OFFICEGUY

יבוא מסמכים באמצעות תבנית הייבוא של OfficeGuy

תבנית הייבוא של OfficeGuy מאפשרת יבוא מספר רב של מסמכים יחד אל המערכת באמצעות כמה פעולות פשוטות:
  1. נכנסים אל תיקיית המסמכים הרלוונטית בעמוד אפליקציית ניהול חשבונות על ידי "לחיצה על "פירוט מסמכים לפי סוג" בסרגל הפעולות > בוחרים את סוג המסמך אותו רוצים לייבא (קבלה, חשבונית מס וכו') > לוחצים על פעולות נוספות > יבוא נתונים."
  2. לוחצים על "הורדת תבנית" על מנת להוריד למחשב קובץ בעל מאפיינים התואמים לתיקיית המסמכים הרלוונטית.
  3. ממלאים את הנתונים בקובץ בהתאם לתבנית המופיעה בו ושומרים את הקובץ.
  4. טוענים את הקובץ אל תוך המערכת, לוחצים על תצוגה מקדימה, בודקים את הנתונים ומאשרים את טעינת הקובץ.
  5. המערכת תבצע טעינה של הנתונים בקובץ התבנית ותיצור מסמך עבור כל שורה תקינה המופיעה בקובץ.
  6. במקביל יישלח מייל לארגון אשר יציג את סטטוס טעינת הקובץ ויצירת המסמכים במערכת.

הערות חשובות:
  • בשיטה זו מוזנים נתוני המסמכים באופן ידני ונוצרים במערכת מסמכים חדשים ועל כן יש להקפיד על הזנה נכונה של הנתונים בקובץ על מנת להימנע מטעויות חשבונאיות ומיצירת מסמכים עם נתונים שגויים.
  • יבוא מסמכים באופן הזה מתבצע מתוך תיקיית סוג המסמך הרלוונטי אותו רוצים לייבא אל OfficeGuy. לדוגמא - במידה ורוצים לייבא חשבוניות מס יש להיכנס אל תיקיית חשבוניות מס באפליקציה, לשמור תבנית קובץ המותאמת לסוג מסמך זה, למלא את הנתונים ולטעון את הקובץ למערכת.
  • מספור המסמך שמייבאים למערכת יהיה בהתאם לרצף מספור סוג המסמך הספציפי. עבור משתמשים חדשים ובעת מעבר ממערכת ניהול חשבונות מקבילה מומלץ לערוך את מספור המסמכים על מנת ליצור התאמה במספור המסמכים ולאפשר המשכיות חשבונאית תקינה.
בלינק הבא תוכלו לקרוא בהרחבה על יצירת קובץ מרובה מסמכים ועל הפרמטרים שעל הקובץ להכיל.