OFFICEGUY
החזרת הוצאות הינה יכולת של מסך תיוק הוצאות ומשמשת בעיקר כחלק מתהליך ניהול ההוצאות למנהלי חשבונות.

כל מנהל/ת חשבונות נתקל/ה פעם בהוצאה שאי אפשר לקבל ויכולות להיות כל מיני סיבות להחזרת ההוצאה ללקוח/ה או דחייתה.
החזרת ההוצאה שולחת לבית העסק מייל ליידוע על ההחזרה ועם הוראות לביצוע לאחריה, לצד הבהרה שכרגע ההוצאה לא הוכרה לצורכי מס.

איך זה עובד?

במסך תיוק הוצאות, ליד כפתור "תיוק סופי" ישנן שלוש נקודות, מהן אפשר להגיע אל החזרת הוצאה.
במסך החזרת הוצאה ניתן לבחור את סיבת ההחזרה (או להשאיר: "ללא פירוט סיבה" או לבחור ב-"הזנת סיבה ידנית") ולהכניס את מייל בית העסק (בברירת המחדל, זהו המייל שמוגדר כמייל של הארגון בו אתם נמצאים).
בנוסף, מופיעה לכם גם הכתובת שלכם (כתובת המשתמש/ת המחובר/ת), שאליה יוכל בית העסק להשיב במידת הצורך.

החזרתם הוצאה בטעות?
ניתן להיכנס חזרה אל מסמך ההוצאה בטיוטה, וללחוץ על כפתתור "שחזור הוצאה שנדחתה" בסרגל הפעולות.

למה זה כל כך חשוב?

תהליך החזרת הוצאות הוא תהליך מאוד חשוב גם למנהלי החשבונות, וגם לבתי העסק.
שיטות העבודה הנפוצות מובילות פעמים רבות להפסד כסף ישיר לבית העסק.
איך?
משרדים שקיבלו 'קבלה' במקום 'חשבונית', וציפו לקבל את החשבונית בעתיד. מנגד, בית העסק חשב שהוא העביר מסמך שמזכה אותו לצורכי מע"מ ומס הכנסה. מקרה אחר, הוא מקרה שבו בית העסק העביר הוצאה שהמשרד חשב שהיא הוצאה אישית, אבל היא בעצם הייתה הוצאה של העסק.

מנגד, קבלת ההחלטות של מנהלי החשבונות, יכולה להיות הרבה יותר פשוטה. אם אתם לא בטוחים בהוצאה, אתם 'דוחים' אותה. בית העסק מקבל את ההודעה ויכול להשיב לכם ולהתחיל שיחה לגבי ההוצאה הספציפית הזו.

סיבות להחזרת הוצאה וההסברים לבית העסק

להלן פירוט ההוראות שיישלחו ללקוח/ה בכל אחת מסיבות ההחזרה:

צילום לא ברור
ההוצאה הוחזרה לטיפולך משום שהצילום הגיע בצורה לא ברורה מספיק. יש להעלות הוצאה חדשה עם צילום טוב יותר. המלצות לצילום טוב: אזור מואר מאוד, צילום בזווית ישרה ולא אלכסונית לנייר, הנחת הנייר בצורה מיושרת על משטח ישר בצבע אחיד וכהה.

מסמך לא מוכר 
ההוצאה הוחזרה לטיפולך משום שהמסמך שנשלח אינו מוכר לצורכי מס. יש להעלות הוצאה חדשה עם מסמך מוכר. יש לשים לב להעלות מסמך שמופיע עליו הכיתוב "חשבונית מס". רק במקרה שהספק/ית מוגדר/ת כעוסק פטור, עמותה או גוף דומה, ניתן להכיר במסמך שהינו "קבלה".

הוצאה לא מוכרת 
ההוצאה הוחזרה לטיפולך משום שההוצאה לא מוכרת. לא צריך לעשות דבר. רק לקחת בחשבון שההוצאה המדוברת, לא תהיה מוכרת כהוצאה לצורכי מס.
מעדכנת את בית העסק שההוצאה הנ"ל לא תהיה מוכרת לצורכי מס.

נדרש בירור נוסף
ההוצאה הוחזרה לטיפולך משום שנדרש בירור נוסף על מנת להכיר בה לצורכי מס. על מנת להכיר בהוצאה, יש ליצור קשר עם מנהל/ת החשבונות ולהעביר פירוט נוסף על ההוצאה (ניתן להשיב למייל זה על מנת לפרט על ההוצאה).
המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.