OFFICEGUY

יבוא נתונים מ-SmartBee אל OfficeGuy

OfficeGuy מאפשרת מעבר קל ומהיר ממערכת ניהול חשבונות דיגיטלית אחרת והתחלת עבודה מהירה במערכת. באמצעות מנגנון יבוא הנתונים של OfficeGuy ניתן לייבא אל המערכת כמעט כל סוג של מידע או נתון בתהליך קצר ופשוט, בין אם מדובר ביבוא נתונים מורכב, נתונים פשוטים או יבוא נתונים במבנה אחיד.

יבוא הנתונים אל תוך המערכת מתבצע בשני שלבים – ייצוא הנתונים ממערכת הנהלת החשבונות הישנה וטעינתם אל תוך OfficeGuy. בדרך זו ניתן לייבא מסמכים חשבונאיים, רשימת לקוחות ונתונים ומידע נוסף.

מכיוון שבכל מערכת ניהול חשבונות מתבצע תהליך מעט שונה של ייצוא נתונים חשוב לבצע את יבוא הנתונים אל OfficeGuy תוך הקפדה על סדר הפעולות הרלוונטי לכל מערכת.

יבוא מסמכים מ-SmartBee אל OfficeGuy 
  1. מייצרים קובץ במבנה אחיד בתוך מערכת SmartBee על ידי לחיצה על "דוחות (בתפריט העליון) > ייצוא קבצים אחידים > צור קבצים אחידים". יש להזין את טווח התאריכים ממנו תפיק המערכת את קובץ המסמכים.
  2. מורידים את הקובץ שהופק בתוך מערכת SmartBee ושומרים אותו במחשב. הקובץ נוצר בפורמט zip והוא צריך להכיל את הקבצים BKMVDATA.TXT ו-INI.TXT. אין צורך לחלץ את הקבצים או לבצע כל פעולה אחרת.
  3. מעלים את הקובץ אל OfficeGuy – נכנסים אל הלינק הבא וטוענים את הקובץ שהורדתם מ-SmartBee.
  4. לפני טעינת המסמכים אל OfficeGuy לוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לצפות במסמכים שיועלו למערכת.
  5. לוחצים על "טעינה" בסרגל פעולות לצורך השלמת תהליך טעינת המסמכים למערכת. תהליך הטעינה עשוי לקחת מספר דקות.
  6. המסמכים שנטענו למערכת יתווספו אל תצוגת המסמכים באפליקציית ניהול חשבונות.
  7. במידה והלקוח אינו קיים במערכת ייווצר באופן אוטומטי כרטיס לקוח חדש אך כרטיס זה לא יכלול את פרטיו המלאים של הלקוח. על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים יש לבצע תחילה יבוא לקוחות.

יבוא לקוחות מ-SmartBee אל OfficeGuy 

OfficeGuy מאפשרת לייבא למערכת גם את רשימת הלקוחות הקיימת ב- SmartBee באמצעות כמה פעולות פשוטות:
  1. מייצאים קובץ אקסל של רשימת הלקוחות ב-SmartBee דרך כניסה אל "עמוד לקוחות > יצוא לקוחות" ושומרים אותו במחשב.
  2. נכנסים ב-OfficeGuy אל "תיקיית לקוחות/ספקים > פעולות נוספות (בסרגל פעולות) > יבוא נתונים".
  3. מורידים תבנית לייבוא מ-OfficeGuy אליה יש להזין את הנתונים
  4. מעתיקים את הנתונים מתוך הקובץ שנוצר ב-SmartBee אל קובץ התבנית אותו הורדתם מתוך OfficeGuy. חשוב להזין את הנתונים באופן מותאם לתבנית של OfficeGuy על מנת שתהליך הטעינה יתבצע כראוי.
  5. מעלים את הקובץ עם הנתונים אל המערכת ולוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לראות את הנתונים שיובאו למערכת
  6. בודקים את תקינות הנתונים ולוחצים על טעינה.
  7. בסיום תהליך הטעינה ייווצרו כרטיסי לקוח עבור כל לקוח שיובא למערכת ויתקבל מייל בנוגע לסטטוס טעינת הנתונים למערכת.
חשוב! על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים ולהימנע מיצירת כרטיסי לקוחות כפולים במערכת מומלץ לייבא את הלקוחות לפני יבוא המסמכים. 

להסבר מפורט על יבוא לקוחות אל OfficeGuy לחצו כאן.