OFFICEGUY

הוראות קבע (הגדרות אפליקציה)

חיוב הוראות קבע אוטומטי

  • המסמך שיופק בחיוב הוראת קבע
    מסמכים שיופקו אוטומטית בחיובי הוראות הקבע. אפשר לשנות ידנית את סוג המסמך ב"אפשרויות נוספות" במסך יצירת הוראות קבע.

הפקת מסמכים אוטומטית

  • מסמכים מחזוריים יופקו אוטומטית
    הגדרה זו תגרום לכך שהוראות קבע המסומנות כ-"הפקת מסמך בלבד" (כלומר, נוצרו באמצעות "יצירת מסמך מחזורי") יפיקו מסמך בצורה אוטומטית.
  • סוג המסמך המחזורי שיופק אוטומטית
    המסמך שיופק בהוראות הקבע (שכוללת הפקת מסמך בלבד) מסוג "מסמך מחזורי".
  • הפקת מסמכי טיוטה במסמכים מחזוריים
    המסמכים המחזוריים שיופקו, יופקו כמסמכי טיוטה - אותם אי אפשר לשלוח ללקוחות.

חיוב מסמכים אוטומטי

  • חיוב אוטומטי של חשבונות עסקה
    במסגרת פעולה זו יחוייבו חשבונות עסקה אשר עדיין מסומנים כפתוחים במערכת. החיוב יתבצע רק אם ללקוח/ה מוגדר אמצעי תשלום במערכת.
  • חיוב אוטומטי של דרישות תשלום
    במסגרת פעולה זו יחוייבו דרישות תשלום אשר עדיין מסומנות כפתוחות במערכת. החיוב יתבצע רק אם ללקוח/ה מוגדר אמצעי תשלום במערכת.
  • חיוב אוטומטי של חשבוניות מס
    במסגרת פעולה זו יחוייבו חשבוניות מס אשר עדיין לא יצאו בגינן קבלות. החיוב יתבצע רק אם ללקוח/ה מוגדר אמצעי תשלום במערכת.

כשחיוב האשראי נכשל

  • תאריכים לניסיונות חיוב חוזרים
    המערכת תנסה לחייב בתאריכים האלה לפני שהיא תכריז על כישלון חיוב סופי. במקרה של הוראת קבע ב-15 לחודש, ותאריכים המוגדרים "10, 20", המערכת תבצע ניסיון חיוב ראשון ב-15, שני ב-20, שלישי ב-10 לחודש העוקב, ואז תכריז על כישלון חיוב סופי. במידה ומוגדר כי התראות ישלחו ללקוח/ה, כל ניסיון חיוב יגרור שליחת התראה. ניסיונות חיוב כושלים ייפסקו אחרי שנה.
  • צורת טיפול בכישלונות
    המערכת מציעה כמה שיטות לטיפול בכשלונות. שיטת השירותים הינה גבייה "אגרסיבית" שדואגת לקבל את הכסף כמה שיותר מהר ועוצרת במקרה של בעיות; שיטת התרומות הינה גבייה "רכה" שדואגת לכמות התשלומים ופחות למועד ולפריסה שלהם; והשיטה המותאמת אישית מאפשרת התאמה אישית :)
  • דחיית חיוב בחודש בכישלון
    בכישלון חיוב סופי (אחרי ניסיונות החיוב החוזרים, אם היו), המערכת תנסה לחייב מחדש בחודש הבא.
  • השלמת מחזור חיוב בכישלון
    בסימון אפשרות זו המערכת תדאג לחייב את כמות החיובים המקורית של הוראת הקבע. בהורדת הסימון, במקרה של דחיית חיוב, המערכת תוותר על החיוב שנדחה. (הגדרה זו לא רלוונטית להוראות קבע ללא הגבלת מחזורים)
  • הקדמת חיוב בניסיון חוזר מוצלח
    כאשר הוראת קבע מוגדרת על ה-15 לחודש (לדוגמה), ונכשלת בחיוב הראשון, אך יש ניסיונות חיוב חוזרים ובסופו של דבר היא מצליחה ב-10 לחודש, סימון ההגדרה ישנה את תאריך החיוב הקבוע של הוראת הקבע מה-15 ל-10. ההקדמה תקרה רק במידה והתאריך המוצלח הינו קטן מהתאריך המקורי.
  • מניעת חיוב פעמיים בחודש
    שימוש בתאריכים לניסיונות חיוב חוזרים עלול לגרום למצב של חיוב פעמיים בחודש (למשל, אם תאריך החיוב הקבוע הוא ה-20, ומוגדר למערכת לנסות לבצע חיוב חוזר ב-1 לחודש, המערכת יכולה להיכשל ב-20/1, לנסות שוב ולהצליח ב-1/2 ואז לחייב ב-20/2 שוב). הגדרה זו תגרום לכך שהחיוב יידחה במקרה הזה.

הגדרות מתקדמות

  • הגדרה ידנית של אורך המחזור
    אפשרות להגדרה ידנית של אורך המחזור - בימים, או חודשים - בתיקיית מוצרים/שירותים. במקום ברירת המחדל - מחזור של חודש אחד.
  • אפשרות להוראת קבע עם כמות שירותים/מוצרים
    אפשרות שמתאימה למקרים ספציפיים ופחות נפוצים - כשאתם מחייבים לקוח/ה על רכישת כמות מוצרים/שירותים מחזוריים במקביל, רק שימו לב לא להתבלבל בין מספר המחזורים ומספר המוצרים/שירותים.
  • הוספת אפשרות לקוח/ה אחר/ת משלמ/ת
    הוספת השדה "לקוח/ה משלמ/ת" לכל כרטיסי הלקוחות השמורים במערכת, מאפשרת להגדיר משלם אחר לחיובי הלקוח/ה. לדוגמה: את החיובים של לקוח "עציצים", ישלם לקוח "משתלה", והחשבונית תופק ע"ש "משתלה"
  • תמיכה בהצמדת מחיר חיוב למדד
    פתיחת אפשרות זו תגרום לכך שהמחירים המוגדרים בכרטיסי הוראות הקבע יוצמדו למדד המחירים לצרכן. אפשרות זו תפתח שדה תאריך חדש במסך יצירת הוראת קבע ויצירת מסמך מחזורי. תאריך זה יהיה התאריך של המחיר המקורי (מחיר הבסיס). לאחר מכן, בחיוב הוראת קבע, תחשב המערכת את המחיר החדש לאור ההצמדה למדד המעודכן ביום החיוב בפועל.
  • תמיכה בירידת מחיר בהצמדה
    פתיחת אפשרות זו תאפשר חישוב הצמדה למדד אל מתחת למחיר המקורי של החיוב. ללא אפשרות זו, מחיר החיוב המקורי יהיה מחיר רצפה אשר לא ניתן לרדת מתחתיו. עם אפשרות זו, מדד שלילי ביחס למדד המקור יגרור ירידה במחיר החיוב אל מתחת למחיר המקור.
  • הגבלת גבייה של עד חיוב אחד ביום
    השלמת חיובי עבר של הלקוח/ה וחלוקת מחזורי החיוב לחיוב אחד ביום, כדי למנוע מצב של חיוב מספר חיובים ביום אחד.
  • הגדרת חודש ייחוס החיוב
    הוספת השדה "הטייה לייחוס החיוב" בכרטיס הוראת הקבע, ולמילוי בזמן יצירת הוראת הקבע. שיופיע על מסמך החיוב שיופק.<br />ההטייה מתייחסת לחודשים שמוגדרים לחיוב הוראת הקבע. לדוגמה: אם מחייבים חודש מראש, כדי לציין את התקופה מתייחס החיוב, יש להזין בשדה "1".
  • לא לחייב הוראות קבע בשבת
    כל הוראות הקבע שמועד החיוב שלהן בשבת, יחוייבו ביום ראשון, בלי שהגדרת תאריך החיוב תשתנה.

עדכונים והתראות

  • כתובת מייל לעדכוני חיובים
    הכתובת שאליה נשלח עדכונים על החיובים שבוצעו
  • אחרי חיוב
  • אחרי שנכשל חיוב
  • אחרי ניסיון חיוב בלי אמצעי תשלום
  • התראה על הוראות שמועד החיוב שלהן עבר
    המערכת תבדוק כל 10 ימים אם יש הוראות קבע שמועד החיוב שלהן עבר והן לא חויבו ותשלח התראה.<br />(כדי לחייב אותן, יש לעבור לחיוב אוטומטי או לחייב ידנית).
  • התראות רק ללקוחות ספציפיים
    הוספת שדה לכרטיס הלקוח/ה ובו יוגדר לשלוח אליו/ה התראה במקרה שהחיוב נכשל.<br />ההגדרה רלוונטית לארגונים שלא מקבלים התראות על חיוב שהצליח ורוצים לשלוח התראה ללקוחות ספציפיים.