OFFICEGUY

התראות בדוא"ל

אפליקציית ההתראות בדוא"ל, מאפשרת קבלת עדכונים בדואר האלקטרוני לפי הצרכים שלכם.
האפליקציה מאפשרת שליחת תצוגה של תיקייה במערכת. התצוגה יכולה להישלח כטבלה, או באמצעות קבצים מצורפים, כאשר כל קובץ מייצג כרטיס במערכת.

ניתן להגדיר כי ההתראות ישלחו דרך התיבה האישית (או הארגונית) שלכם, באמצעות אפליקציית הדוא"ל היוצא.
השימושים באפליקציית ההתראות הם שונים ומגוונים, שכן ניתן להגדיר התראה עבור כל תיקייה באפליקציית הניהול הכללי (CRM).
אפליקציית ניהול החשבונות, משתמשת ביכולת זו עבור שליחת עדכונים לרואה החשבון.

סוגי נתונים לשליחה

אפליקציית התראות בדוא"ל מאפשרת לשלוח כמה תוצרים:
  • שליחת תצוגה טבלאית - סימון אפשרות זו יגרום לכך שיישלח בדוא"ל קובץ מצורף מסוג PDF המכיל הדפסה של תצוגת התיקייה שנבחרה קודם לכן.
  • שליחת כרטיסים עצמאיים - סימון אפשרות זו יגרום לכך שעבור כל אחד מהכרטיסים המופיעים בתצוגה, יישלח קובץ מצורף הכולל הדפסה של הכרטיס. עד 10 קבצים, יישלחו הקבצים בסוג PDF. מעל 10 קבצים יישלחו קבצי HTML מכווצים ב-ZIP.
  • שליחת גיליון נתונים - סימון אפשרות זו יגרום לכך שיישלח בדוא"ל קובץ מצורף מסוג CSV (גיליון נתונים שאפשר לפתוח גם באמצעות Excel וגם באמצעות תוכנות אחרות). גיליון הנתונים יכיל את הנתונים מהתצוגה שנבחרה קודם לכן.
  • שליחת קבצים מצורפים - סימון אפשרות זו יגרום לכך שאם בתצוגה שנבחרה קודם לכן ישנה עמודה הכוללת שדה מסוג קובץ, ובתוכה יש קבצים, יישלחו בדוא"ל הקבצים מהתצוגה.
ניתן לשלב בין האופציות השונות לנוחיותכם.

סרטוני הדרכות

שימושים מתקדמים

שדה לעדכון

שדה לעדכון מאפשר לכם להגדיר פעולה שתתבצע במערכת בעקבות שליחת הדוא"ל. 
קודם כל יש לבחור את השדה אותו תעדכנו, ולאחר מכן, יש להזין את הערך שיעודכן.
דוגמאות:
  • יש אפשרות לעדכן קובץ כן/לא המעדכן על כך שהכרטיס הזה נשלח בדוא"ל (באמצעות ערך לעדכון 1 או 0 כאשר 0=לא ו-1=כן).
  • יש אפשרות לעדכן תאריך בשדה כלשהו.
  • יש אפשרות לעדכן תוכן של כרטיס, על מנת להעביר משימות בין אחד לשני למשל (בחירת שדה "אחראי/ת" ואז עדכון ערך 12345, כאשר 12345=מספר הכרטיס של האחראי/ת החדש/ה, מספר הכרטיס מופיע בשורת הכתובת כאשר נמצאים בתוך הכרטיס בדפדפן).

תנאי עצירה

תנאי עצירה הוא שימוש מסוים באפשרות שדה לעדכון. באמצעות שימוש זה ניתן לדאוג שנקבל עדכון אחד על כל כרטיס חדש בתיקייה למשל.
נגיד ואנחנו עובדים עם אפליקציית חנות וירטואלית, ואנחנו רוצים לקבל עדכון מיוחד על כל מי שקונה מוצר מסוים, על מנת לעדכן את הספק שלנו על כך שהמוצר נרכש, אבל אנחנו רוצים לקבל רק עדכון אחד על כל מוצר שנמכר. במקרה זה, נוסיף שדה לתיקיית החיובים (לדוגמא, מסוג "כן/לא" בשם: נשלח דוא"ל על החיוב) וניצור תצוגה שמסננת רק כרטיסים (1) עם המוצר הרלוונטי (2) שמסומן בהם לא תחת "נשלח דוא"ל על החיוב". לאחר מכן, ניצור התראה בדוא"ל עם תנאי עצירה שמעדכן את "נשלח דוא"ל על החיוב" ל-1. כך נדע שאנחנו מקבלים רק עדכון אחד על כל כרטיס.

תוכן דינמי

תוכן דינמי מאפשר לנו לשלוח דוא"ל למשתמשים שונים מהתצוגה, כאשר הדוא"ל שלהם מופיע בתצוגה.
על מנת לעשות כן, אנחנו צריכים לבחור את השדה מהתצוגה בו מופיע הדוא"ל, ולהכניס כותרת ותוכן דינמיים (ניתן לשלב שדות מהתצוגה באמצעות סוגריים מסולסלים ושם העמודה, לדוגמא: {לקוח/ה}). מומלץ לעשות הרצת ניסוי לפני שימוש באופציה זו על לקוחות.