OFFICEGUY
השימוש הנפוץ באפליקציית הוראות הקבע של OfficeGuy, הינו בשילוב עם אפליקציית בילינג.
דוגמאות לשימוש זה הינן גביית דמי חבר חודשיים מחברים בעמותה, תרומה חודשית לעמותה או תשלום ריטיינר לרואה חשבון.

כאשר משתמשים באפליקציית בילינג בשילוב עם אפליקציית סליקת אשראי, חברות האשראי מחזירות בזמן אמת תשובה ל-OfficeGuy באם החיוב הסתיים בהצלחה או בכישלון.

בעולם הוראות הקבע באמצעות הרשאה לחיוב חשבון, על מנת לקבל תשובה בזמן אמת, יש צורך בתשלום נוסף למס"ב אשר רוב הארגונים בוחרים לא לשלם.
מצב זה גורם לכך שהתשובה באם החיוב התבצע בהצלחה מגיעה רק כשלושה ימים עסקים לאחר החיוב.
התשובה הזו מופיעה בחשבון הבנק של הארגון. במקרה של חיוב כושל, מתישהו בהמשך הדרך הבנק גם ישלח לכם מכתב דרך דואר ישראל שמודיע על הכישלון. אבל השילוב הזה בין הבנק לבין דואר ישראל שווה בערך חודש-חודשיים, ונפילה של 30% מהמכתבים בדרך.

אז מה עושים? אנחנו מציעים אחד משני נהלים עבודה:

מסמכי טיוטה

זהו נוהל העבודה "הנקי" יותר ושרואי החשבון אוהבים יותר בדרך כלל. הנוהל הזה מתאים למי שעובד עם הרבה הוראות קבע (>50) ויחסית הרבה החזרות (>5).
במסגרת נוהל זה חיובים בהוראות קבע מייצרים טיוטה של קבלה בלבד.
שלושה-ארבעה ימים לאחר מועדי החיוב שלכם, אתם נכנסים לחשבון הבנק ובודקים אילו הוראות עברו ואילו נכשלו.
ההוראות שעברו - מעבירים את מסמכי הטיוטה שלהם לספרים.
ההוראות שנכשלו - מוחקים את מסמך הטיוטה, נכנסים לחיוב המחזורי של הלקוח/ה, מחזירים אותו מחזור אחד אחורה ומקפיאים את החיוב.
לאחר מכן מטפלים בבעיית התשלום ולאחר מכן מעבירים את החיוב חזרה לפעיל.

חסרונות השיטה: חייבים לזכור לעבור על המסמכים, אחרת אתם מעלימים הכנסות. בנוסף, יש רואי חשבון שאומרים לארגונים שהם חייבים להוציא מיידית את המסמך ולא לעבוד ככה.

זיכוי מסמכים שגויים

זהו נוהל עבודה קצת יותר "מלוכלך" בגלל שבארגונים שיש הרבה חזרות של הוראות קבע, הוא מייצר הרבה מסמכים "מיותרים". נוהל זה מתאים למי שעובד עם מעט הוראות קבע (<50) ומעט החזרות (<5).
במסגרת נוהל זה, החיובים בהוראות קבע מייצרים מסמכים סופיים.
גם כאן, שלושה-ארבעה ימים לאחר מועדי החיוב שלכם, אתם נכנסים לחשבון הבנק ובודקים אילו הוראות עברו ואילו נכשלו.
הוראות שעברו - לא נוגעים בהן.
הוראות שנכשלו - מזכים את המסמכים שיצאו עבורן, נכנסים לחיוב המחזורי של הלקוח/ה, מחזירים אותו מחזור אחד אחורה ומקפיאים את החיוב.
לאחר מכן מטפלים בבעיית התשלום ולאחר מכן מעבירים את החיוב חזרה לפעיל.

חסרונות השיטה:
חייבים לזכור לעבור על המסמכים אחרת אתם מדווחים על הכנסות מיותרות. בנוסף, אם יש לכם החזרות אתם מייצרים לרואה החשבון שלכם עבודה מיותרת לכאורה בהזנת מסמכים והזיכוי שלהם.

איפה מגדירים הכל?

משהו לא ברור? צרו איתנו קשר!