OFFICEGUY

למה יש שלושה סוגי מסמכים? (תיעוד תשלום, תיעוד הוצאה, תיעוד הוצאה ותשלום)

אפליקציית ניהול הוצאות מציעה מספר סוגי מסמכים: 
  • תיעוד הוצאה ותשלום: המסמך שמומלץ לעבוד איתו. מסמך זה כולל את תיעוד הוצאה ואת תיעוד תשלום ביחד (פרטי ספק/ית, פריטי הוצאה ופרטי תשלום), והוא מקביל בעולם ההכנסות אל "חשבונית מס קבלה".
    יש להשתמש בו כאשר בוצע תשלום וגם התקבלה חשבונית מהספק/ית.
  • תיעוד תשלום: מסמך הוצאה בו יש להשתמש לאחר שביצעתם תשלום לספק/ית, במקרה ועוד לא קיבלתם את החשבונית או שכבר תיעדתם את החשבונית קודם לכן בתיעוד הוצאה.
    המסמך כולל את פרטי הספק/ית ופרטי התשלום, אבל לא את פריט ההוצאה.
  • תיעוד הוצאה: מסמך הוצאה בו יש להשתמש לאחר שקיבלתם חשבונית מהספק/ית, במקרה ועוד לא שילמתם לספק/ית או שכבר תיעדתם את התשלום קודם לכן בתיעוד תשלום.
    המסמך כולל את פרטי הספק/ית ואת פריטי ההוצאה, אך לא את פרטי התשלום.
למה זה טוב וחשוב?
  • במקרה שבו שילמתם לספק, ועוד לא קיבלתם חשבונית. במקרה הזה אתם גם רוצים לעקוב אחרי התשלום שאין לו חשבונית, וגם, תאריך התשלום ותאריך החשבונית יהיו שונים ככל הנראה, כך שמסמך אחד לא מספק (במקרה זה יש להשתמש בתיעוד תשלום).
  • במקרה שבו אתם משלמים בשוטף+. אתם מקבלים חשבונית, ורוצים להתחיל להכניס אותה למערכת. אבל אין עדיין תשלום (במקרה זה יש להשתמש בתיעוד הוצאה).
  • במקרה שבו קיבלתם חשבונית וביצעתם תשלום באותו היום, למשל בקנייה בחנות כלשהי, אז ניתן להשתמש בתיעוד הוצאה ותשלום.