OFFICEGUY

למה כדאי לכולם שהלקוחות יעלו הוצאות דרך המערכת?

אם בעבר היה צורך בהעברה פיזית של מסמכי ההוצאות מהלקוח/ה אל הנהלת החשבונות הרי שהיום ניתן לבצע זאת באופן דיגיטלי, מיידי ויעיל בעזרת אפליקציית הנהלת חשבונות של OfficeGuy. 

צילום והעלאת צילומי ההוצאות למערכת על ידי הלקוח/ה מאפשרת למנהל החשבונות של הארגון (רואה החשבון או הגורם המייצג) לקלוט ולתייק את ההוצאה היישר לתיק הלקוח/ה ולהפוך את הטיפול בהנהלת החשבונות של הארגון לפשוט יותר הן למנהל החשבונות והן ללקוח/ה.

איך זה עובד?

למה זה טוב ללקוח/ה?

  • יצירת ממשק דיגיטלי עם מנהל החשבונות: הממשק מאפשר העברת צילומי הוצאות באופן אוטומטי לצורך תיוק וקליטת ההוצאה בתיק הנהלת החשבונות של הארגון 
  • ניהול יעיל של הוצאות הארגון: העלאה רציפה של צילומי הוצאות למערכת מונעת אובדן של מסמכי הוצאות שלא דווחו ונקלטו בהנהלת חשבונות של הארגון ועושה סדר בעבודת הארגון 
  • צלם > העלה > ושכח: כל מה שעליכם לעשות הוא לצלם את מסמך ההוצאה ולהעלות את הצילום למערכת באמצעות הסורק האופטי החכם שלנו. צילום ההוצאה יועבר באופן אוטומטי למנהל החשבונות להמשך הטיפול בקליטת ההוצאה ותיוקה בהנהלת החשבונות של הארגון
  • קבלת התראה על הוצאות שנדחו: קבלת מייל ממנהל החשבונות הכולל הסבר לדחיית ההוצאה (צילום לא ברור, הוצאה לא מוכרת וכו') 

למה זה טוב למנהל החשבונות?

  • קבלת צילומי הוצאות מהלקוח/ה באופן אוטומטי היישר לתיק הלקוח/ה
  • מסך ייעודי  ל"תיוק צילומי הוצאות" היישר אל תיק הלקוח/ה. המסך מאפשר לקלוט, לאמת ולתייק את ההוצאה בתיק הלקוח/ה  
  • שמירת צילומי ההוצאות בתיק הלקוח/ה לצורך ביקורת ומעקב אחר צילומי ההוצאות שהועברו מהלקוח/ה
  • אפשרות לתקן, במידת הצורך, את נתוני קליטת ההוצאה, סוג התנועה, הסכום וכו' לפני סגירת המנה אליה ההוצאה משויכת
  • אפשרות לדחייה והחזרת צילום ההוצאה תוך עדכון הלקוח/ה במייל בגורם לדחייה 
  • שיפור משמעותי בתהליכי ניהול ההוצאות של לקוחות המשרד