OFFICEGUY
תצוגות במערכת הינן צורת הצגה של הנתונים המופיעים בתיקיות.

למערכת OfficeGuy יש לוגיקה, וכחלק מהלוגיקה, המערכת בנויה מאפליקציות, וכל אפליקציה מורכבת מתיקיות.
התיקיות מופיעות על המסך לפי "תצוגות". נפרט כאן על סוגי התצוגות, על הדרך לערוך וליצור אותן, וגם על קצת תוספות מעניינות לתצוגות.
כל תצוגה הינה בעצם דו"ח מסוים על הנתונים שנמצאים במערכת.
תצוגה טבלאית הינה דומה לגיליון נתונים כמו Excel, ותצוגת סיכום מסכמת נתונים בצורה דומה ל-Pivot שהתבצע על גיליון נתונים.
לכל תיקייה יכולות להיות מספר רב של תצוגות לפי הצרכים השונים. תצוגה אחת תוגדר כ-"תצוגת ברירת מחדל" אשר תופיע בכל פעם שתיכנסו לתיקייה. בנוסף ישנה אפשרות להגדיר שכל משתמש שייכנס לתיקייה ייראה תצוגת ברירת מחדל אחרת באמצעות "תצוגות ברירת מחדל ברמת משתמש".

כל סוגי התצוגות תומכים גם בשדות חיפוש, המאפשרים חיפוש וסינון של הנתונים המוצגים.

תצוגה טבלאית

  • התצוגה מורכבת משורות, כאשר כל שורה מייצגת כרטיס בתיקייה (לדוגמה: כרטיס לקוח, כרטיס חשבונית, כרטיס פרויקט וכד'), ומעמודות, כאשר כל עמודה מייצגת שדה בתיקייה (לדוגמה: שם הלקוח, מספר החשבונית, סטטוס הפרויקט וכד')
  • התצוגה מאפשרת צפיה בנתונים בצורה שנוחה לכם, באמצעות סינונים (פילטרים), בחירת שדות להצגה ומיונים.
  • התצוגה מאפשרת עריכת נתונים מרובה.
  • התצוגה מאפשרת גיבוי נתונים וטעינת נתונים מקבצים חיצוניים.
  • התצוגה מאפשרת הוספת "שורה סיכומית" המסכמת את הנתונים המוצגים, באמצעות ספירת כמות הערכים בעמודה, סכימת ערכים, הצגת תאריך מינימלי וכו'.

תצוגות ברירת מחדל

כל תיקייה מגיעה עם מספר תצוגות ברירת מחדל. כל התיקיות מגיעות עם התצוגות הבאות:
  • תצוגת טבלה - תצוגה שבה כל השדות של כל הכרטיסים בתיקייה מוצגים (כל השורות וכל העמודות).
  • תצוגת רשימה - תצוגה שבה רק שם הכרטיס מופיע.
  • תצוגת ארכיון - תצוגה שבה מופיעים כל הכרטיסים שהועברו לארכיון. ניתן למחוק דרכה כרטיסים בצורה סופית או להוציא אותם מהארכיון בחזרה לחיים.

עריכת תצוגות טבלאיות

ישנן שתי דרכים לגשת לעריכת תצוגה מסוימת:
  • הדרך הנגישה והקלה, היא דרך תצוגת התיקייה הרגילה. באמצעות התצוגה ניתן להסיר עמודה באמצעות לחיצה על כותרת העמודה (המחשה בתמונת המצורפות) ולאחר מכן "הסתרה מתצוגה". ניתן להוסיף עמודה באמצעות לחיצה על "הוספת שדה" ולאחר מכן בחירת השדה שייהפך לעמודה חדשה. ניתן לשנות את שם העמודה באמצעות לחיצה על הכותרת ולאחר מכן על "שינוי שם עמודה". לא ניתן לשנות את סדר העמודות מתוך מסך זה.
  • הדרך השנייה, המורכבת יותר אבל הנוחה יותר למשתמשים מתקדמים, היא באמצעות "עריכת תצוגה". מגיעים לעריכת תצוגה דרך תפריט התצוגות (המחשה בתמונות המצורפות). בעריכת התצוגה ניתן בקלות להוסיף עמודות מרובות דרך כפתור "הוספה" ניתן לגרוע עמודות דרך כפתור המינוס, וניתן לשנות את סדר העמודות באמצעות גרירתן מהקצה הימני שלהן. בנוסף, ניתן לשנות את שם העמודות באמצעות שדה טקסט הראשון (השדה השני מפרט את הנתיב של העמודה).

תצוגת סיכום

תצוגת סיכום מאפשרת הפקת דוחות מפולחים ומדויקים על הנתונים, לפי כל חתך נדרש.
בדומה ליכולת ה-Pivot המוכרת, תצוגת סיכום מאפשרת להגדיר טבלה על ידי עמודות ושורות, ולהגדיר מה יקרה בהצטלבות ביניהן (למשל סכימת נתונים או ספירת נתונים).
שמירת תצוגות סיכום עובדת בצורה דומה לתצוגות הטבלאיות. עריכת תצוגה סיכום הינה האפשרות להגדיר אותה מחדש.

איך עושים את זה?

בתיקיית "תיעוד מכירות" המשמשת סוכני שטח לתיעוד מכירות. בכל כרטיס קיים שדה "תאריך" המציין את תאריך המכירה, שדה "סוכן מכירות" המציין מי ביצע את המכירה, ושדה "מוצר" המציין את המוצר שנמכר.
במקרה שכזה, במידה ואנחנו רוצים לקבל דו"ח על כמות המכירות שביצע כל סוכן בכל יום, ניצור תצוגה סיכומית בצורה הבאה:
  • בתוך התיקייה, לחיצה על כפתור התצוגות בשורה העליונה.
  • "יצירת תצוגה חדשה"
  • תצוגת סיכום
  • מגדירים עמודה ("תאריך") שורה ("סוכן מכירות") וערך ("מוצר", מסוכם כ"כמות").
  • לוחצים "הצגה".

דוגמאות

  • סטטיסטיקת ביצוע משימות שונות.
  • נוכחות משתתפים במפגשים.
  • סטטוס מכירות ללקוחות.
  • ניצול חבילות כלשהן.
  • סיכום שעון נוכחות עובדים.
  • וכל מה שאתם יכולים לחשוב עליו בעצמכם!

תצוגות ברירת מחדל

ניתן לשמור תצוגה כתצוגת ברירת מחדל לארגון, או למשתמש הנוכחי, בעת שמירתה או בעת שימוש בה.
תצוגות ברירת מחדל ברמת המשתמש הינה אפליקציה של המערכת שניתן להתקין מתוך חנות האפליקציות.