OFFICEGUY

הוראות קבע (הגדרות אפליקציה)

שיטת חיוב הוראות הקבע

הגדרה תיאור
חיוב אוטומטי של הוראות קבע הגדרה המאפשרת לקבוע האם הוראות הקבע יחוייבו אוטומטית. החיוב האוטומטי יכלול את הפעולות המסומנות מטה תחת הגדרה זו. בכל מקרה, תמיד ניתן ליזום את חיוב הוראות הקבע בצורה ידנית דרך דף הבית של האפליקציה (חיוב הוראות קבע ממתינות). הפעולות המסומנות כאן, יסומנו גם כברירת המחדל בחיוב הוראות הקבע הידני.
מסמכים מחזוריים יופקו אוטומטית הגדרה זו תגרום לכך שהוראות קבע המסומנות כ-"הפקת מסמך בלבד" (כלומר, נוצרו באמצעות "יצירת מסמך מחזורי") יפיקו מסמך בצורה אוטומטית.
חיוב אוטומטי של חשבונות עסקה במסגרת פעולה זו יחוייבו חשבונות עסקה אשר עדיין מסומנים כפתוחים במערכת. החיוב יתבצע רק אם ללקוח/ה מוגדר אמצעי תשלום במערכת.
חיוב אוטומטי של דרישות תשלום במסגרת פעולה זו יחוייבו דרישות תשלום אשר עדיין מסומנות כפתוחות במערכת. החיוב יתבצע רק אם ללקוח/ה מוגדר אמצעי תשלום במערכת.
חיוב אוטומטי של חשבוניות מס במסגרת פעולה זו יחוייבו חשבוניות מס אשר עדיין לא יצאו בגינן קבלות. החיוב יתבצע רק אם ללקוח/ה מוגדר אמצעי תשלום במערכת.

כללי

הגדרה תיאור
מסמך להפקה בחיוב הוראת קבע זוהי הגדרת ברירת המחדל של המסמכים שיופקו בעת חיוב הוראות קבע. ניתן לשנות את סוג המסמך שיופק במסך יצירת הוראת קבע, תחת "אפשרויות נוספות". לתשומת הלב, ההגדרות שמופיעות תחת אפליקציות סליקת אשראי וחיוב מס"ב לא משפיעות על סוג המסמך שיופק באמצעות אפליקציית הוראות קבע.
מסמך להפקה במסמך מחזורי סוג המסמך שיופק בברירת המחדל בהוראות קבע שמוגדרות על הפקת מסמך בלבד
הפקת טיוטה במסמכים מחזוריים אם מסומן, המסמכים המחזוריים שיונפקו ישמרו כטיוטה. לא ניתן לשלוח ללקוח/ה מסמכי טיוטה.
תמיכה בבחירת אורך מחזור ידני פתיחת אפשרות זו, תגרום לכך שבתיקיית מוצרים/שירותיים מחזוריים, יופיעו שני שדות נוספים "אורך מחזור בימים", "אורך מחזור בחודשים". שדות אלה מאפשרים להגדיר אורך מחזור לפי כמות בימים/בחודשים ולא אורך מחזור של חודש אחד, כמוגדר בברירת המחדל של המערכת.

פעולות בכישלון חיוב

הגדרה תיאור
תאריכים לניסיונות חיוב חוזרים בתאריכים אלו המערכת תבצע ניסיונות חיוב חוזרים בגין הוראות קבע שנכשלו. לתשומת הלב, ניתן להזין עד 5 תאריכים בחודש, באמצעות הזנת ימים בחודש, מופרדים באמצעות פסיק.
דילוג החיוב למועד החיוב הבא בברירת המחדל, המערכת לא מדלגת לחיוב הבא מתוך הנחה שהלקוח/ה חייב/ת לכם כסף, וצריך לנסות לגבות אותו בהמשך. בנוסף, מסיבות של חברות האשראי וגם על מנת לא להטריד לקוחות שלא לצורך, המערכת לא מאפשרת לבצע ניסיונות חיוב נוספים ללא דילוג מחזור.
הוספת מחזור חיוב נוסף במידה ודילגתם על חיוב, המערכת מאפשרת לכם להוסיף ללקוח/ה מחזור חיוב נוסף, להשלמת כמות החיובים שסוכמה. לתשומת הלב, במקרה של חיוב ללא הגבלת מחזורים, אין משמעות להוספת מחזור חיוב.
המשך ניסיונות חיוב במידה ודילגתם על חיוב, המערכת מאפשרת לכם להמשיך לנסות לחייב את הלקוח/ה במועד החיוב הבא (בברירת המחדל, המערכת עוצרת חיובים שנכשלו ומשנה את הסטטוס שלהם, עד שתטפלו בהם בצורה ידנית על ידי שינוי אמצעי תשלום או הפעלתם).

אפשרויות מתקדמות

הגדרה תיאור
תמיכה בהוראת קבע עם כמות מוצרים/שירותים בברירת המחדל, אפשרות זו לא מופעלת שכן ב-90% מהמקרים אינה נדרשת. אם אתם צריכים לאפשר רכישה של כמות מוצרים/שירותים מחזוריים, פתחו אפשרות זו, רק שימו לב לא להתבלבל בין כמות המוצרים/השירותים לבין מספר המחזורים.
לקוח משלם על לקוח אחר פתיחת אפשרות זו תוסיף שדה בשם "לקוח משלם" לכל הלקוחות במערכת. בחירת לקוח משלם (א') בתוך כרטיס לקוח (ב') תגרום לכך שבכל חיוב של לקוח (ב') יונפק מסמך חשבונאי ללקוח המשלם (א')
תמיכה בהצמדת מחיר חיוב למדד פתיחת אפשרות זו תגרום לכך שהמחירים המוגדרים בכרטיסי הוראות הקבע יוצמדו למדד המחירים לצרכן. אפשרות זו תפתח שדה תאריך חדש במסך יצירת הוראת קבע ויצירת מסמך מחזורי. תאריך זה יהיה התאריך של המחיר המקורי (מחיר הבסיס). לאחר מכן, בחיוב הוראת קבע, תחשב המערכת את המחיר החדש לאור ההצמדה למדד המעודכן ביום החיוב בפועל.
תמיכה בירידת מחיר בהצמדה פתיחת אפשרות זו תאפשר חישוב הצמדה למדד אל מתחת למחיר המקורי של החיוב. ללא אפשרות זו, מחיר החיוב המקורי יהיה מחיר רצפה אשר לא ניתן לרדת מתחתיו. עם אפשרות זו, מדד שלילי ביחס למדד המקור יגרור ירידה במחיר החיוב אל מתחת למחיר המקור.
חסימת האפשרות לחיוב לקוחות פעמיים באותו היום בברירת המחדל אפשרות זו מסומנת וגורמת לכך שבמקרה וקיים חיוב עם תאריך רחוק בעבר ללקוח/ה, השלמת החיוב תתבצע בצעדים של חיוב ביום, ולא כל החיובים ביום אחד.
ניהול תאריך ייחוס למסמכים/חיובים אפשרות זו נועדה להציג על גבי מסמך החיוב את חודש הייחוס של החיוב (לדוגמא: "חיוב בגין ינואר 2018"). פתיחת אפשרות זו תגרום לכך שיופיע שדה נוסף ("הטייה לייחוס החיוב") בזמן יצירת הוראת קבע ובכרטיס הוראת קבע. בשדה זה תוגדר הטייה בחודשים (0, 1, -1 וכדומה). ההטייה מחושבת מתאריך החיוב הראשון במסמך הראשון, ומתאריך החיוב הבא במסמך השני ואילך. לדוגמא, אם החיובים שלהם הם תמיד מראש (אתם מחייבים בינואר על פברואר), אתם צריכים להזין "1".
הצגת שדות מתקדמים השדות המתקדמים מאפשרים ניהול תקופות התנסות ללקוחות.
זמן גרייס בימים משך הימים שבו הוראות הקבע ימשיכו לפעול לאחר תשלום שנכשל

התראות

הגדרה תיאור
דוא"ל ארגון הגדרה המאפשרת שליחת ההתראות לארגון לכתובת דוא"ל נפרדת מזו המוגדרת בארגון.
לאחר חיוב הוראת קבע מוצלח
לאחר חיוב הוראת קבע שכשל
לאחר ניסיון חיוב הוראת קבע ללא אמצעי תשלום
התראה לארגון בגין הוראות קבע שעבר מועד החיוב שלהן פתיחת אפשרות זו תגרום לכך שאחת לעשרה ימים המערכת תבדוק אם יש הוראות קבע שעבר מועד החיוב שלהן, והן עוד לא חויבו (ולכן יש לבצע חיוב הוראות קבע ידני, או לעבור לחיוב אוטומטי).
תמיכה בהתראות ללקוחות ספציפיים סימון הגדרה זו יוסיף לכל כרטיס לקוח/ה שדה נוסף המאפשר להגדיר אליו תישלח התראה במקרה של חיוב מוצלח. ניתן להשתמש בהגדרה זו במידה והארגון מוגדר לא לשלוח התראות ללקוח/ה בחיוב תקין, אך יש לקוחות ספציפיים אליהם אתם רוצים בכל זאת לשלוח התראה.