OFFICEGUY

הנהלת חשבונות עבור לקוחות מותג פרטי

רקע

מערכת OfficeGuy מציעה למייצגים לנהל את הנישומים שלהם בצורה יעילה ואפקטיבית שעוד לא נראתה בשום מקום.
מערכת OfficeGuy היא מערכת ששמה את הלקוחות בקידמה. בין אם הם עוסקים, חברות או עמותות.
אבל מעל השכבה של הלקוחות, המערכת נותנת לרואי חשבון ומנהלי חשבונות מערכת ניהול עוצמתית ויעילה לניהול הלקוחות בכל היבט.

קצת על השפה שלנו, 
הנישומים אצלנו הם "ארגונים". ארגון יכול להיות עוסק פטור, עוסק מורשה, עמותה, חברה ועוד סוגי התארגנות אחרים.
מייצגים הם "בעלי מותג פרטי", בין אם הם מנהלי חשבונות, רואי חשבון, יועצי מס או כל מי שעוזר לארגונים בתהליכים החשבונאיים/כספיים. 

מותג פרטי

מה זה "מותג פרטי"? זו הגדרה במערכת שנועדה להגיד שלקוחות מסוימים של המערכת משוייכים למישהו - בעל המותג. בתחילה היא נועדה למשווקים, אבל היום היא משמשת בעיקר רואי חשבון, שגם יכולים להגדיר שבמקום שתופיע המילה OfficeGuy בסרגל העליון במסך, יופיע השם שלהם.

איך מצרפים ארגונים למותג הפרטי?
  1. יצירת ארגון מתוך מסך המותג הפרטי.
  2. שליחת קישור להרשמה למשתמש (ההרשמה יוצרת ארגון תחת המותג הפרטי)
  3. שליחת קישור להצטרפות למותג, לארגון שכבר קיים במערכת (ההרשמה מחברת את הארגון למותג).

אז איך עובדת הנהלת החשבונות לארגונים?

הכנסות

הבסיס של הנהלת החשבונות במערכת, הוא תיעוד ההכנסות במערכת על ידי הארגונים.
בין אם ההזנה מתבצעת על ידי הקלדת מסמכים ידנית, הפקה אוטומטית בעת סליקת אשראי ידנית, בחנות הוירטואלית, בהוראת קבע, דרך WooCommerce ועוד.

כל הדרכים מובילות ליצירת תנועות היומן של ההכנסות בתוך המערכת.

הוצאות

הצעד הבא, הוא תיעוד ההוצאות של הארגונים. 
אם נודה באמת, רוב הארגונים מעבירים למייצגים שלהם את ההוצאות בצורה מאוד לא אפקטיבית.

הזנת נתונים
אנחנו מציעים לכם להציע להם אחת משתי אפשרויות:
  1. במינימום, לצלם/להעלות את ההוצאות ולא להעביר לכם אותם פיזית. תחת "ניהול הוצאות" ישנו כפתור "צילום הוצאה מהיר" שמאפשר לצלם חשבונית מהנייד או להעלות אותה מהמחשב בשתי שניות.
  2. במקסימום, לבצע תיעוד הוצאות מלא במערכת. העלאת החשבוניות ומילוי הפרטים עליהן.
כמובן שאפשר לבצע את התהליך בהדרגה, על ידי צילום חלק מההוצאות או העלאת הוצאות שהגיעו בצורה דיגיטלית.

תיוק הוצאות
תיוק ההוצאות מתבצע באמצעות מסך: "תיוק הוצאות טיוטה". מסך זה מאפשר תיוק מהיר ונוח באמצעות תצוגת Side-by-Side של צילום המסמך והשדות הרלוונטיים, עם התראה במקרה של חשד של הזנת הוצאה כפולה.
במסך הבית של אפליקציית מותג פרטי ניתן להציג את את הארגונים שיש להם הוצאות שממתינות לתיוק באמצעות לחיצה על כפתור: "הצגת ארגונים עם הוצאות לתיוק".
בקרוב נציע גם שירותי OCR שיאפשרו וידוא שהסריקה התבצעה באיכות מספקת וגם הזנה אוטומטית של חלק מהשדות.

אחוזי הכרה
תחת "ניהול הוצאות > פריטי הוצאות" הכנסנו אינדקס ברירת מחדל של פריטי ההוצאות ואחוזי ההכרה למע"מ ולמס הכנסה.
תוכלו כמובן לשנות את ההגדרות תחת כל ארגון על מנת שיתאים לסוג העסק.

דוחות חודשיים

בעזרת הכנסות, הוצאות ואחוזי הכרה הייחודיים לארגון, המערכת בונה לכם דוח מע"מ ודוח מקדמות מס הכנסה.
לבינתיים, יש צורך להתחבר לארגון ומשם לגשת לדוחות (הקישורים קבועים, אז אפשר להתחבר ולהדביק את הקישור בכתובת בקלות).

לאחר הגשת הדוחות, מומלץ ללחוץ על "סגירת תקופה" על מנת לסמן את כל המסמכים בתקופה כסגורים. 
בעזרת זאת, ברגע שמופק מסמך לדיווח מתקן (מסמך שהינו מיוחס לתקופה שנסגרה), המערכת מזהה זאת, תתריע לכם על כך, ותוכלו לבצע דוח מתקן בקלות.
בנוסף, במסך מותג פרטי תוכלו ללחוץ על הצגת ארגונים לפי סגירת תקופות דיווח על מנת לראות איזה ארגונים דורשים סגירת תקופת דיווח (כי לא סגרתם להם הרבה זמן), וגם תוכלו ללחוץ על הצגת ארגונים עם צורך בדוח מתקן על מנת לראות באיזה ארגונים יש מסמכים שממתינים לדוח מתקן!

אישור ניהול ספרים ואישור ניכוי מס במקור

המערכת מאפשרת לכם בקלות לבצע מעקב אחרי תוקף האישורים ולהפיק אותם בקלות.
כל זאת, מתוך מסך הבית של אפליקציית מותג פרטי, ובעדכון שמתבצע אוטומטית מאחורי הקלעים!
פשוט לחצו על הצגת פרטי ניהול ספרים וניכוי מס במקור, ותוכלו לראות אם האישורים בתוקף, ופרטים עליהם.

אפליקציות נוספות שכדאי להכיר

התאמות בנקים - התאמה פשוטה בין חשבון הבנק לבין הספרים. כולל שאיבת נתונים אוטומטית מחשבון הבנק.
התאמות אשראי - התאמה משלב החיוב ועד הזיכוי בבנק. כולל שאיבת נתונים אוטומטית מחברות האשראי.
ניהול שיקים ומזומנים - לניהול קופת שיקים, קופת מזומנים והפקדות משתיהן.
המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.