OFFICEGUY

איך עובדים עם אפליקציית הנהלת חשבונות?

איך עובדים עם אפליקציית הנהלת חשבונות?

רקע

  • האפליקציה מוצעת לשימוש חינם עד סוף 2021. לאחר מכן תוצע בכ-5 ש"ח לתיק לחודש.
  • כרגע האפליקציה פתוחה למוזמנים בלבד. רוצים הזמנה? מוזמנים להירשם כאן »
  • דף זה מתייחס להנהלת חשבונות חיצונית על ידי מייצג/ת מקצועי/ת. אפשר ללמוד ממנו גם אם אתם עושים הנהלת חשבונות פנימית.
  • המערכת תומכת כרגע בהנהלת חשבונות חד צידית. בקרוב תהיה גם תמיכה בהתאמות וכפולה.
  • הנהלת חשבונות חיצונית מאפשרת פתיחת תיקים ללקוחות ללא הגבלה, גישה לנתונים לכל הצוות וגם עבודה בעמדות מרוחקות.

מושגים

  • "תיק לקוח/ה" - מאגר הנתונים של הלקוח/ה שהינכם מייצגים. כל תיק כולל מנות, תנועות יומן, כרטיסי חשבון, סוגי תנועות, דיווחים לרשויות, הגדרות וכיוצ"ב.
  • "כרטיס חשבון" - ייצוג במערכת שיכולות להיות לו תנועות יומן.
  • "סוג תנועה" - תבנית ברירת מחדל שגורם לתנועת יומן להתפרק למספר "פירוט תנועות יומן" בצורה מסוימת. הקוד יכול לכלול כללים המגדירים: חשבון חובה ראשי, חשבון זכות ראשי, וגם חשבונות משניים. בנוסף, סוג התנועה מאפשר לחלק את סכום התנועה בין החשבונות על פי כלל קבוע.
  • "תנועת יומן" - ייצוג של מספר תזוזות כספים מכרטיסי חשבונות. לרוב, יהיה העברת כסף מכרטיס חשבון אחד (חשבון חובה ראשי) לכרטיס חשבון שני (חשבון זכות ראשי). בתנועה עם מע"מ, התנועה תהיה לתוך שני כרטיסי חשבון, שאחד מהם הוא מע"מ עסקאות/תשומות.
  • "פירוט תנועת יומן" - ייצוג של תזוזת כסף מכרטיס חשבון בודד.
  • "מנה" - אוסף של תנועות יומן, והמקום אליו מזינים תנועות יומן.
  • "מנה סגורה" - מנה שלא ניתן לערוך את התנועות שבתוכה.

ניווט קל

אחרי שתתקינו את אפליקציית הנהלת חשבונות, תגיעו למסך הבית של הנהלת חשבונות ויתווספו לכם שני כפתורים בחלק העליון של הסרגל בצד ימין.
כפתור "הנהלת חשבונות" שמאפשר לכם תמיד לחזור בקלות למסך הבית של האפליקציה וכפתור נוסף שנותן לכם אינדיקציה לאיזה לקוח/ה אתם מחוברים כרגע, ומאפשר לכם לנווט חזרה לדף ניהול תיק הלקוח/ה.

חיבור חכם בין הלקוח/ה להנהלת החשבונות

רוצים ללכת עוד צעד עם הטכנולוגיה?
המערכת מאפשרת לכם להכניס את הלקוחות למערכת הנהלת החשבונות שלכם!
יוצרים להם תיק, שולחים להם מייל, והם מצטרפים.
אם הם כבר חלק מהמערכת, המערכת תצרף אותם בצורה אוטומטית כבר בפתיחת התיק.

בצורה הזו, תוכלו בלחיצת כפתור, מדי חודש, לקלוט את כל ההכנסות שלהם למנה הפתוחה.

דוח מע"מ

במסך דוח מע"מ, חשוב מאוד להגיד למערכת אחרי שביצעתם את הדיווח למע"מ. כך המערכת שומרת מעקב
עבור כל דיווח, איזה תנועות כלולות בו, ומה הסכומים הרלוונטיים לדיווח.
ניתן לבחור באם דוח מע"מ מתייחס למנות סגורות בלבד, או שמא הוא מתייחס גם למנות פתוחות.
דוח מע"מ ניתן לשימוש באחת משלוש דרכים:
  1. דוח מע"מ מצטבר - מאפשר לצפות בסיכום התנועות שנותרו לדיווח.
  2. דוח מע"מ לפי חודשים - מאפשר לצפות בסיכום התנועות שנותרו לדיווח לפי חודשים.
  3. דוח מע"מ בחירת תנועות - מאפשר לצפות בכל התנועות שנותרו לדיווח לפני הדיווח.

דוח מקדמות

במסך דוח מקדמות, חשוב מאוד להגיד למערכת אחרי שביצעתם את הדיווח למס הכנסה. כך המערכת שומרת מעקב עבור כל דיווח, איזה תנועות כלולות בו, ומה הסכומים הרלוונטיים לדיווח.

הנהלת חשבונות חד צידית

באופן אוטומטי, המערכת תדאג שתהיה לכם מנה אחת פתוחה בכל רגע נתון.
יש כאלה שיעדיפו שהמנה תייצג שנה שלמה, אבל זה לא חובה. מי שעובד ככה, אנחנו ממליצים לערוך את תיאור המנה על מנת שייתן ייצוג לשנה הרלוונטי למנה.
כל עוד לא סוגרים את המנה, ניתן לערוך אותה ואת התנועות שהוזנו לתוכה.

מאחורי הקלעים, התנועות החד צידיות עובדות כמו בהנה"ח כפולה בדיוק, עם כרטיסי חשבון וסוגי תנועות, אך הממשק הותאם באופן שנוח יותר לעבודה על תיק חד צידי. צריך לראות בשביל להתנסות ולהבין כמה זה פשוט ויעיל.

הנהלת חשבונות כפולה

כרגע אפשר להתנסות בהכל, חוץ מהתאמות.
רוצים להיות הראשונים שמתנסים בהתאמות? צרו איתנו קשר »