OFFICEGUY

התאמות אשראי

אפליקציית התאמות אשראי מאפשרת לוודא שקיבלתם תשלום על כל חיוב שביצעתם.
עולם התאמות האשראי הינו חלק מעולם התאמות הבנק (שמפורט בהרחבה באפליקציית התאמות בנקים), אך ניתן להשתמש בהתאמות אשראי ללא התאמות בנקים.
האפליקציה מיועדת גם לסולקים וגם לרואי החשבון של הסולקים שצריכים לבצע את ההתאמות. אם אתם סולקים 100 סליקות בחודש ומעלה, כנראה שתהליך התאמות האשראי שלכם קשה ביותר למי שעושה אותו. האפליקציה הזו יכולה להקל עליכם מאוד.

איך זה עובד?

תהליך התאמות האשראי פועל בכמה רמות, הרמות השונות מתחילות מאישור על קבלת פקודת הסליקה אצל חברת האשראי ועד להצהרה מחברת האשראי על העברת הכסף בפועל לחשבון של הארגון הסולק (אתם).
התאמת האשראי מאפשרת לכם לבדוק:
  1. שהנפקתם קבלה עבור כל סליקה.
  2. שכל סליקה התבטאה בסופו של דבר בכסף בחשבון שלכם.
  3. שחברות האשראי גבו מכם עמלות לפי ההסכם ולא יותר מכך.

איך מצטרפים להתאמות האשראי?

להצטרפות להתאמות האשראי, יש צורך לבקש מחברת האשראי שלכם תת למערכת אופיסגיא הרשאה לנתוני האשראי שלכם:
ממלאים את אחד מהטפסים הבאים, ומעבירים אותם בדוא"ל אלינו אל: support@myofficeguy.com.

עבודה עם מערכת התאמות האשראי

מילון מונחים

  • חיובים - פקודות חיוב שנשלחו למערכת OfficeGuy מבית העסק
  • עסקאות בח"א - מסמכים של חברות האשראי (ח"א) המפרטים חיובים שנשלחו אליהם בנוסף לעמלות שהם מחייבים את בית העסק
  • זיכויים - ריכוזים של עסקאות שחברת האשראי מכירה שהיא צריכה להעביר לבית העסק
  • חשבוניות - חשבוניות של חיוב עמלה על ידי חברת האשראי
  • תשלומים - פירוט של חברת האשראי על זיכויים שהעבירה לחשבון הבנק
  • שורות בנקים - פירוט התנועות שהתבצעו בחשבון הבנק של בית העסק

לוגיקת התאמת אשראי

התאמות האשראי מבוצעות באופן הבא:
  • התאמה בין החיובים לבין העסקאות בח"א
  • התאמה בין פירוט החשבונית, לבין זיכויים בח"א
  • התאמה בין זיכויים בח"א, לבין תשלומים בפועל מח"א
  • התאמה בין התשלומים בפועל מח"א, לחשבון הבנק

סטטוסים

סטטוסים רגילים של התאמות:
  • חיוב לא מותאם (החיוב נקלט במערכת, אך המערכת לא הצליחה להתאים אותו לנתוני חברת האשראי ולכן החיוב גם לא הותאם לנתוני הבנק)
  • חיוב מותאם לעסקה (החיוב נקלט בחברת האשראי, אך חברת האשראי לא העבירה אישור על כך שהוא הועבר לתשלום עדיין)
  • חיוב מותאם לזיכוי (החיוב התקדם בחברת האשראי אך עדיין לא הועבר לתשלום)
  • חיוב מותאם לתשלום (החיוב הותאם למידע מחברת האשראי על תשלום שהם טוענים שהעבירו לבנק)
  • חיוב מותאם לבנק (החיוב הותאם לדפי החשבון מהבנק):
סטטוסים של בעיות בהתאמות:
  • הכחשה - הכחשה היא התהליך שבו הלקוח/ה טוענ/ת בפני חברת האשראי כי העסקה לא בוצעה. יש לטפל בנושא מול חברת האשראי ולזכות את החשבונית/קבלה שיצאה ללקוח/ה.
  • הכחשה חלקית - הכחשה חלקית הינה מצב בו הלקוח/ה הכחיש רק חלק מהעסקה ולא את כולה.
  • חיוב פסול - חיוב יכול להיפסל על ידי חברת האשראי ממגוון סיבות שהמרכזית ביניהן היא בעיה טכנית של חברת האשראי שגרמה לאישור שגוי מלכתחילה. ניתן לנסות לפתור מול חברת האשראי, לרוב יש צורך לנסות לחייב מחדש ולשקול אם יש צורך לזכות את החשבונית/קבלה שיצאה ללקוח/ה.
  • חיוב לא טופל - הסטטוס של הטיפול בחיוב עם בעיה נועד להקל על המשתמשים בניהול הבעיות.
  • חיוב טופל - הסטטוס של הטיפול בחיוב עם בעיה נועד להקל על המשתמשים בניהול הבעיות.
  • חיוב טופל אוטומטית - חיוב עם בעיה שטופל אוטומטית הוא חיוב שחברת האשראי דיווחה על בעיה שמערכת OfficeGuy הצליחה להבין ולסגור בעצמה. זה קורה למשל במקרה שבו המשתמש במערכת חייב וזיכה לקוח/ה באותו סכום באותו היום, חברת האשראי פוסל חיוב שכזה, ואם מערכת OfficeGuy מזהה את סוג הפסילה, היא מסמנת אותה כ-"טופלה אוטומטית".