כולנו משתמשים בקבלות בחיי היום יום: בין אם אנחנו רוכשים מוצרים ושירותים או מספקים כאלה לאחרים. בדיוק מסיבות אלו כדאי להבין את השימוש בהן. המדריך הפשוט לעולם הקבלות, מוגש כדי לעשות סדר ולהבין מה חייבת לכלול קבלה, מי צריך להוציא אותה ובאילו מצבים נעשה שימוש בקבלות.
מה זה קבלה?
קבלה מוגדרת כמסמך אשר מהווה אישור על קבלת תשלום. הגורם המקבל את התשלום כותב את הקבלה ומוסר אותה בעת התשלום לגורם המשלם. קבלות ינתנו לנותן התשלום על ידי בעל/ת העסק.
על פי חוק, הקבלה חייבת לכלול מספר חלקים:
- מספר סידורי
- שם המקבל את התשלום וחתימתו
- תאריך הוצאת הקבלה
- הסכום ששולם
- מהות התשלום (תיאור של המוצר או השירות עליו התקבל תשלום)
הקבלה יכולה לכלול גם את שמו של המשלם ותיאור של אמצעי התשלום (צ'ק, מזומן, כרטיס אשראי, בארטר או העברה בנקאית).
מי צריך להוציא קבלה
כאמור, החוק מחייב כל עוסק שהוא להוציא קבלה מיד עם קבלת התשלום (עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה, עמותה - כולם!). עוסק מורשה יכול לעשות שימוש גם במסמך שנקרא "חשבונית מס/קבלה" - שהיא שילוב של קבלה וחשבונית מס. על פי רוב, מי שמקבל תשלום מיידי עבור מכירת מוצר או מתן שירות, יפיק חשבונית מס קבלה.
חשוב לקחת בחשבון שחשבונית מס קבלה אפשרית לשימוש רק כשהסכום לתשלום והסכום ששולם בפועל הם זהים. במידה והסכום ששולם שונה מהסכום שחויב, תוצא קבלה בנפרד וחשבונית מס בנפרד.
עמותות (מלכ"רים) מוסרים קבלות על שירותים ומוצרים שהם מספקים, כמו גם על תרומות שמתקבלות.
מתי ולמה להוציא קבלה?
את הקבלה יש להוציא מיד עם קבלת התשלום, היות והחוק אינו מאפשר דחיה של הפקת הקבלה. במידה והקבלה לא מופקת עם קבלת התשלום, הדבר יכול להיות עילה לפסילה של ספרי החשבונות של העסק, בחשד להעלמת מס.
עותק של הקבלה יישמר אצל מוסר הקבלה. העותק הוא למעשה אסמכתא להוצאות שהיו, ופנקס הקבלות עצמו משמש כבסיס לקביעת ההכנסה של העסק והוכחה לרשויות המס.
אם התמורה התקבלה בסחורה או באמצעות שירותים שווי ערך (עסקת ברטר) יצוין סכום השווה לשווי השוק של העסקה.
איך ניתן להוציא קבלות
הוצאת קבלות יכולה להתבצע במספר דרכים, כאשר בכל אחת מהדרכים יש להקפיד על ציון הפרטים החייבים להופיע על הקבלה:
- על ידי קופה רושמת - קופה רושמת משמשת לרישומם של המוצרים שהקונה רכש, ובסיום הרישום מפיקה את הקבלה. שיטת זו נפוצה בעיקר בחנויות פיזיות המבצעות כמות גדולה מאוד של מכירות כל יום.
- באמצעות פנקס קבלות - על הפנקס ימוספרו הקבלות ויירשמו פרטי בית העסק ויתר פרטי העסקה בכל אחת מהעסקאות.
- קבלה דיגיטלית - דרך נוספת ומתקדמת יותר להוצאת קבלות היא באמצעות תוכנות ייעודיות להפקת קבלות דיגיטליות, המאפשרות גם שליחה בדואר אלקטרוני של הקבלה ללקוח ותיעוד יותר מסודר של הקבלות.
פוסטים לפי תגיות:
מדריכים לניהול חשבונות בעסק/בעמותה
