כל האוספים
המודולים שלנו
לקוחות
איך מייבאים לקוחות אל SUMIT?
איך מייבאים לקוחות אל SUMIT?
עודכן אתמול

ניתן לבצע יבוא לקוחות למערכת באמצעות טעינת קובץ אקסל.

השיטה מבוססת על הורדת קובץ אקסל המותאם לתבנית הייבוא של SUMIT, הזנת פרטי הלקוחות בקובץ וטעינת הקובץ אל המערכת. שיטת יבוא זו מאפשרת להזין ולערוך את פרטי הלקוחות באופן ידני, לייבא את הקובץ אל המערכת וליצור מספר רב של כרטיסי לקוחות חדשים במערכת בפעולה מהירה אחת.

כאשר מייבאים מסמכים, למשל באמצעות קובץ מבנה אחיד, המערכת תיצור כרטיס לקוח/ה על סמך הפרטים המופיעים במסמך. יחד עם זאת, על מנת לייבא את פרטי הלקוח המלאים ולהימנע מיצירת כרטיסי לקוחות כפולים במערכת מומלץ לייבא את הלקוחות לפני יבוא המסמכים.

במידה וייבוא הלקוחות מתבצע כחלק ממעבר אל SUMIT ממערכת הנהלת חשבונות מקבילה יש לייצא את נתוני הלקוחות מן המערכת הישנה ולהזין את הנתונים אל תוך קובץ התבנית שהורדתם מ-SUMIT.

איך עושים את זה?

  1. נכנסים אל "מודול לקוחות > פעולות נוספות (...) > יבוא נתונים".

  2. מורידים תבנית לייבוא אליה יש להזין את הנתונים.

  3. מזינים את נתוני הלקוחות אל קובץ התבנית שהורדתם. חשוב להזין את הנתונים באופן מותאם לתבנית שהתקבלה על מנת שתהליך הטעינה יתבצע כראוי (מה שחשוב זה לשמור על כותרות העמודות בדיוק כפי שהן רשומות. במידה ויהיו בקובץ כותרות עם שמות אחרים - המערכת לא תדע לזהות את סוג הנתונים שבאותה עמודה והטעינה תכשל).

  4. מעלים את הקובץ עם הנתונים אל המערכת ולוחצים על "תצוגה מקדימה" על מנת לראות את הנתונים שיובאו למערכת.

  5. בודקים את תקינות הנתונים ולוחצים על טעינה.

  6. בסיום תהליך הטעינה ייווצר כרטיסי לקוח/ה עבור כל לקוח/ה שיובא למערכת ויתקבל מייל בנוגע לסטטוס טעינת הנתונים למערכת.

טעינת לקוחות עם סטטוס מסוים

ניתן להוסיף לקובץ האקסל גם את הסטטוס של כל לקוח, על מנת שהלקוחות יכנסו מראש למערכת עם הסטטוס המתאים. למשל "ליד", "מתעניין", "פעיל" וכו'.
האפשרות הזאת יכולה להיות רלוונטית למקרה שרוצים להעלות בבת אחת קבוצה גדולה של לקוחות לרשימת תפוצה עבור שליחת דיוור במייל או במסרון. באופן כזה ניתן ליצור מראש את הקבוצה עם סטטוס מתאים שלפיו תוגדר רשימת התפוצה כך שאותם לקוחות יופרדו משאר הלקוחות שכבר קיימים במערכת.

איך עושים את זה?

  1. ראשית, יש ליצור את הסטטוס/ים הדרוש/ים בתיקיית "סטטוסי לקוחות". ניתן לבצע חיפוש על שם התיקיה ("סטטוסי לקוחות") בחיפוש הראשי של המערכת.
    המערכת מגיעה עם מספר סטטוסים קבועים בברירת המחדל וניתן ליצור שם סטטוסים נוספים לפי הצורך.

  2. נכנסים לסטטוס שאותו רוצים להחיל על הלקוחות החדשים שיועלו, ולוקחים מכתובת הURL שלו את מזהה הכרטיס של הסטטוס במערכת.

  3. מוסיפים עמודה לטבלת האקסל, בשם "סטטוס", ומזינים בה את המזהה של הסטטוס אותו רוצים להחיל על כל לקוח (ניתן להזין סטטוס זהה לכל הלקוחות בקובץ או סטטוסים שונים ללקוחות שונים).

  4. מעלים את הקובץ כפי שמוסבר למעלה. ניתן לראות בתצוגה המקדימה האם הסטטוסים עברו באופן תקין כפי שרציתם, לפני ביצוע הטעינה הסופית.


האם קיבלת תשובה לשאלתך?