מה ההבדל בין חשבונית לקבלה?

על מנת לנהל עסק בצורה מוצלחת נדרשת התנהלות נכונה בנוגע לפן החשבונאי של העסק. רישום מסודר של כל העסקאות שבוצעו, מעקב אחר חשבוניות וקבלות משמעותיים לא רק לסדר בעסק, אלא גם להתנהלות מול רשויות המס השונות. אם גם אתם לא מבינים עד הסוף מה ההבדל בין חשבונית לקבלה - הנה הסבר פשוט להבדלים בינהן ולמתי יש צורך בשימוש בכל אחת מהן. כמו כן, מומלץ לקרוא כאן גם על הדרכים היעילות בהן ניתן לשמור על רישום מסודר ומעקב שוטף על המסמכים האלו.

על מנת לעמוד על ההבדלים בין קבלה לבין חשבונית, נסביר מתי נעשה שימוש בכל אחת מהן.

חשבונית או חשבונית מס היא למעשה דרישת תשלום המתעדת מכירת מוצר, או מתן שירות שכבר בוצע. היא יכולה להיות מופקת רק על ידי עסק המוגדר כעוסק מורשה וחברות בע"מ (עסק המוגדר כעוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס). את חשבונית המס נשלח לאחר שסיפקנו את המוצר או סיימנו את העבודה ללקוח, והיא מהווה דרישה של בעל העסק מהלקוח לשלם את הסכום שהוחלט עליו מראש.

חשבונית מס מופקת וקיים לה העתק אותו מתייקים ברישומי העסק. מס הכנסה מגדיר מה הם הפרטים אשר חייבים להימצא בחשבונית המס: תאריך עסקה, מספר סידורי של החשבונית, שמו של העסק, מספר העוסק, כתובת ופרטי התקשרות עם העסק. חשבונית מס כוללת את המחיר ותוספת של מס ערך מוסף (מע"מ).

וכעת לקבלה, ולדרך בה אנו עושים בה שימוש מצד העסק. קבלה מוגדרת כאישור על קבלתו של התשלום. התשלום עשוי להתקבל במספר דרכים: העברה בנקאית, מזומן, שיק, כרטיס אשראי וכן הלאה (כן, גם על עסקת בארטר נדרשת הפקת קבלה). את הקבלה יש להפיק מיד עם קבלתו של התשלום, וזוהי חובה לפי חוקי המס. קבלה צריכה לכלול כמו כן את מירב הפרטים על התשלום שהתקבל. אי הוצאת קבלה עלולה ליצור את הרושם כי מדובר בעסק אשר מעלים מס ולגרום לפסילת ספרי החשבונות של העסק על ידי מס הכנסה. הפקת קבלה מחייבת עבור כל סוגי העוסקים, וביניהם העוסק פטור והעוסק מורשה.

הדרישה להוציא חשבונית או קבלה על ידי בעל העסק מצריכה רישום מסודר שלהן. ניתן לעשות זאת על ידי שימוש בפנקס קבלות או פנקס חשבוניות (בהתאם לסוג העוסק) פיזי, אך קיימת גם דרך פשוטה ויעילה בהרבה, והיא הפקה של מסמכים באופן דיגיטלי. באמצעות מערכות ממוחשבות ניתן ליצור מסמך אחיד לחשבונית כמו גם לקבלה, הנושא את לוגו העסק וכל הפרטים אותם יש להציג. קבלות או חשבוניות דיגיטליות חוסכות לא רק זמן יקר אלא מאפשרות תיעוד של המסמכים ושליפה פשוטה ומהירה שלהם בעת הצורך. בדרך זו ניתן למנוע טעויות שונות ברישום המסמכים ומתבצע מעקב נוח של קבלות וחשבוניות בכל עת.