OFFICEGUY

ניהול הוצאות למנהלי חשבונות

חלק מרכזי מעבודת הנהלת החשבונות הינה ניהול הוצאות.
דף זה יסביר על תהליך ניהול ההוצאות בהתבסס על אפליקציית ניהול הוצאות ותיק מנוהל תחת אפליקציית משרד הנה"ח. ניתן לקרוא על כל אפשרויות הנהלת החשבונות של המערכת בלחיצה כאן.

אפשרויות שונות בתהליך ניהול הוצאות

התהליך מתאפשר בכמה דרכים. תוכלו להשתמש בדרך המתאימה לכם, או בשילוב ביניהן: 
  1. סיווג צילומים חכם - השיטה המומלצת! העלאת צילומים למערכת באחת מהדרכים האפשריות, וסיווג ההוצאות באמצעות מסך חכם הסורק את הנתונים אוטומטית.
  2. קליטת תנועות יומן - כנהוג ברוב תוכנות הנהלת החשבונות.
  3. הפקת מסמכי הוצאה - תיעוד חשבוניות הוצאה ותשלומים. שיטה מקבילה לתנועות יומן, קצת פחות מהירה אך יותר ידידותית למשתמש/ת הפשוט/ה לעומת עבודה עם תנועות יומן בלבד.

סיווג צילומים חכם

סיווג צילומים חכם מתבסס על שלושה שלבים.
העלאת צילומים למערכת > תהליך אוטומטי של סריקה וסיווג ראשוני > מעבר ידני על הסיווג במסך חכם.

העלאת צילומים

שלב העלאת הצילומים יכול להתבצע על ידכם או על ידי הלקוחות שלכם באחת הדרכים המפורטות כאן
מעבר לדרכים המפורטות, למנהלי חשבונות ישנו כפתור העלאת הוצאה מתוך המסך הייעודי למנהלי חשבונות.
קראו כאן על היתרונות בהכנסת הלקוחות לעבודה במערכת (דף תוכן בתהליך כתיבה).

כך או כך, העלאת צילומים יוצרת הוצאות טיוטה, אשר מצטברות תחת "דוח ארגונים הממתינים להוצאות לתיוק" באפליקציית משרד הנה"ח, אליו ניתן להגיע בלחיצה על הכותרת "הוצאות לתיוק" או דרך כפתור "הצגת דוחות על הארגונים". 

תהליך אוטומטי של סריקה וסיווג ראשוני

תהליך הסריקה הוא המוח בתהליך ניהול ההוצאות. 
הסריקה מתחילה אוטומטית מאחורי הקלעים לאחר העלאת קבצי ההוצאות, בכל אחת מהדרכים האפשריות. 
התהליך משתמש בכלים טכנולוגיים מתקדמים על מנת להוציא את המידע המירבי מתוך ההוצאה, לעבד אותו בשיטות מתמטיות וסטטיסטיות מתקדמות (Big Data, AI, Machine Learning), ולהציע לכם סיווג להוצאה. 
התהליך מכוון לקרוא את הנתונים הבאים: תאריך, ספק/ית, פריט/סיווג הוצאה, סכום ומספר חשבונית.
כאשר המערכת מזהה תוצאה בוודאות גבוהה יחסית, היא תבחר אותה והיא תופיע במסך תיוק הוצאות עליו נספר בחלק הבאה.

סיווג הוצאות במסך חכם

מסך תיוק הוצאות טיוטה נגיש לכם מתוך המסך הייעודי למנהל/ת החשבונות או מתוך אפליקציית ניהול הוצאות.
המסך מאפשר לאשר או לעדכן את הסיווג הראשוני שבוצע בצורה אוטומטית בעזרת תצוגה של המסמך לצד הנתונים בתוכו (Side by side). בנוסף, קיימות במסך לוגיקות רבות שעוזרות בתהליך כמו ניהול תקופות, החזרת הוצאה ללקוח/ה לטיפול ועוד.

קליטת תנועות יומן

ניתן לקלוט תנועות יומן מתוך המסך הייעודי למנהלי חשבונות.

מסמכי הוצאה "מלאים"

מסמכי הוצאה מלאים מקבילים למסמכי הכנסות. על פירוט הסוגים השונים ניתן לקרוא כאן.
ניתן ליצור מסמכי הוצאה מתוך אפליקציית ניהול הוצאות או מתוך המסך הייעודי למנהלי חשבונות.