OFFICEGUY

איך מטפלים בכישלון חיוב באשראי?

נכשל חיוב באשראי? לא נורא. זה קורה.
אפליקציית הוראות קבע מציעה שתי דרכים להתמודדות עם מקרים שכאלה. 

אגב, המערכת גם מתריאה ללקוחות ולארגונים לקראת תום תוקף של כרטיס אשראי, על מנת להקדים תרופה למכה.

טיפול בכשלון חיוב ע"י הלקוח/ה

אפליקציית הוראות קבע שולחת דוא"ל לארגון וללקוח/ה בכל כישלון חיוב.
בתוך הדוא"ל של הלקוח/ה מופיע קישור המאפשר ללקוח/ה לעדכן אמצעי תשלום על מנת להפעיל את החיוב מחדש.
כ-75% מכשלונות החיוב באשראי נפתרים בצורה הזו.
במקרה שהלקוח/ה מעוניינ/ת לחייב מחדש את אותו כרטיס אשראי, יש צורך להקליד את הפרטים שלו מחדש.

טיפול בכשלון חיוב ע"י הארגון

מעבר לכך שהינכם מקבלים התראה בדואר אלקטרוני על כל כישלון חיוב, כל הוראות הקבע שנכשלו מרוכזות תחת "הוראות קבע > הוראות קבע שנכשלו". כך אתם יכולים לדעת במה נשאר לכם לטפל.
במידה ויש צורך לעדכן אמצעי תשלום, ניתן לעדכן אמצעי תשלום בכרטיס הלקוח/ה.
במידה ורק צריך לנסות לחייב מחדש, ניתן לסמן את הוראות הקבע אותן אתם רוצים לחייב מחדש וללחוץ תחת סרגל הפעולות על "הפעלת הוראות קבע". 

הפעלת הוראות קבע מתאפשרת בשתי צורות:
  1. חיוב בתאריך המקורי. במצב הזה, המערכת לא נוגעת ב-"תאריך החיוב הבא". וחיוב הוראות הקבע ימשיך כסדרו. זה אומר שאם עבר הרבה זמן מתאריך החיוב המקורי, עלולים להיווצר מספר חיובים ברצף על מנת "להשלים קצב" עם החיובים שהוחסרו ויש צורך להשלים אותם.
  2. הפעלת החיוב היום. במצב הזה, המערכת משנה את "תאריך החיוב הבא" לתאריך של היום. במקרה הזה, אתם בעצם מוותרים על כל תאריכי החיוב שעברו ללא חיוב מוצלח, ומשנים גם את היום בחודש שבו הלקוח/ה מחוייב/ת. שיטה זו לדוגמה מאוד מומלצת עבור קבלת תרומות.

טיפול אוטומטי של המערכת

ישנה קטגוריה של הגדרות תחת הגדרות אפליקציית הוראות קבע של "פעולות בכישלון חיוב", עם האפשרויות הבאות:

  • תאריכים לניסיונות חיוב חוזרים. בתאריכים אלו המערכת תבצע ניסיונות חיוב חוזרים בגין הוראות קבע שנכשלו. ניתן להזין עד 5 תאריכים בחודש, באמצעות הזנת ימים בחודש, מופרדים באמצעות פסיק.
    הניסיונות החוזרים יימשכו עד לתאריך החיוב הבא הצפוי להתבצע.
    לדוגמה, במידה והחיוב נכשל בתאריך ה-1/1, ובהגדרת "תאריכים לניסיונות חיוב חוזרים" הוגדרו 2 תאריכים - 5 ו-15 לחודש, המערכת תבצע ניסיון חיוב נוסף ב-5 לחודש, ולאחר מכן ניסיון חיוב נוסף ב-15 לחודש. במידה והחיוב האחרון ייכשל, הוראת הקבע תכשל, ולא יבוצעו ניסיונות חיוב נוספים.
  • דילוג החיוב למועד החיוב הבא. באפשרות זו, במקרה של כישלון, המערכת תעביר את מועד החיוב הבא חודש קדימה.
    במקרה שבו מבוצע ניסיון חיוב חוזר, לא יבוצע דילוג על חיוב, עד לסיום ניסיונות החיוב.
  • הוספת מחזור חיוב נוסף. אפשרות זו נפתחת רק אם פתוחה האפשרות של דילוג למועד החיוב הבא. באפשרות זו, במקרה של כישלון, לאור הדחייה בחודש, יתווסף חודש תשלום נוסף להוראת הקבע.
  • המשך ניסיונות חיוב. אפשרות זו נפתחת רק אם פתוחה האפשרות של דילוג למועד החיוב הבא. באפשרות זו, המערכת תמשיך לנסות לחייב את הלקוח/ה בהגעת מועד החיוב הבא (בברירת המחדל, המערכת מסמנת הוראות קבע שנכשלו בסטטוס כישלון, על מנת לאפשר לארגונים לטפל בבעיה. בארגונים שיש ללקוחות הרבה בעיות של מסגרת, ניתן להשתמש באפשרות זו).
המערכת לא מאפשרת לנסות חיוב אשראי בתדירות יותר תכופה מאשר אחת לחודש.
בכל מקום בכותרת זו שבו כתוב חודש, הכוונה היא לאורך לתדירות הוראת הקבע המוגדרת. נכתב חודש מטעמי נוחות ולאור כך שזה השימוש הנפוץ באפליקציה.