OFFICEGUY

קליטת תנועות למערכת

רגע לפני שפותחים וסוגרים מנות, ושומרים הכל בספר התקבולים והתשלומים, בואו נתחיל מההתחלה ונדבר על קליטה וייבוא של נתונים למערכת.

יש 2 דרכים לקלוט תנועות במערכת:

  1. מתוך נתוני לקוחות שמשתמשים במערכת (ממש מומלץ והכי מהיר) - לקלוט הכנסות, הוצאות, וצילומי הוצאות
    רוצים לחבר את הלקוחות שלכם? זה פשוט, ההסבר מחכה כאן

  2. מתוך מערכת אחרת לניהול חשבוניות (פחות מומלץ, לא שיש לנו בעיה עם זה)
 

קליטת הכנסות והוצאות של לקוח/ה המשתמש/ת במערכת

ברכות! זאת הדרך הקלה והמהירה ביותר לקלוט את הנתונים. עכשיו תוכלו לחסוך זמן ומאמץ, למנוע טעויות ולייעל את תהליך עבודת הנהלת החשבונות.
תוך כמה קליקים, תוכלו לייבא את מסמכי הלקוח למערכת, ומשם הדרך קצרה לסגירת מנה, וכחלק מהתהליך האוטומטי של העלאת נתונים לא תצטרכו למלא בעצמכם את פרטי ההוצאה, אלא רק להעלות למערכת קובץ הוצאה / הכנסה.

קליטת הכנסות 

  1. נכנסים לתיק הלקוח/ה
  2. במסך ״הנהלת חשבונות חד צידית״, תחת הכותרת ״קליטת תנועות בממשק״, בוחרים ״קליטת הכנסות מ-OG״
  3. מגדירים טווח תאריכים ובוחרים בצד שמאל ״תצוגה מקדימה״ כדי להציג אותן
  4.  יופיעו התנועות של הלקוח בטווח התאריכים, לפי ההגדרות שהגדרתם
  5. נסמן את התנועות לפני שהן עולות למנה
  6. בסרגל הפעולות (מצד שמאל של המסך) בוחרים ב״טעינה״ + אישור בהודעת האישור 
  7.  זהו, התנועות יובאו למערכת בהצלחה, אתם עוברים למסך עבודה על המנה

תיוק חכם של הוצאות

הלקוח/ה העביר/ה הוצאות בכלי ״העברת הוצאות להנה״ח״, והגיע הזמן לעבור עליהן, ולקלוט אותן למנה הפתוחה. 
אם הלקוח לא העביר,ואנחנו לא העלינו את ההוצאה הראשונה, נתחיל את העבודה עם טבלה ריקה.
איך הלקוח/ה מעביר/ה בפועל הוצאות? כל ההסברים כאן


ככה עושים את זה:
  1. נכנסים לתיק הלקוח/ה 
  2. במסך ״הנהלת חשבונות חד צידית״, תחת הכותרת ״קליטת תנועות בממשק״ בוחרים ב״תיוק צילומי הוצאות״
  3. הזנת פרטי הוצאה
    נמלא את העמודות הרלוונטיות ידנית או שהמערכת תזין את הנתונים מצילום ההוצאה שנעלה.
    אם הלקוח העביר הוצאה ב״אפליקציית העברת חומרים להנה״ח״, נעבוד על צילום של הוצאה אחת בכל פעם ונוכל לדפדף להוצאות הבאות.
  4.  שמירה למנה
    כשנסיים את הקליטה ונרצה לשמור, נבחר ״שמירה למנה״. (כל תנועה חייבת להכיל: אסמכתא, סכום וסוג תנועה)

בסרגל הפעולות (בצד שמאל של המסך), נבצע פעולות וננהל את התנועות:
  • יציאה - לחזרה למסך ״הנהלת חשבונות חד צידית״
  • העלאת צילומי הוצאות - להעלאת הוצאות נוספות מהלקוח/ה שלא הועלו למערכת: מקליקים ״בחירת קבצי הוצאות״, מעלים את הקובץ, מקבלים אישור וממשיכים להעלות קבצים
  • העברת הוצאות ע״י הלקוח.ה - הסבר על איך להעביר מסמכים בקישור או במייל
  • מעבר למנה - מעבר למנה הפתוחה כרגע

אפשרויות קליטה מתקדמות:
  • הצגת חשבון לקוח/ספק - תציג / תסתיר בטבלה את פרטי הלקוח/הספק
  • הצגת מט״ח - עמודה למילוי פרטי תשלום במטבע זר, שכוללת בחירת המטבע והסכום ששולם
  • הצגת ניכוי במקור - למילוי הסכום לניכוי במקור בתנועה
  • מצב הזנה כפולה - מציג פירוט התנועה במבנה של הנהלת חשבונות כפולה 

אפשרויות מתקדמות