OFFICEGUY

איזה סוגי מסמכים ניתן להפיק באפליקציית ניהול הוצאות?

אפליקציית ניהול הוצאות מציעה כמה סוגי מסמכים שיסייעו לכם לנהל את הוצאות הארגון החל משלב קבלת מסמכים מספקי השירות, תיעודם במערכת וביצוע מעקב שוטף אחר ההוצאות והתשלומים הצפויים. הבחירה בסוג מסמך ההוצאה אותו יש להפיק תלויה בסטטוס ההוצאה – האם התקבלה חשבונית מהספק, האם בוצע תשלום בגין חשבונית זו או האם בוצע תשלום אך טרם התקבלה חשבונית עבור התשלום.

את מסמך ההוצאה ניתן ליצור דרך כניסה אל עמוד "ניהול הוצאות > לחיצה בסרגל פעולות על יצירת מסמך הוצאה > בחירת סוג המסמך > הפקת המסמך".

דרך מומלצת לניהול הוצאות הארגון היא העלאת קובץ מסמך ההוצאה, ביצוע תיוק מהיר באמצעות מסך תיוק הוצאות המבצע סריקה אופטית אוטומטית (OCR) המאפשרת תיוק מהיר ונוח של הוצאות הארגון.

מעבר לניהול שוטף של הוצאות הארגון מסייעים מסמכי ההוצאות במערכת להפקת דוח מע"מ לעוסקים הנדרשים לכך. דוח מע"מ מרכז את ההפרש בין סכומי המע"מ שנגבו על ידי הארגון (מתוך ההכנסות) ובין סכום המע"מ ששולם על ידי הארגון (מתוך ההוצאות) ומחשב באופן אוטומטי את סכום התשלום למע"מ.

תיעוד הוצאה ותשלום
מסמך זה כולל את תיעוד ההוצאה ואת תיעוד התשלום ביחד - פרטי הספק/ית, פריטי ההוצאה ופרטי התשלום. מסמך זה יוצר תיעוד מלא של ההוצאה והתשלום במערכת והפקתו חוסכת למעשה את הפקת מסמכי תיעוד תשלום או תיעוד הוצאה בנפרד ולכן זהו המסמך איתו מומלץ לעבוד.

את מסמך תיעוד הוצאה ותשלום מפיקים כאשר התקבלה חשבונית מהספק/ית ובוצע תשלום עבורה - למשל כאשר ביצעתם קנייה בחנות כלשהי, שילמתם עבור הקנייה וקיבלתם חשבונית או כאשר קיבלתם ציוד או סחורה מספק ושילמתם לו בעת קבלת החשבונית.

תיעוד תשלום

מסמך זה כולל את פרטי התשלום (כולל פרטי הספק/ית) אך לא את פרטי ההוצאה. מסמך תיעוד תשלום מסייע למעקב אחר תשלום שבוצע לספק טרם קבלת חשבונית. מכיוון שבמצב זה, לרוב, תאריך התשלום יהיה שונה מהתאריך המופיע על החשבונית לא ניתן להסתפק בהפקת מסמך אחד ולכן במקרה זה יש לתעד את ביצוע התשלום באמצעות מסמך זה.

את מסמך תיעוד תשלום מפיקים כאשר ביצעתם תשלום לספק/ית, אך טרם קיבלתם את החשבונית או במקרה בו קיבלתם חשבונית והפקתם מסמך תיעוד הוצאה עבורה אך טרם ביצעתם תיעוד של התשלום בגינה.

תיעוד הוצאה

מסמך זה כולל את פרטי ההוצאה (כולל פרטי הספק/ית), אך לא את פרטי התשלום. מסמך תיעוד הוצאה מתאים לארגונים בהם נהוג לשלם לספקים בשיטת שוטף +. בשיטה זו מתקבלת חשבונית אך התשלום מתבצע לאחר פרק זמן מסוים (בהתאם להסדר מול הספק). הפקת מסמך זה מכניסה את ההוצאה למערכת ומאפשרת לכם בנוסף לעדכן את תנאי התשלום ואת תאריך הפירעון הצפוי.

את מסמך תיעוד הוצאה מפיקים לאחר שקיבלתם חשבונית מהספק/ית אך טרם שילמתם עבורה או במקרה בו בוצע תשלום ותיעדתם זאת קודם לכן באמצעות מסמך תיעוד תשלום וכעת אתם מעוניינים ליצור תיעוד של ההוצאה.

בקשת תשלום מספק

מסמך פנים ארגוני אשר מסייע לתיעוד התשלומים הצפויים לספקים ולניהול ההוצאות השוטפות של הארגון. מסמך בקשת תשלום מספק יוצר למעשה רשימת תשלומים לספקים והוא מופק שלב אחד לפני התשלום לספק לצורך תיעוד ההוצאה הצפויה והכנסתה לרשימת המתנה לתשלום לספק. לאחר יצירת המסמך תוכלו בקלות להפוך אותו למסמך הוצאה חשבונאי.

את מסמך זה יש להפיק לאחר קבלת בקשת תשלום מספק או חשבונית (שטרם אושרה על ידי הארגון), אך לפני קבלת מסמך חשבונאי רשמי וביצוע התשלום בפועל. לאחר יצירת מסמך זה תוכלו להפוך אותו בקלות למסמך הוצאה חשבונאי.