חתימה דיגיטלית - נסתרת מהעין אך חשובה ביותר

יותר ויותר עסקים עושים ניסיון (מוצלח) להשתמש בכמה שפחות ניירת כחלק מהעבודה המשרדית. לא מדובר רק בהיבט אקולוגי של חיסכון בנייר, אלא גם ברצון לייעל את העבודה ולחסוך בזמן יקר ובמשאבים ארגוניים שונים. בשל כך, מספר רב של עסקים עושה שימוש במסמכים ממוחשבים באופן שוטף, כמו למשל חשבונית מס דיגיטלית, אך לא רק. חתימה דיגיטלית, הנקראית גם חתימה אלקטרונית היא קובץ מוצפן אשר מצורף למסמך שאנחנו מעוניינים לחתום באופן ממוחשב. החתימה באופן זה, מאפשרת למי שמעוניין ושיש לו גם את היכולת הטכנית, לוודא שלא התרחש כל שינוי במסמך מאז החתימה עליו. בתור כלי הצפנה שאינו ניתן לגילוי ללא כלים טכניים החתימה הדיגיטלית מאפשרת לזהות את הגורם שחתום על המסמך.

מסמכים החתומים בחתימה אלקטרונית כמו חשבונית חתומה דיגיטלית נוצרו מתוקף חוקי המדינה, וללא חתימה זו לא ניתן לראות במסמך כזה מסמך חוקי.

חתימה דיגיטלית היא רכיב אשר קיים בכל חשבונית או מסמך דיגיטלי אחר, גם אם פיזית אנו לא נדרשים להוסיף את חתימתנו או חתימת העסק עליה בכל פעם שמופקת אחת כזו.

קיימות שתי משמעויות בחתימה דיגיטלית על מסמך. הראשונה, באמצעות החתימה ניתן לזהות את חותם המסמך והדבר מהווה אישור של החותם לתוכן המסמך. המשמעות הנוספת היא מניעת שינויים עתידיים במסמך. בנוגע לחשבונית חתומה דיגיטלית, למשל, למי שחתם על החשבונית אין רצון שיתבצעו בה שינויים לאחר יצירתה, וחתימה אלקטרונית מבטיחה זאת. החתימה כאמור היא שקופה, והדרך היחידה לצפות בה היא על ידי שימוש באמצעים ייעודיים.

חתימה דיגיטלית היא חלק בלתי נפרד מתוכנות לניהול חשבונות. על פי החוק, קיימת החובה לשלוח חשבונית דיגיטלית כאשר היא חתומה בחתימה דיגיטלית. דבר זה מאפשר לשלוח חשבוניות מס מקור דרך מערכות ממוחשבות לניהול חשבונות, באמצעות האינטרנט. מערכות המאפשרות הפקת חשבונית דיגיטלית כוללת לרוב גם חתימה דיגיטלית, לעיתים כחלק משירות בתשלום. ללא מרכיב זה, לחשבונית מס הנשלחת אין כל תוקף משפטי.

בדיוק מסיבה זו, חשוב לוודא שכאשר עושים שימוש במערכת ממוחשבת לניהול החשבונות בעסק (כל עסק בכל היקף, בין אם עוסק פטור או עוסק מורשה), קיימת במערכת חתימה דיגיטלית. החיתום הדיגיטלי מאשר למעשה את האותנטיות של החשבונית ומאשר כי לא בוצע כל שינוי בחשבונית לאחר שזו הופקה.