OFFICEGUY

הסבר על כרטיסי הוראת קבע במערכת

השלב הראשון, הוא יצירת הוראת הקבע, מתוך אפליקציית הוראות קבע.
הוראת הקבע היא סט ההוראות של המערכת לחיוב הלקוח/ה באופן מחזורי ואוטומטי.
סט ההוראות הזה קריטי עבור ביצוע חיוב הוראת הקבע, בין אם הוא מבוצע באופן אוטומטי או ידני.

שדות הוראת קבע

הוראת קבע מורכבת מהשדות הבאים:
  • תאריך החיוב, תאריך תשלום ראשון, תאריך החיוב הקודם, תאריך החיוב האחרון (שדות מידע פשוט וסטטי).
  • לקוח/ה, מוצר/שירות מחזורי (שדות מידע מקושר).
  • כמות, מחיר, סה"כ (שדות מחירים).
  • סטטוס, תאריך החיוב הבא, תאריך סיום החיוב (שדות לוגיקה חשובים).

השדות הפשוטים

השדות הפשוטים של הוראת קבע, הם תאריך החיוב, הוא התאריך בו נוצרה הוראת הקבע; לקוח/ה; כמות ומחיר שביחד יוצרים את שדה סה"כ. תאריך תשלום ראשון הינו התאריך הראשון בו התבצע חיוב ותאריך החיוב הקודם, פשוטו כמשמעו, התאריך האחרון בו התבצע חיוב נכון להיום. תאריך החיוב האחרון הינו התאריך שבו צפוי להתבצע התשלום האחרון של הוראת הקבע כפי שהוא מוגדר כרגע.

מוצר/שירות 

זהו גם שדה יחסית פשוט, אבל צריך לדעת עליו כמה דברים חשובים.
  1. שינוי שם המוצר/שירות בכרטיס המוצר/שירות יגרום לכך שיופיע במסמך שייצא בעקבות הוראת הקבע השם החדש.
  2. עדכון מחיר של מוצר/שירות מחזורי לא משפיע על המחיר של הוראת הקבע שכבר משוייכת ללקוח/ה. על מנת לעדכן מחיר ללקוח/ה יש לעדכן את הוראת הקבע הקיימת ללקוח/ה או ליצור הוראת קבע נוסף בסכום חיובי או שלילי.
  3. עדכון אורך מחזור של המוצר/שירות המחזורי גם כן אינו משפיע על אורך המחזור של הוראת הקבע, שכן אורך המחזור גם הוא נשמר בכרטיס הוראת הקבע.

סטטוס

סטטוס הוראת קבע הינו שדה חשוב ביותר שמגדיר מה קורה עם חיובי הוראת הקבע.
בדרך כלל אין לגעת בסטטוסים של הוראות הקבע באופן ידני, אם אתם לא יודעים מה אתם עושים בצורה מקצועית ביותר. בשביל בכל זאת לתת לכם משהו, נגיד שהוראת קבע אשר צריכה לחייב תמצא בדרך כלל על סטטוס "פעיל", הוראת קבע לא פעילה יכולה להיות מסומנת בכל מיני סטטוסים כתלות בסיבה שהביאה להפסקתה.

תאריך החיוב הבא

תאריך החיוב הבא הינו התאריך בו המערכת תנסה לבצע חיוב עבור הוראת הקבע.
ניסיון החיוב יכול לקרות בעקבות פעולה יוזמה של חיוב הוראות קבע ממתינות, או בעקבות חיוב אוטומטי של הוראות קבע על ידי המערכת.

במקרה של חיוב מוצלח, תאריך החיוב הבא מתעדכן לפי המחזור המוגדר בתוך המוצר/שירות המחזורי המוגדר בשדה "מוצר/שירות" על פי הנוסחה הבאה: (תאריך החיוב הבא החדש)=(תאריך החיוב הבא הישן)+(אורך המחזור המוגדר במוצר/שירות המחזורי המקושר).

במקרה של חיוב כושל בתאריך החיוב הבא, התאריך יישאר על כנו והסטטוס של הוראת הקבע ישתנה.
זאת על מנת שברגע שיתבצע חיוב מוצלח, המערכת "תזכור" מאיזה שלב להמשיך את החיוב.

תאריך סיום החיוב

תאריך הסיום של הוראת קבע הינו תאריך, אשר החל ממנו לא יכולים להתבצע חיובים הקשורים לאותה הוראת קבע.
תאריך הסיום מתמלא אוטומטית בהתאם לאורך המחזור וכמות המחזורים המוגדרים בעת יצירת הוראת הקבע.
ניתן לשנות אותו על מנת להאריך או לקצר את הוראת הקבע, אבל גם כאן, זה לא מומלץ אלא אם אתם ממש יודעים מה אתם עושים.
המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.