתונים? איזה? האם יוצגו ערכים ספציפיים או יוסתרו ערכים ספציפיים?
  4. מה יהיה שם התצוגה?
  5. ועוד כל מיני הגדרות מתקדמות.
כמו שאמרנו בהתחלה, רוב המשתמשים לא צריכים לגעת במערכת, ואיך שהיא מגיעה - טוב להם.
אבל, כאן נלמד אתכם איך לשנות את הדברים. בשביל לשנות את כל הדברים לעיל, יש ראשית להתקין את אפליקציית ניהול תצוגות, הפותחת לעריכה את כל היכולות האלה שמוסתרות לרוב המשתמשים מטעמי נוחות.

חשוב!
אחרי שהתקנתם את האפליקציה, יתווסף לכם כפתור: "ניהול תצוגות" לכל תיקייה במערכת. רוב ההדרכה מכאן בסעיף זה של "ניהול תצוגות" תתבסס על הכפתור הזה.
מעבר בין תצוגות שמורות לתיקייה מתבצע דרך כפתור זה.
בנוסף, חשוב לזכור. שיניתם משהו בתצוגה? אם אתם רוצים שהשינוי יישמר בצורה שדורסת את התצוגה הנוכחית, יש ללחוץ על: "ניהול תצוגות > שמירה". רוצים לשמור כתצוגה אחרת? לחצו על: "ניהול תצוגות > שמירה כתצוגה חדשה".

שינוי השדות המוצגים בתצוגה
ישנן כמה דרכים לשנות את השדות המוצגים.
א. הסרת שדה מתצוגה - לחיצה על כותרת העמודה ואז: "הסתרה מתצוגה".
ב. הוספת שדה יחיד לתצוגה - "ניהול תצוגות > הוספת שדה לתצוגה > בחירת השדה".
ג. ישנה אפשרות מתקדמת של עריכת תצוגה מלאה לשינויים גדולים יותר בצורה נוחה יותר: "ניהול תצוגות > עריכה".

הפעלת מיון
המערכת תומכת במיון בסדר עולה או בסדר יורד, על שדה אחד מתוך השדות המוצגים בתצוגה.
על מנת להפעיל את המיון, יש ללחוץ על כותרת העמודה, ואז מיון בסדר עולה/יורד.

סינון בשתי דרכים - שדות חיפוש ודרך כותרת העמודה
המערכת מאפשר לסנן (להציג רק ערכים מסוימים) בשתי דרכים.
הדרך הנוחה, היא שדות החיפוש.
שדות החיפוש מאפשרים להקליד בתוכם את התוכן לסינון, וניתן גם ללחוץ על שם השדה לסינון מתקדם.
ניתן להוסיף שדות לחיפוש דרך: "ניהול תצוגות > הוספת שדה לחיפוש".

הדרך השנייה היא באמצעות לחיצה על כותרות העמודות, ולחיצה על "מסננים (פילטרים)" שם.

שם התצוגה ועוד
  1. דרך "ניהול תצוגות" ניתן (א) להגדיר תצוגה מסוימת כתצוגת ברירת מחדל של התיקייה (שימו לב שזה עלול להשפיע על התצוגה שאתם מקבלים כשאתם נכנסים לאפליקציה הרלוונטית; (ב) לשמור ולדרוס את התצוגה הקיימת או לשמור תצוגה חדשה; (ג) למחוק את התצוגה; (ד) ליצור תצוגה חדשה. 
  2. דרך "ניהול תצוגות > עריכה" ניתן: (א) לשנות את שם התצוגה; (ב) להוסיף טקסט מקדים שיופיע בראש התצוגה; (ג) להחליט אם להציג את עמודת שם הכרטיס או לא (ד) להחליט אם להציג כרטיסים בארכיון או לא.

הגדרת תיקייה/כרטיס

בקרוב!
לבינתיים, קראו כאן.

הוספת שדה

בקרוב!
לבינתיים: 

אפליקציות תשתית

ניהול לקוחות

גג

ניהול מוצרים/שירותים ומחירון

גג

ניהול תצוגות

גג

תיקיות מותאמות אישית

גג

נושאים עליהם נרחיב כאן בקרוב:

מרכז התמיכה שלנו ומדיניות התמיכה
איך עובדים התשלומים למערכת
"התשתית" - המערכת עצמה היא תשתית "ריקה", עליה ניתן להתקין אפליקציות מחנות האפליקציות. חנות אפליקציות - Plug and play, pay for what you need.
הרשאות ומשתמשים - הרשאות מלמעלה למטה ומלמטה למעלה
ריבוי ארגונים - איך מוסיפים ארגון חדש? איך מורידים ארגון?
לוחות בקרה - גישה נוחה לשימושים הנפוצים שלכם.
המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.