OFFICEGUY

הכנסת הלקוחות לעבודה עם OfficeGuy

בסיס העבודה עם אפליקציית משרד הנה"ח הוא כתוכנת הנהלת חשבונות פשוטה וחדשנית כאחד.
הנה"ח הכוללת תנועות יומן, דוחות חשבונאיים, דיווחים לרשויות, ובעצם כל מה שצריך להנהלת חשבונות והרבה מעבר למה שצריך (על עבודת מנהלי חשבונות במערכת ניתן לקרוא בדף האפליקציה. להרחבה על הנהלת החשבונות במערכת, לחצו כאן). בין השאר, השיטה המומלצת לניהול הוצאות לוקחת אתכם לשלב הבא של הנהלת החשבונות עם סריקה אוטומטית, תיוק חכם ועוד. אבל גם זה לא הכל. 

התפוקה מגיעה לשיא כאשר גם המייצגים וגם המיוצגים עובדים ביחד באותה המערכת. החוזקות של OfficeGuy בשוק המערכות לעסקים ועמותות עוזרות מאוד למייצגים להכניס את לקוחותיהם לעבודה במערכת.
דף זה יסביר על צירוף הלקוחות למערכת והתועלות שבכך.
ניתן להציע ללקוחות להשתלב במערכות ברמות שונות, החל מעבודה מינימלית, אינטואיטיבית ופשוטה של ניהול הכנסות והעלאת הוצאות בצורה עצמאית או דרככם, ועד מעבר מלא לשימוש במערכת עם מגוון אפליקציות רחב ביותר (לרבות סליקת אשראי, הוראות קבע, חנות וירטואלית, הפצת ניוזלטרים, שליחת סמסים ועוד).

למה זה טוב לעבוד עם הלקוחות על אותה מערכת?
  • בכל אחת מהרמות האפשריות של העבודה המשותפת ניתן ערך. החל מצפייה בנתונים, דרך העלאת הוצאות, ניהול הכנסות או עבודה מלאה במערכת. עצם היוזמה של המשרד יוצרת רושם חיובי אצל הלקוחות ובנוסף הלקוחות עובדים בצורה מודעת יותר, מסודרת יותר, מתקדמת, טכנולוגית. 
  • מתן אפשרות ללקוחות להעלות הוצאות מקל עליהם את התהליך של העברת ההוצאות אליכם (הם יכולים לצלם מהפלאפון, להעלות מהמחשב או לעשות Forward במייל, מה שנוח להם).
  • העלאת הוצאות שוטפת ע"י הלקוחות מקלה על משרדי הנה"ח באינספור דרכים. 
    ראשית, אם לא עבדתם בעצמכם עם העלאת הוצאות למערכת לפני כן, אז כמובן שהעבודה עם סריקות הוצאות ותיוקן בשיטה המומלצת של סיווג חכם חוסכת המון זמן בסיווגי ההוצאות.
    שנית, העלאה ע"י הלקוחות מאפשרת הקלדת נתונים לאורך החודש בשביל להוריד את לחץ העבודה לקראת הדיווחים לרשויות.
    שלישית, לא צריכים לרדוף אחרי הלקוחות, לא צריכים לקבל מסמכים מקומטים, ולהתעסק בקבלת קהל או שליחויות.
    רביעית, דוח ארגונים עם הוצאות לתיוק (אליו ניתן גם להגיע בלחיצה על הוצאות לתיוק באפליקציית משרד הנה"ח), מאפשר לכם לנווט בקלות בין הארגונים לסיווג ההוצאות שהועלו.
    מתוך היתרונות הנוספים, יש עוד יתרון אחד שחשוב לציין של היכולת להחזיר הוצאות ללקוחות במקרה שהועברו הוצאות לא מוכרות, לא קריאות, או שדורשות בירור נוסף.
  • לקוחות שגם מזינים את ההכנסות שלהם במערכת, נהנים מהמערכת הכי אינטואיטיבית והכי פשוטה לשימוש בארץ. אך יתרה מכך, מאפשרים לכם להימנע מכל התהליך של ייצוא נתונים, ייבוא נתונים והקלדת נתונים ומאפשרים לכם להתמקד בעיקר - הנהלת חשבונות.
  • לקוחות שצריכים יכולות נוספות של המערכת, כמו סליקת אשראי, הוראות קבע, חנות וירטואלית, הפצת ניוזלטרים, שליחת סמסים וכל שאר היכולות של המערכת, נהנים ממערכת משולבת וחזקה שגם מחוברת למשרד הנהלת החשבונות שלהם.
  • כאשר אתם מכניסים את הלקוחות האלה למערכת, אתם נהנים אוטומטית גם מעמלות יפות ביותר של תוכנית שותפים.
  • רוב המערכות בארץ ובעולם, לא נבנו מתוך מחשבה על המייצגים. המחשבה על המייצגים נכנסת לכל מקום במערכת, אפילו בסנכרון העבודה בין חברי הצוות אצלכם. כאשר הלקוחות נותנים הרשאה לאחד מחברי הצוות, כל הצוות מקבל את ההרשאה בצורה אוטומטית ויכול לגשת בקלות לנתונים מתוך "משרד הנה"ח" (אליו ניתן להגיע מכל מקום בקליק באמצעות לחיצה על כפתור "בחזרה למשרד שלי" בחלק העליון של הסרגל הימני).
  • המערכת מאפשרת לכם לעשות הרבה יותר מאשר רק הנהלת חשבונות ללקוחות. המערכת מאפשרת הנהלת חשבונות חד צידית והנהלת חשבונות כפולה, ניהול הגבייה מהלקוחות, מעקב דיווחים לרשויות, ועוד ועוד.
  • קיבוץ רוב הלקוחות לאותה המערכת, מאפשר לכם ולצוות המשרד כולו לעבוד עם פחות מערכות, בסטנדרט אחיד יותר, עם שיטת עבודה אחידה יותר. יותר יעילות, יותר תפוקה. 

איך מכניסים את הלקוחות למערכת?

נזכיר ראשית את השיטה הבסיסית בה עובדים בלי הלקוחות במערכת. בשיטה זו, אפליקציית משרד הנה"ח היא הבסיס. פותחים תיקים תחת "צירוף ארגונים למשרד > יצירה ידנית של ארגון חדש", ועושים הנהלת חשבונות, בלי קשר ללקוחות. 
הסבר זה יתייחס למצב שבו אתם פותחים את החשבון במערכת עבור הלקוחות. 
ניתן לקרוא בלחיצה כאן על כל האפשרויות לצירוף לקוחות למערכת, לרבות האפשרות להפיק קישור על מנת לאפשר ללקוחות שלכם להתחבר אליכם בצורה עצמאית.

  • הדרך הכי קלה להכניס את הלקוחות למערכת היא בעת יצירת ארגון חדש. בעת יצירת הארגון מופיעה לכם האפשרות להקליד את כתובת הדוא"ל שלהם למתן הרשאה אוטומטית ושליחת מייל הזמנה.
  • כבר פתחתם את הארגון ללקוח/ה? כנסו אל "הגדרות מערכת > ניהול משתמשים" ושלחו ללקוח/ה מייל הזמנה אוטומטי באמצעות כפתור הוספת משתמש/ת, בשיטה זו אפשר גם לקבוע סיסמה ללקוח/ה.
מה קורה אחרי מתן הרשאה ללקוח/ה?