OFFICEGUY

איך משתמשים באפליקציית ניהול הוצאות?

המדריך המלא לשימוש באפליקציית ניהול ההוצאות

כל אחד/ת והדרך שלה/ו , אנחנו ממליצים על התהליך הפשוט והיעיל הזה, ולחסוך לעצמכם זמן עבודה יקר.

אתם עוד פה? מעולה!
 בואו נכיר את האפליקציה לעומק.

 בסרגל הפעולות (בצד השמאלי העליון במסך), תוכלו לבצע את הפעולות:

  • העלאת צילומי הוצאות - העלאה של צילום חשבונית למערכת מכל מכשיר בשני קליקים. המערכת תסרוק את החשבונית, תמלא את הפרטים ותשמור את ההוצאה כטיוטה. תוכלו להעלות בכל פעם מספר צילומי הוצאות.
    במקום, תוכלו בקליק 1, לשלוח את צילום החשבונית למייל ייעודי, ונשמור לכם אותו כטיוטת הוצאה.

  • תיוק הוצאות טיוטה - עוברים למסך שבו המערכת סורקת אופטית-אוטומטית את הנתונים, ומעדכנת את פרטי ההוצאות. אתם יכולים לעבור על צילום ההוצאה והפרטים שהמערכת הזינה, לפני שמירת המסמך כ״מסמך סופי״. 

  • יצירת מסמך הוצאה - ליצור הוצאה ידנית בלי לשמור אותה כטיוטה (במקום להעלות צילום שיישמר כטיוטת הוצאה ובהמשך לשמור אותה כמסמך סופי). 
    סוגי מסמכי ההוצאות: תיעוד הוצאה, תיעוד תשלום, תיעוד הוצאה ותשלום, ובקשת תשלום מספק/ית, לתיעוד התשלומים הצפויים לספקים וניהול ההוצאות השוטפות.

  • פריטי הוצאות - בחירת פריטי ההוצאות מתוך רשימה ויצירת פריטי הוצאות חדשים.

  • פירוט מסמכים לפי סוג - ריכוז כל מסמכי ההוצאות במערכת לפי סוג: חשבונית ותשלומים לספק, חשבונית ספקים, תיעודי תשלומים לספקים, בקשות תשלום מספקים.
  • ניהול ספקים - מסך ניהול ספקים ששמורים במערכת, ואפשרות להוספת ספקים חדשים.

  • קישור לדף בקשת תשלום מספק/ית - עוזרים לספקים לבקש מאיתנו תשלום. זה לא נשמע טריוואלי, אבל זה יעזור לעשות סדר בהוצאות העסק, ובשביל אנחנו פה :) ממלאים את הפרטים במסך שנפתח ומבקשים בשם הספק שנשלם לו את הכספים.