OFFICEGUY

איך מעלים צילומי הוצאות באמצעות המייל ומתייקים אותם במערכת?

ניתן להעלות צילומי מסמכי הוצאות באמצעות המייל ולתייק אותם במערכת על ידי ביצוע הפעולות הבאות:
  1. נכנסים אל עמוד הגדרות ניהול הוצאות ומזינים את כתובת המייל ממנה יישלחו צילומי ההוצאות למערכת. ניתן להותיר שדה זה ריק על מנת לאפשר לכל משתמשי החשבון לשלוח צילומי הוצאות מתיבת המייל המקושרת למשתמש.
  2. מעלים את קבצי צילומי מסמכי ההוצאות אל תיבת המייל אותה הגדרתם ככתובת המייל ממנה ניתן לשלוח את צילומי ההוצאות ושולחים את המייל אל כתובת המייל הייעודית המוגדרת בהגדרות ניהול הוצאות ככתובת המייל אליה יש לשלוח את צילומי ההוצאות.
  3. מסמכי ההוצאות שנשלחו במייל יופיעו בעמוד אפליקציית ניהול הוצאות תחת הסטטוס "טיוטה וממתין לתיוק". לוחצים על "תיוק הוצאות טיוטה" בסרגל פעולות על מנת לעבור אל עמוד תיוק הוצאות טיוטה.
  4. עוברים על פרטי ההוצאה המופיעים בעמוד אל מול הפרטים המופיעים בצילום החשבונית, מוודאים את נכונות הנתונים ולוחצים על "תיוק סופי". מומלץ ליצור מסמך מסוג "תיעוד הוצאה ותשלום" אך ניתן לשנות את סוג המסמך שיופק לפני התיוק הסופי.
  5. המערכת תפיק מסמך תיעוד הוצאה ותשלום על סמך הנתונים שנסרקו מצילום החשבונית ותשמור את המסמך תחת הסטטוס סופי.
  6. במידה וסימנתם V לצד השורה "שליחת אישור קבלת ההוצאה בדוא"ל חוזר" בהגדרות אפליקציית ניהול הוצאות יישלח מייל לכתובת ממנה נשלחו צילומי ההוצאות עם סטטוס העלאת הקבצים למערכת. במידה וההעלאה בוצעה בהצלחה יופיע קישור במייל שיוביל אל עמוד תיוק הוצאות טיוטה שהועלו למערכת לצורך השלמת תהליך תיוק ההוצאה.

מערכת הסריקה האופטית של OfficeGuy יודעת לזהות ולסרוק את נתוני המסמך הבאים:
  • שם הספק/ החנות המופיע על החשבונית
  • מספר העוסק (ח.פ או עוסק מורשה)
  • תאריך הפקת המסמך (תאריך הרכישה)
  • מספר החשבונית המופיע על המסמך (מסייע בתהליך הנהלת החשבונות)
  • סיווג פריט ההוצאה (ציוד משרדי, כיבוד וכו')
  • סכום החשבונית כולל הפרדת רכיב המע"מ מהסכום הכללי
  • שמירת צילום של החשבונית וצירופו אל מסמך ההוצאה שנוצר
במידה והמערכת אינה מצליחה לזהות נתון מסוים בחשבונית היא תבחר נתון כלשהו אך לצדו תציג גם אפשרויות נוספות בתוך בועה קטנה מהן ניתן יהיה לבחור את הנתון הנכון והמדויק ביותר בלחיצת כפתור. על אף ששיעורי זיהוי הנתונים של המערכת גבוהים מאוד מומלץ לעבור על הנתונים ולוודא את נכונותם לפני אישור ותיוק ההוצאה באופן סופי.

מסמכי ההוצאות הם חשבוניות שהתקבלו מספק סחורה, קבלה על רכישת מוצר כלשהו בחנות, חשבון חשמל או מים או כל מסמך חשבונאי המעיד על הוצאה של הארגון.