OFFICEGUY

יבוא נתונים מחשבונית ירוקה אל OfficeGuy

OfficeGuy מאפשרת מעבר קל ומהיר ממערכת ניהול חשבונות דיגיטלית אחרת והתחלת עבודה מהירה במערכת. באמצעות מנגנון יבוא הנתונים של OfficeGuy ניתן לייבא אל המערכת כמעט כל סוג של מידע או נתון בתהליך קצר ופשוט, בין אם מדובר ביבוא נתונים מורכב, נתונים פשוטים או יבוא נתונים במבנה אחיד.

יבוא הנתונים אל תוך המערכת מתבצע בשני שלבים – ייצוא הנתונים ממערכת הנהלת החשבונות הישנה וטעינתם אל תוך OfficeGuy. בדרך זו ניתן לייבא מסמכים חשבונאיים, רשימת לקוחות ונתונים ומידע נוסף.

מכיוון שבכל מערכת ניהול חשבונות מתבצע תהליך מעט שונה של ייצוא נתונים חשוב לבצע את יבוא הנתונים אל OfficeGuy תוך הקפדה על סדר הפעולות הרלוונטי לכל מערכת.

יבוא מסמכים מחשבונית ירוקה אל OfficeGuy

  1. מפיקים קובץ במבנה אחיד בתוך מערכת חשבונית ירוקה על ידי לחיצה על "דוחות (בתפריט העליון) > דוחות לרשויות > מבנה קבצים אחיד". יש להזין את טווח התאריכים ממנו תפיק המערכת את קובץ המסמכים.
  2. מורידים את הקובץ ושומרים אותו במחשב. הקובץ נוצר בפורמט zip והוא צריך להכיל את הקבצים BKMVDATA.TXT ו-INI.TXT. אין צורך לחלץ את הקבצים או לבצע כל פעולה אחרת.
  3. מעלים את הקובץ אל OfficeGuy - נכנסים אל הלינק הבא וטוענים את הקובץ שהורדתם מחשבונית ירוקה. לוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לצפות במסמכים שיועלו למערכת.
  4. לוחצים על "טעינה" בסרגל פעולות לצורך השלמת תהליך טעינת המסמכים למערכת. תהליך הטעינה עשוי לקחת מספר דקות.
  5. המסמכים שנטענו למערכת יתווספו אל תצוגת המסמכים באפליקציית ניהול חשבונות.
  6. במידה והלקוח אינו קיים במערכת ייווצר באופן אוטומטי כרטיס לקוח חדש אך כרטיס זה לא יכלול את פרטיו המלאים של הלקוח. על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים יש לבצע תחילה יבוא לקוחות.

יבוא לקוחות מחשבונית ירוקה אל OfficeGuy

OfficeGuy מאפשרת לייבא למערכת גם את רשימת הלקוחות הקיימת בחשבונית ירוקה באמצעות כמה פעולות פשוטות:
  1. מייצאים קובץ אקסל של רשימת הלקוחות בחשבונית ירוקה דרך כניסה אל "עמוד לקוחות > יצוא כל הלקוחות" ושומרים אותו במחשב.
  2. נכנסים ב-OfficeGuy אל "תיקיית לקוחות/ספקים > פעולות נוספות (בסרגל פעולות) > יבוא נתונים."
  3. מורידים קובץ תבנית לייבוא מ-OfficeGuy אליה יש להזין את הנתונים ושומרים במחשב.
  4. מעתיקים את הנתונים מתוך הקובץ שנוצר בחשבונית ירוקה אל קובץ התבנית אותו הורדתם מתוך OfficeGuy ושומרים. חשוב להזין את הנתונים באופן מותאם לתבנית של OfficeGuy על מנת שתהליך הטעינה יתבצע כראוי.
  5. מעלים את הקובץ עם הנתונים אל המערכת ולוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לראות את הנתונים שיובאו למערכת.
  6. בודקים את תקינות הנתונים ולוחצים על טעינה.
  7. בסיום תהליך הטעינה ייווצרו כרטיסי לקוח עבור כל לקוח שיובא למערכת ויתקבל מייל בנוגע לסטטוס טעינת הנתונים למערכת.
חשוב! על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים ולהימנע מיצירת כרטיסי לקוחות כפולים במערכת מומלץ לייבא את הלקוחות לפני יבוא המסמכים. 

כאן תוכלו לראות הסבר מפורט על יבוא לקוחות אל OfficeGuy.