OFFICEGUY

הדפסת פנקסים ומסמכים

הדפסת פנקסים ומסמכים
איך אתם מוציאים חשבוניות או קבלות עבור העסק שלכם? אם התשובה היא שאתם מצוידים בפנקס קבלות או בפנקסי חשבוניות - הגיע הזמן להתקדם ולעבור לשימוש במסמכים ופנקסים מודפסים. לא רק שימוש יעיל, פשוט ויותר נוח, אלא גם מערכת דיגיטלית מתקדמת לתיעוד הפעילות העסקית.

הדפסת קבלות וחשבוניות - איך זה עובד?

בעל עסק המעוניין ליצור פנקסי קבלות או פנקסי חשבוניות ייחודיים לעסק שלו, יכול לעשות זאת על ידי הדפסה שלהם. כיום ניתן לעצב אונליין פנקסים עבור העסק הכוללים את פרטי העסק, הלוגו ופרטים נוספים במידת הצורך. בשונה מפנקסים שניתן למצוא בחנויות לציוד משרדי, אלו פנקסים המציגים את המיתוג הויזואלי של בית העסק בצורה יותר ברורה, ונראים טוב תדמיתית.
אפשר לגשת לבית דפוס ולהדפיס פנקסים מסוגים שונים, וכאמור ניתן כבר לעשות זאת דרך אתרי האינטרנט באספקה כמעט מיידית. הכל שאלה של רמת היכולות הטכניות שלכם או הדרישה העיצובית.

ואפשר גם בלי פנקסים

שימוש בקבלות וחשבוניות דיגטליות מאפשר לבעלי עסקים לזנוח את פנקסי הקבלות והחשבוניות המיושנים, ולהתקדם גם מבחינה תדמיתית. זו למעשה מערכת ממוחשבת, המאפשרת מילוי פרטי הלקוחות ושליחת הקבלה או החשבונית ישירות אל תיבת האימייל של הלקוח.
המסמך המודפס מתפקד כמסמך חשבונאי לכל דבר עבור רשויות המס, והמערכות הדיגיטליות השונות מאפשרות מעקב אחר מסמכים אלו. כמו כן ניתן להוריד את המסמכים כקובץ למחשב ולצפות בנתונים בקלות בכל רגע.
הדפסת פנקסי קבלות לעוסק פטור והדפסת פנקסי חשבוניות לעוסק פטור הינה פעולה מורכבת משמעותית מאשר הדפסת מסמכים שהופקו באמצעות מערכת דיגיטלית.

עבור מי מתאימה חשבונית או קבלה דיגיטלית?

התשובה הקצרה: עבור כל עסק. וקצת יותר בפירוט: בין אם מדובר בעסק המוגדר כעוסק פטור, עוסק מורשה או עבור חברה גדולה. האפשרות לשמור תיעוד של המסמכים שלהם בצורה מסודרת היא דבר שכל עסק צריך.
גם עסקים הנמצאים בתחילת דרכם יכולים ליהנות מעבודה עם קבלות דיגיטליות, מכיוון שעל פי רוב לא מדובר בעלויות גבוהות לשימוש במערכת והדבר מאפשר למנוע אי סדר בעבודה האדמיניסטרטיבית.

למה העסק שלי צריך את זה?

לשימוש בחשבוניות או קבלות דיגיטליות יש יתרונות לא מעטים:
  • תדמית: השימוש בפנקסי קבלות מעביר מסר של "עולם ישן", ואילו מסמכים דיגיטליים המציגים במסודר את לוגו ופרטי העסק מועילים יותר מבחינה תדמיתית.
  • חיסכון בזמן: במקום להתעסק עם פנקסים ומשלוח של המסמכים באמצעות הדואר, ניתן לשלוח את החשבונית הדיגיטלית דרך האימייל. זהו גם חיסכון בעלויות של שימוש בדואר רשום, ומאפשר שליחה מהירה של המסמך במידה והצד השני מסיבה כלשהי לא קיבל אותו.
  • סדר: כל המידע נשמר בצורה מסודרת במקום אחד. ניתן להוריד את המסמכים כקובץ למחשב, להדפיסם ולעקוב אחריהם בנוחות.
  • חיסכון במקום: את הפנקסים הישנים צריך לשמור למשך 7 שנים בארון. המסמך הדיגיטלי יושב בענן, ואינו תופס שטח נדל"ן יקר בבית או במשרד.
  • חיסכון בנייר: הפנקסים השונים מבזבזים לא מעט נייר, בעוד שאלו הדיגיטליים עוברים כקובץ ולא מצריכים שימוש בנייר.
  • מכל מקום: האפשרות לשלוח קבלה או חשבונית מכל מקום בו אנו נמצאים היא יתרון אמיתי. לא משנה אם אנחנו בחופשה, או לא נמצאים בדיוק במשרד - מכל מקום ובכל שעה אנו יכולים לבצע בקלות את הפעולה.

מסמכים דיגיטליים לתיעוד

אין ספק שהשימוש במסמכים דיגיטליים מגלם בתוכו לא מעט יתרונות. אחד החשובים בהם מעבר לעניין הסביבתי או לחיסכון בזמן הוא אפשרות התיעוד. לעתים, מסיבות שונות יש צורך בהצגת מסמך שיצרנו לפני זמן רב - בין אם זה עבור רשויות המס או עבור לקוח מסוים. המערכת הדיגיטלית מאפשרת שמירה ותיעוד של המסמכים, מה שמקל מאוד על האיתור שלהם. הכל נשמר במקום אחד ומאפשר שליפה מהירה של החומר, וכך מסמכים פיננסיים חשובים לא הולכים לאיבוד במהלך השנים.

להצטרפות למערכת OfficeGuy, המאפשרת הפקת 10 חשבוניות וקבלות דיגיטליות בכל חודש בחינם וללא התחייבות, לחצו כאן.
פוסטים לפי תגיות: מדריכים לניהול חשבונות בעסק/בעמותה

תגובות הגולשים

המידע באתר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש להעזר באנשי מקצוע על מנת לקבל חוות דעת רשמית.