OFFICEGUY

מערכת גבייה בהו"ק

השימוש הנפוץ באפליקציית חיוב מס"ב של OfficeGuy, הינו בשילוב עם אפליקציית הוראות קבע.
דוגמאות לשימוש זה הינן גביית דמי חבר חודשיים מחברים בעמותה, תרומה חודשית לעמותה או תשלום ריטיינר.

כאשר משתמשים באפליקציית הוראות קבע בשילוב עם אפליקציית סליקת אשראי, חברות האשראי מחזירות בזמן אמת תשובה ל-OfficeGuy באם החיוב הסתיים בהצלחה או בכישלון.
בעולם הוראות הקבע הבנקאיות של מס"ב באמצעות הרשאה לחיוב חשבון, זה קצת יותר מסובך.
רוב הארגונים בודקים היום בחשבון הבנק האם החיוב חזר. זה לוקח כמה ימי עסקים, לפעמים זה לא מתעדכן בזמן.
חלק קטן, מחכה להודעה מהבנק בדואר. אנחנו מאחלים להם בהצלחה :) כבר שמענו אינספור פעמים על הודעות שלא הגיעו וכסף שהלך לאיבוד.

אז מה אנחנו ממליצים לעשות? 

בדיקה אוטומטית של עסקאות מס"ב

ניתן לפתור את כל התסבוכת הזו בצורה אוטומטית.
אפליקציית התאמות מס"ב מחוברת ישירות אל מס"ב ומקבלת עדכונים אוטומטיים בכל כישלון.

בעת קבלת עדכון אוטומטי על כישלון חיוב במס"ב האפליקציה:
  1. מפיקה מסמך זיכוי על החיוב שלא צלח, כדי שלא תשלמו מסים שלא צורך.
  2. חוסמת את הוראת הקבע של הלקוח/ה, על מנת למנוע חיובים נוספים שייכשלו ויגררו עמלות כישלון וסיבוכים נוספים.
  3. מעדכנת את הלקוח/ה על הכישלון בחיוב.
  4. מעדכנת את הארגון על הכישלון בחיוב.
עלות האפליקציה מושפעת ישירות מהדרך שבה מס"ב מתמחר את השירות. השירות הזה עדיין לא מאוד נפוץ ואנחנו בין היחידים שמציעים אותו בארץ. אנחנו מקווה שעם הנגשתו על ידינו, המחירים של מס"ב עוד יירדו בהמשך. 
אבל כבר כרגע - האוטומציה שווה כל שקל!

לא רוצים לעבוד עם אפליקציית התאמות מס"ב? 
יש עוד שתי אפשרויות:

עבודה ידנית עם מסמכי טיוטה

זהו נוהל העבודה "הנקי" יותר ושרואי החשבון אוהבים יותר בדרך כלל. הנוהל הזה מתאים למי שעובד עם הרבה הוראות קבע (>50) ויחסית הרבה החזרות (>5).
במסגרת נוהל זה חיובים במס"ב מייצרים טיוטה של קבלה בלבד.
שלושה-ארבעה ימים לאחר מועדי החיוב שלכם, אתם נכנסים לחשבון הבנק ובודקים אילו הוראות עברו ואילו נכשלו.
ההוראות שעברו - מעבירים את מסמכי הטיוטה שלהם לספרים.
ההוראות שנכשלו - מוחקים את מסמך הטיוטה, נכנסים לחיוב המחזורי של הלקוח/ה, מחזירים אותו מחזור אחד אחורה ומקפיאים את החיוב.
לאחר מכן מטפלים בבעיית התשלום ולאחר מכן מעבירים את החיוב חזרה לפעיל.

חסרונות השיטה: חייבים לזכור לעבור על המסמכים, אחרת אתם מעלימים הכנסות. בנוסף, יש רואי חשבון שאומרים לארגונים שהם חייבים להוציא מיידית את המסמך ולא לעבוד ככה.

עבודה ידנית עם זיכוי מסמכים שגויים

זהו נוהל עבודה קצת יותר "מלוכלך" בגלל שבארגונים שיש הרבה חזרות של הוראות קבע, הוא מייצר הרבה מסמכים "מיותרים". נוהל זה מתאים למי שעובד עם מעט הוראות קבע (<50) ומעט החזרות (<5).
במסגרת נוהל זה, החיובים במס"ב מייצרים מסמכים סופיים.
גם כאן, שלושה-ארבעה ימים לאחר מועדי החיוב שלכם, אתם נכנסים לחשבון הבנק ובודקים אילו הוראות עברו ואילו נכשלו.
הוראות שעברו - לא נוגעים בהן.
הוראות שנכשלו - מזכים את המסמכים שיצאו עבורן, נכנסים לחיוב המחזורי של הלקוח/ה, מחזירים אותו מחזור אחד אחורה ומקפיאים את החיוב.
לאחר מכן מטפלים בבעיית התשלום ולאחר מכן מעבירים את החיוב חזרה לפעיל.

חסרונות השיטה:
חייבים לזכור לעבור על המסמכים אחרת אתם מדווחים על הכנסות מיותרות. בנוסף, אם יש לכם החזרות אתם מייצרים לרואה החשבון שלכם עבודה מיותרת לכאורה בהזנת מסמכים והזיכוי שלהם.

איפה מגדירים הכל?

משהו לא ברור? צרו איתנו קשר!
המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.