OFFICEGUY
הפקת מסמך זיכוי או ביטול מסמך קיים היא פעולה שיש לבצע כאשר חלה טעות במסמך חשבונאי שהופק במערכת. הצורך בהפקת מסמך זה יכול לנבוע מכמה סיבות – טעות הקלדה, שגיאה בשם הלקוח או בסכום המסמך, עסקה שכבר הופק עבורה מסמך חשבונאי אך בוטלה (כולה או חלקית) ועוד סיבות רבות ומגוונות. במקרה כזה יש להפיק מסמך זיכוי שלמעשה "מבטל" את המסמך שהופק ומייצר פעולה הופכית למסמך המקורי. מבחינה חשבונאית ומבחינת מיסוי מסמך הזיכוי מאפס את המסמך המקורי.

לפי תקנות הנהלת חשבונות, כל מסמך חשבונאי שהונפק על ידי עוסק, לרבות מסמך שהופק בטעות מכל סיבה שהיא, חייב להיות מתועד בספרי הארגון. הן המסמך המקורי והן מסמך הזיכוי חייבים בדיווח לרשויות וכמו כן יש להעביר ללקוח את מסמך הזיכוי ומכאן ההכרח להפיק מסמכי זיכוי כנגד מסמכי חיוב שגויים. תקנות אלו תקפות לגבי כל ארגון המפיק מסמכים חשבונאיים בין אם באמצעות פנקס קבלות / חשבוניות ידני ובין אם באמצעות מערכת אלקטרונית כמו OfficeGuy.

זיכוי (ביטול / תיקון) מסמך

OfficeGuy מאפשרת להפיק מסמכי זיכוי בכמה אופנים בהתאם לצרכי ניהול החשבונות של הארגון באמצעות כמה פעולות פשוטות. כל אחת מהאפשרויות מתאימה עבור סוג אחר של שינויים נדרשים.

כדי ליצור מסמך זיכוי / ביטול במערכת יש להיכנס אל "עמוד ניהול חשבונות > איתור המסמך ופתיחתו במצב תצוגה מקדימה > לחיצה על זיכוי (ביטול / תיקון) מסמך בסרגל פעולות > בחירה באחת מהאפשרויות הבאות":

  1. ביטול המסמך
  2. עדכון נתון כלשהו במסמך
  3. זיכוי ידני של המסמך
  4. זיכוי באשראי (במידה ואפליקציית סליקת אשראי מותקנת בארגון)

ביטול המסמך

  • ביטול מסמך ויצירת מסמך זיכוי נגדי זהה באופן אוטומטי.
  • לדוגמא – הפקת חשבונית מס/קבלה זיכוי המבטלת ומאפסת חשבונית מס/קבלה.
  • יצירת המסמך הנגדי מתבצעת ללא יכולת לערוך נתונים במסמך הזיכוי שנוצר. יש לבחור באפשרות זו כאשר ברצונכם לזכות את המסמך המקורי ללא ביצוע שינוי כלשהו במסמך.
  • אפשרות לבחור את תאריך הפקת מסמך הזיכוי – האם תאריך המסמך יהיה זהה לתאריך מסמך המקור או התאריך הנוכחי של יום הפקת מסמך הזיכוי.
  • יצירת קישור בין מסמך המקור למסמך הזיכוי – שני המסמכים יופיעו באותה שורה בעמוד ניהול חשבונות.

עדכון נתון כלשהו במסמך

  • ביטול מסמך ויצירת מסמך זיכוי נגדי זהה באופן אוטומטי ובמקביל יצירת שכפול של המסמך המקורי לצורך תיקון ועריכה והפקת מסמך חדש.
  • לדוגמא – הפקת חשבונית מס/קבלה זיכוי המבטלת ומאפסת חשבונית מס/קבלה ובמקביל יצירת חשבונית מס/קבלה חדשה הניתנת לעריכה לפני הפקתה.
  • אפשרות זו פועלת למעשה בשני אופנים – מצד אחד היא יוצרת אוטומטית מסמך זיכוי נגדי מקושר למסמך השגוי ומצד שני נוצר מסמך חדש ועצמאי אותו ניתן לערוך.
  • בחירה בפעולה זו מתאימה למצב בו עליכם לזכות מסמך קיים בשל טעות כלשהי שנפלה בעת הפקת המסמך ולהפיק במקביל מסמך חדש עם אפשרות לעריכת הנתונים המופיעים בו.
  • אפשרות לבחור את תאריך הפקת מסמך הזיכוי – האם תאריך המסמך יהיה זהה לתאריך מסמך המקור או התאריך הנוכחי של יום הפקת מסמך הזיכוי. 

זיכוי ידני של המסמך

  • ביטול המסמך השגוי אינו מתבצע באופן אוטומטי אלא רק לאחר עריכה והפקה ידנית.
  • בחירה בפעולה זו מפנה אל מסך יצירת מסמך נגדי בצורה המאפשרת לערוך את כל פרטי מסמך הזיכוי באופן ידני ולשנות בו נתונים לפני הפקתו.
  • אפשרות ביצוע זיכוי חלקי, באמצעות הזנת סכומים שונים מהסכומים שהוזנו במסמך המזוכה.
  • פעולה זו מאפשרת לשנות פרטים מהותיים במסמך הזיכוי ולכן יש לשים לב לאמיתות ותאימות הנתונים ביחס למסמך המקור לפני הפקת מסמך הזיכוי.
  • אפשרות לקבוע את תאריך מסמך הזיכוי באופן עצמאי ולבחור את התאריך הרצוי לכם.

זיכוי באשראי

  • פעולה זו מבצעת 2 פעולות במקביל – זיכוי כספי של כרטיס האשראי של הלקוח והפקת מסמך זיכוי נגדי למסמך החיוב המקורי באופן אוטומטי.
  • בחירה באפשרות זו רלוונטית במידה ונדרש לבצע זיכוי באשראי ולהחזיר ללקוח כסף.
  • בעת ביצוע הזיכוי תוכלו לבחור את סוג המסמך שיופק לאחר ביצוע הפעולה ואף לבחור לא להפיק מסמך בגין פעולה זו.
  • בחירה באפשרות זו מפנה אל מסך המאפשר להגדיר כמה כסף להחזיר ללקוח/ה באמצעות פקודת זיכוי אוטומטית לחברת סליקת האשראי שלכם. ניתן לבצע זיכוי מלא או חלקי.

ביטול/ תיקון מסמך זיכוי

כאשר מפיקים בטעות מסמך זיכוי ניתן לבטלו באמצעות פעולה נגדית ויצירת מסמך חיוב. פעולה זו למעשה מבטלת את מסמך הזיכוי ומייצרת מסמך חיוב חדש. כדי לבטל את מסמך הזיכוי יש לבצע כמה פעולות פשוטות: 

"בעמוד ניהול חשבונות יש לאתר את מסמך הזיכוי הרלוונטי וללחוץ עליו > כאשר תפתח התצוגה המקדימה של המסמך יש ללחוץ בסרגל פעולות על ביטול/ תיקון מסמך זיכוי > לבחור באופן הפקת מסמך הזיכוי" (ביטול המסמך, עדכון נתון כלשהו במסמך או זיכוי ידני של המסמך) כמפורט לעיל.

זיכוי חלקי של מסמך

  • ניתן לבצע זיכוי חלקי של מסמך חיוב ולאחר מכן לבצע זיכוי על יתרת הסכום.
  • על מנת לבצע זיכוי חלקי של מסמך, יש לבחור באפשרות "זיכוי ידני של המסמך".
  • בעת עריכת מסמך הזיכוי יש לקבוע את סכום הזיכוי החלקי או את המוצרים/השירותים עבורם יבוצע הזיכוי.
  • בעת השלמת יתרת הזיכוי יש לוודא כי הסכומים והמוצרים עבורם נוצר הזיכוי המשלים תואמים ומשלימים את הזיכוי החלקי שכבר בוצע.
  • כאשר יוצרים זיכוי בשתי פעימות (זיכוי חלקי ויצירת זיכוי נוסף בהמשך) שני מסמכי הזיכוי ישויכו אל מסמך החיוב המקורי שזוכה.

כללים לעבודה נכונה עם מסמכי זיכוי

OfficeGuy מאפשרת למשתמשי המערכת להפיק מסמכי זיכוי בכמה פעולות פשוטות. יחד עם זאת, חשוב לשמור על כמה כללים לעבודה נכונה עם מסמכי זיכוי על מנת לשמור על סדר וארגון בניהול המסמכים בחשבון, לאפשר מעקב יעיל ונוח ולהימנע מטעויות ויצירת מסמכים חשבונאיים שלא לצורך.

  • חשוב להקפיד להפיק את מסמך הזיכוי מתוך מסמך החיוב השגוי על מנת ליצור קישור בין המסמכים במערכת ולשמור על סדר וארגון בתצוגת המסמכים החשבונאיים.
  • מומלץ להימנע מהפקת מסמך זיכוי עצמאי שאינו מקושר אל מסמך חיוב במערכת על מנת לשמור על התנהלות תקינה וצמצום טעויות חשבונאיות.
  • בעת הפקת מסמך זיכוי (למעט כאשר בוחרים בביטול מסמך) ניתן לשנות ולעדכן בו נתונים שונים ומהותיים (סכום, ספק וכו') ולכן יש להקפיד ולבדוק את הנתונים במסמך הזיכוי בהשוואה למסמך המקור לפני הפקתו.
  • את כל מסמכי הביטול / זיכוי ואת המסמכים המקושרים אליהם (אם ישנם) ניתן לראות על ידי "לחיצה בסרגל פעולות על פירוט מסמכים לפי סוג > פירוט זיכויים/ ביטולים". מסך זה מעניק אינדיקציה לגבי מסמכי הזיכוי שהופקו בחשבון, מקל על איתור מסמכי זיכוי שהופקו בחשבון ומסייע לדעת האם ישנם מסמכי זיכוי עצמאיים שאינם מקושרים למסמך חיוב כלשהו.
  • במידה והמסמך נוצר כחלק מסליקת אשראי וברצונכם לבטל את עסקת האשראי (ולהחזיר ללקוח/ה את הכסף שנגבה), יש לבצע זיכוי באשראי.
  • הסכומים המופיעים במסמך זיכוי אינם מופיעים בסכום שלילי מה שעלול להטעות לעתים. כותרת המסמך מבהירה כי מדובר במסמך זיכוי.