חיבור פשוט: מה זה חשבונית מס/קבלה?

ניהול עסק, בין אם מדובר בעסק קטן או בעסק בהיקף גדול, מחייב גם התמצאות במושגים שונים מעולם הנהלת החשבונות. חשבונית מס/קבלה משמשת עסקים רבים, והיא אחד המסמכים החשבונאים הנפוצים. באילו מצבים נעשה בה שימוש, האם כל אחד רשאי להפיק אותה ומה חשוב שיהיה כתוב בה. היכרות קצרה עם חשבונית מס/קבלה.

חשבונית מס הוא מסמך שמטרתו תיעוד ביצוע העסקה. היא מהווה גם דרישת תשלום הנשלחת ללקוח לאחר שסופק המוצר או השירות. זהו למעשה תיעוד שבוצעה העסקה, והיא מחייבת בתשלום מס ערך מוסף (מע"מ).

קבלה הוא מסמך נפרד, המהווה אישור על קבלת התשלום עבור השירות או המוצר. בית העסק חייב להוציא קבלה מיד עם קבלתו של התשלום.

חשבונית מס/קבלה הוא מסמך אחיד הכולל למעשה את שני המסמכים מטעמי נוחות, על מנת לפשט את התהליך. אין חובה להשתמש אך ורק בה, וניתן לעשות שימוש נפרד בחשבוניות ובקבלות. 

עסק הרשום כעוסק פטור נדרש רק להוציא קבלה עם קבלת התשלום מהלקוח, ולכן חשבונית מס/קבלה יכולה להיות מופקת רק על ידי עסק המוגדר כעוסק מורשה. הסיבה לכך היא שהעוסק המורשה מוסיף את הסכום של מס ערך מוסף על סכומם של השירות או המוצר שסופקו, בשונה מהעוסק הפטור שאינו מחויב בתשלום מע"מ. חשבונית המס משמשת את העוסק המורשה להתחשבנות מול רשויות המס.

עבור העוסק המורשה, קיים מסמך נוסף, מסוג חשבון/קבלה, מסמך זה מקביל לחשבונית מס/קבלה, אך אינו מכיל את מרכיב המע"מ.

השימוש בחשבונית מס/קבלה יתבצע כאשר העסקה יחד עם מלוא התשלום עבורה מבוצעים בו זמנית. חשבוניות מס/קבלה בנויות בצורה בה הן מכילות מקומות מוגדרים למילוי החלק של החשבונית והחלק של הקבלה. עבור עסק המוגדר בתור עוסק פטור, חשבונית מס/קבלה אינה רלוונטית ולא ניתן לעשות בה שימוש.

במידה והעסקה בוצעה בתשלומים, ניתן להפיק חשבונית מס/קבלה רק עבור התשלום שהתקבל, ולא עבור כל העסקה. מבחינה חוקית, אין זכות לדרוש חשבונית מס בטרם בוצע התשלום על השירות או המוצר.

בתוך חשבונית מס/קבלה יופיעו מספר פרטים המציינים את אופן התשלום (האם התשלום בוצע במזומן, בצ'ק, באשראי, בהעברה בנקאית וכן הלאה), תיאור המוצר או השירות שניתן, יצוינו פרטיו של הלקוח, פרטי העסק, התאריך ומספר סידורי. כחלק מניהול ספרים תקין, העסק שהוציא את החשבונית מחויב להוציא אותה בשני עותקים: העותק המקורי ניתן ללקוח, והעותק השני (העתק) נשמר אצל בית העסק למטרות ניהול חשבונות.

ניתן לרכוש פנקסי חשבוניות מס/קבלה ולמלא אותם באופן ידני בעת הצורך, וקיימת גם אפשרות פשוטה בהרבה: הפקת והוצאת חשבוניות אלה באמצעות תוכנה מקצועית להנהלת חשבונות, אשר שולחת את המסמך ישירות לתיבת המייל של הלקוח. בחירה באופציה הזו מאפשרת חיסכון רב במשאבים וגם יכולת לעקוב בצורה נוחה אחר החשבוניות מס/קבלה המופקות.